出張手配のやり方は？代行してもらうことはできる？おすすめサービスと注意点

出張する際はただ現地に向かえばいいというものではなく、交通手段や宿泊施設などの手配が必要です。しかし、

「出張手配は具体的にどうすればいいの？」

「出張手配に手間がかかっているから、効率化したい」

このようにお考えではありませんか。うまく出張手配できなければ予定していたスケジュール通りに進行できず、取引先に迷惑をかける恐れがあります。

そこで本記事では、下記についてまとめました。

出張手配のやり方や効率化する方法を知りたい方は、ぜひ最後までお読みください。

なお、出張手配を代行することで、業務効率化が図れます。オンライン秘書・オンラインアシスタントサービス『i-STAFF』では、経験豊富なスタッフが最適な出張プランを作成します。

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出張手配とは？

出張手配とは、出張に必要な事柄を手配することです。出張の内容によって手配すべき事柄は異なりますが、おもに下記の2つが必要です。

また、出張の申請書を作成し、上長から承認を得る必要があります。

出張手配にミスがあれば、出張先に迷惑をかけかねません。さらに、心理的な焦りから商談に悪影響を及ぼす恐れもあります。

出張やそれにともなう商談を円滑に進めるためにも、入念に準備・手配しましょう。

国内出張手配のやり方・流れ

国内の出張手配をする際は、下記の流れで進めることが一般的です。

企業ごとに細かなやり方は異なるため、基本的な流れとして順番に見ていきましょう。

【流れ1】出張申請書の作成・提出

出張の必要性が発生した場合は、企業ごとのフォーマットにしたがって申請書を作成・提出する必要があります。上司の承認を得ることで、出張が可能です。

多くの企業では、下記の内容について記載が求められます。

必要事項を記入して上司に提出しましょう。

また、経費を仮払いする場合は、その申請が必要な場合もあります。会社の出張に関する規定をあらかじめ確認しておきましょう。

【流れ2】交通手段や宿泊施設の確保

出張の承認が下りれば、交通手段や宿泊施設を確保します。旅行サイトや比較サイトを活用して、条件に合った交通手段や宿泊施設を探すことが一般的です。

出張者本人が探す企業もあれば、総務部や経理部などが探す企業もあります。出張者本人が探す場合は、不正が行われたり規定に則っていない交通手段や宿泊施設を予約したりする可能性があるため、注意が必要です。

【流れ3】出張後に経費精算

出張が終われば、かかった費用を経費として精算しなければなりません。基本的には、出張中に使用した費用の領収書やレシートと、所定の精算書を提出してもらいます。

ただし、お金に関することなので、下記のように複数のチェックが必要です。

また、出張中の支払いを出張者に立て替えてもらう場合、現金や個人のクレジットカードを使用されると不正につながりかねません。法人のクレジットカードを貸与することで、不正防止を図れます。

海外出張手配のやり方・流れ

海外の出張手配をする場合も、大まかな流れは国内出張と変わりません。大きく異なる点は、下記のとおりです。

この章では国内出張と変わらない点は省略し、上記2点について紹介します。

【流れ1】パスポートの申請と有効期間

海外に出張する場合には、必ずパスポートを用意しなければなりません。パスポートを申請してから交付されるまでには1週間程度かかるため、出張者がパスポートを持っていない場合は早めに申請する必要があります。

また、出張先によってはパスポートの有効期間が6ヵ月以上必要な場合もあるため、事前に確認しておきましょう。

【流れ2】ビザの申請と取得

出張先の国によっては、パスポートのほかにもビザを取得する必要があります。ビザとは、渡航先の国が渡航者を審査し、問題ないと判断されたときに発行される入国許可証です。

ビザが必要な場合は、出張先である国の大使館や領事館に申請します。また、下記は国によって千差万別です。

したがって、海外出張が決まれば、すぐに大使館や領事館に問い合わせることがおすすめです。

出張手配の注意点4つ

出張手配をする際は、下記のポイントに注意が必要です。

特に、出張者本人が手配すると、必要以上に時間がかかったり不正行為につながったりしかねません。ひとつずつ紹介します。

【注意点1】手続きを完了するまでに時間がかかる

出張者本人が出張手配をすると、必要以上に時間がかかり、なかなか手続きが完了しないケースもあります。どれを手配すべきか悩んでしまうからです。

たとえば、宿泊施設を手配する際も、会社の規定を守りつつ自分の希望にあったところを手配したいと考えるものです。「もっといいものがあるのでは」と検索に時間がかかり、宿泊施設の手配だけで1時間近く悩むケースもあります。

出張手配に時間がかかると通常の業務が滞ってしまい、残業せざるを得ない状況になりかねません。したがって、下記の対策をとって時間を浪費させないようにしましょう。

いかに効率的に行うか、仕組み作りが重要です。

【注意点2】不正行為を見落としやすい

出張者本人が出張手配をすると、不正行為につながる恐れがあります。出張業務は会社の目が届かないため、出張者本人が不正を働いても発見が遅れがちです。

たとえば、下記のケースが考えられます。

カラ出張とは、出張に行っていないのに経費を請求したり、出張には行ったものの実際にはかかっていない経費を請求したりする不正行為です。架空の請求をして経費を着服するのは詐欺行為ですし、領収書の偽造や修正は、有印私文書偽造罪や有印私文書変造罪に該当するれっきとした犯罪行為です。

不正行為が横行してしまうと経営状況に影響を与えるほか、罪を犯した従業員と雇用契約を結んだままとなります。このような不正行為を防止するためにも、出張者本人に出張手配を任せず、第三者の部署に任せることがおすすめです。

【注意点3】ヒューマンエラーの防止

出張手配をする際は、ヒューマンエラーの防止に努める必要があります。ヒューマンエラーが発生すると手配のやり直しに時間がかかったり、出張中に発覚すれば取引先に迷惑をかけたりしかねません。

たとえば、新幹線の到着時間を間違えていた場合は、そのあとのスケジュールに支障が出ます。出張先に前日入りする場合は大きな問題に発展しづらいですが、当日に取引先と打ち合わせがある場合は、約束の時間に間に合わない恐れがあります。

したがって、出張手配の際にダブルチェックを始めとするチェック体制の強化が重要です。ただし、チェック体制の強化はチェック漏れの防止にはなりますが、ヒューマンエラーの発生自体を防止できるわけではありません。

ヒューマンエラーの発生を防止する場合は、システム導入といった仕組みづくりを検討しましょう。

【注意点4】スケジュールに余裕を持たせる

出張手配をする際はギリギリのスケジュールにするのではなく、余裕を持たせたスケジュールで行いましょう。ギリギリのスケジュールの場合は、万が一トラブルが発生したときに対応できない恐れがあります。

たとえば、悪天候や交通トラブルによって、電車がストップしてしまうケースが考えられます。なかには仕方がない場合もありますが、スケジュールに余裕があれば対処できることも多いです。

また、近辺で大規模なイベントが開催されている場合は、道路や電車、宿泊施設の混雑が予想されます。当日の移動が大変なだけでなく、そもそも出張手配の段階で「予約がいっぱいで押さえられない」事態になりかねません。

そのため、当日のスケジュールだけではなく、出張手配も早めに実施することが重要です。

出張手配を代行する4つのメリット

出張手配を代行すると、下記のメリットを得られます。

特に、費用の立替が不要になるため、経費精算業務の負担が軽くなります。順番にみていきましょう。

【メリット1】コスト削減による利益向上を期待できる

出張手配を代行すると、コストの削減につながります。

一般的に人件費より外注費のほうが安価なため、出張手配をする担当者の人件費を抑えられます。特に、出張が多い企業は、出張手配だけで多くの人件費が必要です。

出張手配を代行することで人件費を大きく削減できるため、利益向上を期待できます。

【メリット2】業務効率化による生産性向上を見込める

出張手配を代行すると、業務効率化が見込めます。出張手配に必要な交通手段や宿泊施設の確保、スケジュールの調整を代行先が行ってくれるからです。

たとえば、交通手段や宿泊施設を決める際は予約サイトや比較サイトを利用することが一般的ですが、複数のサイトを行き来すると確認するだけでも手間を必要とします。条件や金額、空き部屋の状況を確認していると、思ったよりも時間がかかるものです。

出張手配の代行企業は独自のノウハウを持っているため、クライアントの要望に従ってスムーズに交通手段と宿泊施設を確保できます。比較して悩む時間をすべて排除できるため、空いた時間をコア業務に活用することで生産性向上を見込めます。

【メリット3】費用の立替が不要になる

出張者本人が交通費や宿泊費などの費用を一時的に立て替える企業が多いですが、出張手配を代行する場合は代行先で経費精算を一元化するため、立替の必要がありません。

出張者本人が立替しなければならない場合は、金額が大きくなると負担となります。

また、出張者本人が費用を立て替えない場合は、企業が小口出金を用意する必要があります。1件の出張に対して複数の経費精算が必要になるため、経理担当者の負担が大きくなってしまいます。

外注すると代行企業が一括で清算するため、出張者本人や企業の負担が軽減されます。

【メリット4】不正防止につながる

出張手配を代行することで、出張手配の不正防止につながります。出張者本人の立替がなくなり、代行先で費用が処理されるため不正行為のリスクがなくなるからです。

たとえば、カラ出張や経費の私的利用などの不正です。基本的に不正の手口は、企業の目が届かないところで出張と関係のない費用を経費に上乗せするパターンが多いです。

ところが、出張手配の代行を利用するとそもそも立て替える必要がなくなるため、不正に上乗せできません。したがって、カラ出張や経費の私的利用などの不正ができなくなり、企業も安心して従業員の出張を許可できます。

出張手配の代行が可能な3つのサービス

出張手配の代行が可能なサービスは、大きく下記の3つに分けられます。

旅行会社や専門サービスへの依頼もひとつの方法ですが、幅広く依頼できるオンライン秘書・オンラインアシスタントサービスもおすすめです。ひとつずつ紹介します。

【サービス1】オンライン秘書・オンラインアシスタントサービス

オンライン秘書・オンラインアシスタントサービスは、出張手配に限らず、幅広い業務を依頼できるサービスです。代行したい業務がほかにもある場合は、まとめて依頼できます。

i-STAFFでは経理業務だけでも下記の対応が可能です。

出張手配や経費精算だけではなく、記帳代行までワンストップで行えます。そのため、横断的な複数の業務を代行したい方におすすめです。

i-STAFFの詳細は、下記からお気軽にお問い合わせください。

 

【サービス2】旅行会社

出張手配は旅行会社に代行依頼できます。旅行会社の出張手配サービスは、法人向けの出張手配をサービスとして展開している点が特徴です。

さらに、旅行会社によってサービスは多種多様ですが、下記の特徴もあります。

旅行に関する知識が豊富なため、初めてでも安心して利用できます。

【サービス3】専門サービス・代行会社

出張手配を専門で行うサービスや代行する業者にも依頼できます。これまでに蓄積してきたノウハウや実績が豊富なため、素早く確実な出張手配が可能です。

また、下記の特徴もあります。

旅行会社と同様に、専門家が費用や効率を考慮するため、最適な出張プランを提供してくれます。

出張手配を代行して業務効率化を図ろう

出張手配は、出張に必要な交通手段や宿泊施設などの手配をして、出張を円滑に進めるために重要な業務です。また、出張手配でミスしてしまうと出張者本人はもちろん取引先にも迷惑をかけかねないため、確実に業務をこなさなければなりません。

さらに、出張者本人に手配を任せると大きく時間がかかる恐れもあるうえ、不正が起きても発覚が遅れます。確実な出張手配を行うためにも、コスト削減を期待できる代行サービスに依頼することがおすすめです。

代行先の例を挙げると、オンライン秘書・オンラインアシスタントサービスや旅行会社、専門サービス・代行会社があり、いずれも最適な出張プランを提供してくれます。出張手配にかかる時間やリソースをコア業務に使用できるため、業務効率化を図るためにも出張手配の代行を検討しましょう。