クラウド化とは？メリット・デメリットと導入すべき理由をわかりやすく解説

多くの企業でクラウドサービスが導入されていますが、効果を最大限に活用するためにも、クラウド化について詳しく把握しておくことが重要です。

そこで、

「クラウド化のメリットは？」

「クラウド化する際に気をつけるポイントは？」

このような疑問にお答えします。

クラウド化は現代ビジネスの主流で多くのメリットを持ちますが、正しく把握しておかなければ「思っていた効果が得られない」となりかねません。

そこで本記事は、下記についてまとめました。

クラウド化を行って業務改善を図りたい方は、ぜひ最後までお読みください。

なお、クラウド化は簡単にできますが、専門的なツールになるほどやや難易度が上がります。オンライン秘書・オンラインアシスタントサービス『i-STAFF』では、クラウド化のサポートを実施しているので、クラウド化に不安がある方は下記からお気軽にご相談ください。

　

クラウド化とは？

クラウド化とは、もともと社内のみの閉鎖的な空間で行われていた業務やツールを、インターネット上のサービスに移行して利用することです。クラウドは「cloud（雲）」を意味し、広いインターネットにおけるひとつの空間を指しています。

クラウド化する企業は徐々に増加しており、総務省の「令和2年　通信利用動向調査報告書（企業編）」で確認可能です。

＜出典：総務省「令和2年　通信利用動向調査報告書（企業編） 図表3-1」＞

平成30年時点ではクラウドサービスを「全社的に利用している」「一部の事業所または部門で利用している」の割合は、58.3%でした。令和2年では68.5%となり、10.2%も上昇しています。

利用されているサービスはファイル保管やデータ共有などのクラウドストレージが多いですが、サービスの多様化が進んでいるため、今後も利用状況は増加すると考えられます。

クラウドの種類3つ

クラウドの種類は、下記のとおりです。

一般的に「クラウド」と言えばパブリッククラウドを指すことが多いですが、両方の特性を持つハイブリッドクラウドも増えています。ひとつずつみていきましょう。

【種類1】プライベートクラウド

プライベートクラウドとは、自社専用のクラウド環境のことです。特定の企業やユーザーを対象としたクラウドで、VPN接続や専用回線などでつながっています。

また、プライベートクラウドは、さらに2つのタイプに分けられます。

パブリッククラウドに対して費用はかかりますが、セキュリティに優れる点と自社の業務に最適化できる点がメリットです。

【種類2】パブリッククラウド

パブリッククラウドは、クラウド事業者が提供するクラウド環境です。自社独自の環境ではなく、不特定多数のユーザーが共同で利用します。一般的にクラウドサービスといえば、パブリッククラウドを指します。

既存のサービスを利用するため、環境さえ整っていれば簡単に導入できます。さらに、自社で構築する必要がなく、費用も安価で済む点はメリットと言えるでしょう。

企業だけではなく、個人でもよく使われているクラウドストレージも、パブリッククラウドに属します。

【種類3】ハイブリッドクラウド

ハイブリッドクラウドとは、プライベートクラウドとパブリッククラウド両方の特徴をもつクラウドの種類です。用途や情報によって、それぞれの環境を組み合わせて使い分けられます。

たとえば、機密性が高い情報はプライベートクラウドに保管し、取引先や外部と共有するデータはランニングコストが安価なパブリッククラウドに保管するなどです。

システム構成が複雑になるうえ運用が難しくなりますが、リスクを分散できるためコストを抑えつつ機密性も担保したい企業におすすめします。

クラウド化のメリット6つ

クラウド化のメリットは、下記の6つです。

データの共有が簡単でデータ確認に時間を必要としないため、取引先や複数拠点での確認に向いています。順番に確認しましょう。

【メリット1】すぐに利用開始できるため、時間を無駄にしない

ほとんどのクラウドサービスは契約後すぐに利用開始できるため、準備に時間を必要としません。クラウドサービスはすでに完成されているシステムを利用するため、1から設計する必要がないからです。

たとえば、よく利用されているクラウドストレージは、アカウントを作成してプランを選ぶだけで利用できます。今まで、社内のシステムを変更する際は長い期間が必要でしたが、クラウド化はすぐに完了できるためスピードを求められるビジネスにおいて重要です。

ただし、クラウドサービスによっては設定や仕様を自社に合わせるため、サービス企業と複数回の打ち合わせが必要な場合もあります。公式サイトに導入までの流れや期間が記載されていることも多いので、あらかじめ確認しておきましょう。

【メリット2】費用を抑えられ、利益向上につながる

クラウド化のメリットのひとつは、費用を抑えられることです。クラウドサービスはすでに完成されたサービスを契約するため、自社で1からインフラを構築する必要がありません。

たとえば、自社でオンプレミスのシステムを構築する場合は、設備の購入やシステムの開発費など多額の費用を必要とします。構築したいシステムの規模にもよりますが、数百万円程度かかることも多いです。

さらに、クラウド化することでランニングコストの削減につながります。月額料金は発生するものの、オンプレミスのように運用や管理、メンテナンスなどの人件費はかかりません。

同様のクラウドサービスも多く、自社が求める機能に合わせてサービスやプランを選べます。より最適なサービス・プランを選ぶことで、費用をさらに抑えられます。

【メリット3】業務効率化による生産性向上を図れる

クラウド化することで、業務効率化を実現できます。オンプレミスと比較して、対応しなければならない業務が少ないからです。

たとえば、オンプレミスのシステムでは運用や管理、メンテナンスなどの業務が必要です。トラブルが発生した場合は早急に復旧しなければならず、本来やるべき業務が滞る恐れがあります。

一方で、クラウド化できれば運用や管理、メンテナンスが必要ありません。そのため、生産性向上による売上アップに貢献できます。

【メリット4】セキュリティが強固なため安心して利用できる

クラウドサービスはセキュリティが強固なため、安心して利用できます。「クラウドサービスはセキュリティが弱い」とするイメージもありますが、決してセキュリティは弱くありません。

セキュリティが弱く顧客情報の流出を許せば、信用問題に発展してクラウドサービスの利用者が減少、最悪の場合はサービス停止を余儀なくされます。そのような事態を引き起こさないためにも、クラウドサービス事業者はセキュリティの強化を重視しているのです。

【メリット5】共有が簡単なので、データ確認に時間を取られない

クラウドサービスは、インターネットを通してサービスを利用するため、データの共有が簡単です。

インターネット環境こそ必要ですが、それさえクリアすれば、

• どこにいても
• PC以外の端末からでも

ファイルを閲覧できます。

複数の拠点がある企業では共有できなければ、いちいちメールでファイルを添付したり、郵送したりする必要があります。

また、データによってアクセス権限を設定できるため、流出防止も可能です。アクセス権限によって取引先ともデータを共有できるので、打ち合わせや書類の送付、データ確認に時間を取られなくなります。

【メリット6】拡張が簡単なため必要に応じて変更できる

容量や機能が足りなくなった場合、クラウドサービスであれば簡単に拡張が可能です。多くのクラウドサービスでは複数のプランが用意されており、上位のプランに変更することで容量や機能の追加できます。

最もシンプルなプランは最低限の容量や機能のみが利用できるため、不十分に感じればいつでもグレードアップが可能です。状況に応じて、ダウングレードできるので、業務の状態に応じてフレキシブルに運用できます。

クラウド化のデメリット3つ

クラウド化のデメリットは、下記のとおりです。

特に、クラウドサービスでは自由にカスタマイズできないため、自社の業務をクラウドサービスに合わせる必要があります。順番にみていきましょう。

【デメリット1】インターネット環境が必要

クラウドサービスは、インターネットを通してサービスを利用するため、インターネット環境を必要とします。現代では街中にインターネット回線が拡がっていますが、セキュリティの観点からフリーWi-Fiへの接続を厳禁としている企業が多いです。

クラウド化のメリットを最大限に活用するためにも、使用可能な条件についてしっかりと決めておく必要があります。

【デメリット2】自由にカスタマイズできない

クラウドサービスはすでに完成しているサービスを利用するため、基本的に自由なカスタマイズはできません。自社の業務に最適化する場合はオンプレミスの構築が必要ですが、近年ではクラウドサービスも多様化しています。

同様のクラウドサービスがリリースされていたりひとつのサービスでも複数のプランがあったりするため、比較検討をしっかりと行い、最適なサービスを探すことが重要です。

【デメリット3】クラウド事業者に運用を左右される

クラウドサービスは運用や管理、メンテナンスを任せられますが、自社の望む運用は困難です。仕様変更で使い勝手が悪くなったり月額料金が上がったりしても、自社では調整できません。

さらに、サービス終了のリスクに備える必要があります。万が一、クラウドサービスのサービスが終了してしまうと、対応に大きなリソースを割かなくてはいけません。

いきなりサービス終了とはなりづらいですが、日頃からバックアップをとっておくことがおすすめです。

クラウド化すべき理由

クラウド化すべき理由は多くのメリットを受けられるからですが、特に下記の2つが重要です。

初期費用とランニングコストが安価なため、経費削減に貢献できます。また、運用やメンテナンスをクラウドサービス事業者に任せられるため、人的リソースの確保も可能です。

一方で、オンプレミスはシステムの構築や運用に費用がかかるうえ、対応できる人材を社内で確保しなければなりません。

人手不足の現代社会で事業を成長させるためにも、社内に対する施策は外注し、顧客に対する施策であるコア業務に自社のリソースを活用することが重要です。

クラウド化するときのポイント

クラウド化するときは、下記のポイントを意識しましょう。

特に、クラウド化する目的の明確化は重要です。クラウドサービスは多いですが、それぞれ持っている機能や特徴は異なります。

「業務効率化」「人的ミスの低減」など、目的を明確化してサービスを選ばなければ、期待した効果を得られません。そのため、まずは自社の課題を洗い出すことから始めましょう。

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i-STAFFは、各種クラウドツールの導入をサポートしているオンライン秘書・オンラインアシスタントサービスです。採用率1%の優秀なスタッフが、顧客の業務をサポートします。

i-STAFFの特徴は、下記のとおりです。

幅広い業務に対応しているため、クラウドツールの導入以外にもご相談ください。

たとえば、

などが可能ですが、要望に合わせた業務も対応できます。まずは相談だけでもできるので、ぜひ下記からお問い合わせください。

 

業務をクラウド化して効率化を実現しよう

クラウド化とは、自社の業務にしているツールやデータをインターネットを通して利用するクラウドサービスに移行することです。

クラウドは、自社で構築するプライベートクラウドとクラウドサービス事業者が提供するパブリッククラウド、2つの特徴を活用したハイブリッドクラウドがあります。

クラウド化にはコスト削減やデータ共有の簡素化など、多くのメリットがあるため、クラウドサービスを導入する企業が増加しています。

数多くのクラウドサービスがリリースされているため、自社に最適なサービスを活用して業務効率化を実現しましょう。