オンライン秘書になるには？必要なスキル・未経験からのステップを解説

近年認知が拡大しているオンライン秘書という働き方は、比較的自由度の高い仕事です。しかし、

「どうすればオンライン秘書になれるの？」

「『秘書』というとなるのは難しそう」

このようにお考えではありませんか。オンライン秘書は特別な資格も必要なく、誰でもなれるチャンスのある職業です。とはいえ、スキルがまったく必要ないわけではありません。

そこで本記事では、下記を紹介します。

オンライン秘書について詳しく知りたい方は、ぜひ最後までお読みください。

オンライン秘書の仕事内容5つ

オンライン秘書のおもな仕事内容は、下記のとおりです。

近年Webに関連する技術が発達しているため、SNS運用やコンテンツ制作の支援業務も増えています。順番に見ていきましょう。

なお、オンライン秘書の概要に関しては以下の記事で詳しく解説していますので、あわせてご覧ください。

＞＞オンライン秘書とは？メリット・デメリットと依頼できる仕事内容

【内容1】秘書

オンライン秘書という名前なだけあり、秘書業務は欠かせない仕事です。

一般的に秘書といえば難しそうなイメージがあるかもしれません。しかし、オンライン秘書がこなす仕事はクライアントのサポートがほとんどで、代表的な業務は下記のとおりです。

クライアントの業務をサポートする内容が多く、いかに負担を軽減させられるかがポイントです。基本的にクライアントとのやりとりはチャットツールを使うので、相互の連絡も含めてオンラインで完結するのが特徴といえます。

【内容2】事務

資料や書類を作成する事務仕事も、オンライン秘書が対応するケースが多いです。内容によってはフォーマットが決まっている場合もあるため、比較的取り組みやすい業務といえます。

代表的な事務仕事は、下記のとおりです。

事務仕事は書類や資料作成のようにPCを使う業務が多く、特定の部署でのみ行われる仕事ではありません。クライアントによっては経理や人事、総務など部署をまたいで依頼される場合もあります。

【内容3】経理

経営の基盤となる経理業務は、時間がかかる業務であるものの定型化されているケースが多いため、オンライン秘書が得意とする分野のひとつです。

年末や期末など繁忙期が明確なので、スポットで依頼されることも多いです。人を新しく採用すると閑散期でも人件費がかかるため、オンライン秘書の需要がより高まっています。

【内容4】人事

オンライン秘書によっては、人事業務を担当する場合もあります。ただ、もちろん直接的な採用の判断には基本的に関わらず、人事担当者のサポートをするケースが多いです。

説明会会場の確保や日程の調整はオンラインで完結できますが、面接官の代行になると直接会場で業務を行う場合もあります。この点は、ほかの業務と大きく異なる点です。

【内容5】Web関連業務

Web業務は多様性が増しているため、幅広い業務をこなす必要があります。そのため、オンライン秘書にサポートを求める声が多くなりました。

特に、SNSやWebサイトの運用は、重要な集客方法のひとつです。Web業務は現代ビジネスにおいて欠かせない手法ですが、やるべきことが多く企業の担当者は忙しいものです。

そこで、担当者は戦略立案のようなコア部分に専念し、定型的な運用部分はオンライン秘書に任せる企業が多くなりました。特に、SNSは個人で始めている人も多いため、比較的取り組みやすい業務といえます。

オンライン秘書になる4つの方法

オンライン秘書になるおもな方法は、下記のとおりです。

大別すると「企業に属する」「フリーランスとして働く」の2つがあり、フリーランスとして働く場合は複数の道筋があります。順番に見ていきましょう。

【方法1】求人サイト

大手の求人サイトで、オンライン秘書を募集している企業を探し、応募する方法です。通常の就職活動と同様の流れで進む場合が多く、条件次第では未経験でも応募できます。ただし、応募条件は企業によって幅広いため、適切なものを選ばなくてはなりません。

また、オンライン秘書サービスを展開している企業に応募するのもおすすめです。選考は厳しいものの研修制度がしっかりしているため、高いスキルを獲得できます。自分で営業する必要がないので、安定した仕事を求めている場合におすすめです。

【方法2】クラウドソーシング

オンライン秘書として仕事を探す場合、クラウドソーシングも有名な方法のひとつです。クラウドソーシングはワーカーとクライアントをマッチングするサービスで、オンライン秘書以外にもWebライターやデザイナーなど幅広い仕事の募集が集まっています。

多種多様な募集があり、本記事で紹介しきれていない内容も見られます。自分の経験が役立つ可能性もあるため、一度は目を通してみるのがおすすめです。

また、仕事をしているとトラブルに発展する可能性もありますが、クラウドソーシングの運営が対応してくれる点も安心できます。ただし、クライアントと直接やり取りをしなければならないため、一般的なコミュニケーションスキルが必要です。

【方法3】直営業

フリーランスとして働く場合は前述のクラウドソーシングがおすすめですが、慣れてきたらSNSや企業のWebサイトから直接営業するのもおすすめです。直接営業するとクラウドソーシングのように手数料が発生しないため、同じ業務でも報酬がアップする可能性があります。

クラウドソーシングは20%程度の手数料がかかるため、報酬のみに注目すると最善とはいえません。たとえば、時給1,000円で契約しても、手数料を引かれて時給800円になってしまいます。一方で、クライアントと直接契約すると、契約した報酬がそのまま得られます。

ただし、トラブルに発展した場合はすべて自分で対応しなければならないため、慎重に契約しなければなりません。

【方法4】知人の紹介

実績が多くなると増えてくるのが、知人からの紹介です。もちろん、本業や前職のつながりがあれば、実績がなくても紹介してもらえる可能性はあります。

フリーランスとして働く場合、基本的に営業しなければなりませんが、知人から紹介してもらえれば営業コストはかかりません。本来であれば営業にかかる時間を業務に使用できるため、より多くの業務をこなせます。

報酬にも直結するので、紹介してもらえるほどの実績とスキルを積み上げるのがおすすめです。

オンライン秘書になるために必要な4つのスキル

オンライン秘書になるために必要なスキルは、下記のとおりです。

オンライン秘書はクライアントの要求に応えられる高い対応力をもっていると重宝されます。具体的に見ていきましょう。

【スキル1】PCスキル

オンライン秘書はインターネットを介してクライアントの依頼をこなしていくため、一般的なPCスキルが必要です。そもそもオンラインで仕事を受ける以上、オンライン会議ツールやチャットツールを使用しなくてはなりません。通常使用の範囲内で、困ることなく使用できるようにしておきましょう。

たとえば、よく用いられるツールは、下記のとおりです。

ほかにもいくつかありますが、これだけ押さえておけば多くの依頼に対応できます。ただし、当然ながらクライアントによって違うツールを使う場合もあるので、少しずつ対応できる幅を広げていくのがおすすめです。

【スキル2】コミュニケーションスキル

オンライン秘書にはコミュニケーションスキルも重要です。なお、ここでいうコミュニケーションスキルは、楽しい話題を提供できるスキルでも雑談を続けられるスキルでもありません。

必要なのは、お互いに伝えたいことをしっかり伝えられるスキルです。無駄なく、的確なコミュニケーションができれば、クライアントの負担軽減につながります。

また、相手の疑問に先回りして回答できるスキルも重要です。たとえば、オンラインミーティングを実施することとなり、可否を問われたとします。

その際に「できる」とだけ回答するのではなく、都合のいい日程を3つほど挙げて回答しましょう。やり取りの回数が1回減るので、クライアントに喜ばれます。

コミュニケーションコストと呼ぶこともあるので、実践できるように練習しておきましょう。

【スキル3】スケジュール管理能力

スケジュール管理能力も、オンライン秘書に必要です。

オンライン秘書のおもな仕事のひとつに、クライアントのスケジュール管理があります。しっかりと管理しなければ、予定がブッキングしたり日程を間違えたりするなどの事態が発生し、クライアントに迷惑をかけかねません。

また、オンライン秘書は同時に自身のスケジュール管理も行う必要があります。クライアントに依頼された業務に納期がある場合は、しっかりと守らなければなりません。

つまり、スケジュール管理能力が不足していると、納期を守れないうえにクライアントのスケジュールにも悪影響を与えてしまうのです。

【スキル4】対応力

オンライン秘書の仕事は幅広いため「特化したスキルをひとつ持っていれば大丈夫」とはいきません。どのような内容でもこなせる柔軟な対応力が必要です。

特に、フリーランスとして契約している場合は、企業所属のオンライン秘書がやらないような仕事を任される場合もあります。

また、急な予定変更や急ぎの案件など、想定外の事態が発生するケースも多いです。その場合、瞬時に優先度を確認し、タスクを調整しなければなりません。

どのような事態が発生しても、適切に対応できるスキルを持っているとオンライン秘書として重宝されます。

オンライン秘書に向いている人の特徴

オンライン秘書に向いている人の特徴は、下記のとおりです。

オンライン秘書は、基本的に在宅で仕事を進めます。オフィスに出社しないため、まわりに同僚や先輩はいません。特に会話をすることもなく、黙々と作業を進める必要があります。

そのため、誰かとコミュニケーションを取りながら仕事をしたい人にはおすすめできず、逆に1人で黙々と作業したい人に向いています。

オンライン秘書に関するよくある質問

オンライン秘書に関するよくある質問をまとめました。

それぞれの概要を確認してみましょう。

オンライン秘書の年収はどれぐらい？

オンライン秘書の給与体系は下記のように複数あるため、年収は非常に幅広いです。

一般的にオンライン秘書の給与は時給であることが多く、相場は1,000円〜1,200円ほどです。

たとえば、時給1,100円として、1日5時間・月に20日働いた場合は、

1,100×5×20=110,000円/月

となり、年間で132万円の収入になります。

未経験でもオンライン秘書になれる？

オンライン秘書は、未経験でもなれます。ただし、業務上PCスキルは必須といえるので、ある程度の作業をこなせるのが望ましいです。

とはいえ、Excel関数を使いこなしたり、タッチタイピングをマスターしたりする必要はありません。もちろん、できるに越したことはないですが、業務をこなしながら習得していけば十分です。

また、SNSやWebサイトの運用は個人でも始められるため、Webの知識があると重宝されます。現状の自分にないスキルを高めつつ、積極的にチャレンジするのがおすすめです。

オンライン秘書になるのに資格は必要？

オンライン秘書になるために、特別な資格は必要ありません。たしかに、経理や秘書など各分野の知見や一般的なビジネススキルがあると有利です。

ただし、上記の知見がなくても、仕事をしながら覚えていけば問題ありません。資格を取ることで有利になる場合もありますが、実用的なPCスキルやコミュニケーションスキルを向上するのがおすすめです。

オンライン秘書は副業でも可能？

オンライン秘書はPCとインターネットさえあれば始められるため、副業でも問題ありません。基本的にクライアントから求められることは期限と成果物なので、日中に連絡がつかなくても大丈夫な場合が多いです。

そのため、日中は本業をこなし、夜にオンライン秘書の仕事を進められます。ただし、当然ながら休息の時間は減ってしまうため、無理をしすぎず余裕をもったスケジュールにするのが副業として進めるうえでのコツです。

まずは小さく始め、慣れてきたら少しずつ業務量を増やしていきましょう。

オンライン秘書になるためにはきめ細やかな対応力が重要

オンライン秘書は、幅広い業務をこなさなくてはなりません。その本質は、クライアントの負担を軽減することです。

そのためには、クライアントの要求に応えるだけではなく「何に困っているのか」「どうすればクライアントが喜んでくれるか」などをしっかり考える必要があります。

依頼された仕事をこなしたうえで、クライアントの困りごとを解決できるきめ細やかな対応力で、しっかりとサポートしましょう。