領収書整理・入力代行おすすめ3選！料金や注意点を解説

領収書の整理・入力は時間がかかるものの後回しにしがちなため、代行業者に依頼するのがおすすめです。そこで、

「領収書整理・入力代行にどんな業務を依頼できるの？」

「領収書整理・入力代行の料金相場を知りたい」

このようにお考えではありませんか。領収書の整理・入力をため込むとあとで大変になるため、早めに着手しましょう。

本記事では、下記を紹介します。

領収書の整理・入力にリソースを割かれたくない方は、最後までご覧ください。

なお、領収書の整理・入力業務は、オンライン秘書・オンラインアシスタントサービス『i-STAFF』がおすすめです。経理業務を得意とする採用率1％のスタッフが、丁寧に対応します。

i-STAFFの詳細は、下記よりご確認ください。

領収書整理・入力代行とは？

領収書整理・入力代行は、経理業務をスムーズに進めるために行われるサービスです。領収書の整理やデータ入力、仕訳作成といった作業を請け負い、負担軽減を実現します。

領収書整理・入力を依頼できるのは、おもに会計事務所や業務代行サービス、クラウドソーシングなどです。

それぞれ特徴があり、会計事務所は専門的な知識を持つスタッフが対応し、正確な業務が期待できます。一方、業務代行サービスはほかの業務も一緒に依頼できるケースが多く、手間の削減が可能です。また、クラウドソーシングでは、多数のフリーランスから依頼者が選べるため、予算やスキルに合わせて進められます。

領収書整理・入力代行に依頼できる4つの業務

領収書整理・入力代行に依頼できる業務は、下記のとおりです。

手元にある領収書をデータ化してもらうだけで、入力まで依頼しないという選択肢もあります。順番に見ていきましょう。

【業務1】領収書の整理・データ入力

領収書整理・入力代行が行う業務として挙げられるのが、領収書の整理・データ入力です。日々発生する領収書を整理し、必要なデータを管理しやすい形式にまとめます。

領収書を送付することで、自社の希望に合わせて整理し、フォーマットを合わせて納品します。領収書の送付は郵送、データ送信の2種類がある場合が多いため、やりやすい方法を選びましょう。

【業務2】領収書のデータ化

領収書整理・入力代行業務には、領収書のデータ化も依頼可能です。領収書を郵送するとまとめてデータ化し、原本の返却とデータの納品を行います。

事前に「不鮮明な領収書は対象外」のように取り決めをしておくと、領収書を選別してくれるケースもあります。データ化された領収書は、そのまま会計ソフトに使用できるため経理業務全体の効率化が可能です。

【業務3】仕訳の作成

領収書整理・入力代行に依頼できる業務に、仕訳の作成があります。データ化した領収書から勘定科目を設定し、納品データに挿入します。

自社が普段使用している会計ソフトのフォーマットに合わせて作成してくれる場合もあり、会計業務の効率化が可能です。

【業務4】領収書発行の代行

領収書の発行を代行してくれるサービスもあります。多くの取引先とのやり取りを必要とする企業では、領収書の発行は非常に手間のかかる作業です。領収書発行の代行を依頼することで、手間を削減できます。

領収書発行の代行業務では、領収書のデータをもとに印刷・封入・発送の作業を行います。領収書のフォーマットや送付先、送付方法などは自社から指定可能です。また、Webシステムを活用すると、データをアップロードするだけで一連の業務を自動化できます。

領収書整理・入力代行に依頼する4つのメリット

領収書整理・入力代行には、下記のメリットがあります。

領収書の整理・入力に割いていたリソースを確保できるため、従業員がコア業務に専念できます。ひとつずつ見ていきましょう。

【メリット1】コア業務に専念でき生産性向上を期待できる

領収書整理・入力代行を利用する最大のメリットは、コア業務に専念できるという点です。経理業務は細部まで注意が必要であり、かつ時間もかかる作業です。

特に領収書の整理や入力は煩雑で、自社で行うと多くのリソースを割かなくてはなりません。煩雑な業務はミスが発生しやすく、その分の修正コストも必要です。

そこで、領収書整理・入力代行に依頼すると自社のリソースを確保し、コア業務に専念することができます。その結果、企業全体の生産性が向上し、業績拡大につながります。

【メリット2】業務効率化による負担軽減を図れる

領収書整理・入力代行を利用することで、業務効率化が期待できます。領収書の整理やデータ入力は手間がかかるため、リソースが不足していると残業や休日出勤など、従業員の負担は大きいです。

しかし、領収書整理・入力代行に依頼することで、負担軽減につながります。特に、取引の多い企業は領収書の数も多くなるため、整理やデータ化だけで1日の大半をとられかねません。

残業や休日出勤が減少するとワークライフバランスの向上につながるため、結果的に仕事におけるパフォーマンス向上も期待できます。

【メリット3】プロが対応するため業務品質向上を見込める

領収書整理・入力代行は、プロが在籍しているため業務品質の向上を見込めます。領収書の整理やデータ入力は、正確さが求められる作業であり、ミスは許されません。

特に会計処理においては、間違った入力が後の業績分析や税金計算に影響を及ぼす可能性もあります。

しかし、専門知識を持つプロが領収書の整理・入力をすることでミスのリスクを軽減でき、業務品質の向上が期待できます。

業務品質の向上はミスの低減に直結し、修正コストの最小化が可能です。結果として業務をスムーズに進められるため、プロによる業務の恩恵は大きいといえます。

【メリット4】コスト削減による利益向上につながる

領収書整理・入力代行を利用することで、コスト削減につながります。自社で領収書の整理や入力業務を行う場合と比較して、人件費の削減が見込まれるからです。

自社で対応する場合は、残業や休日出勤などで人件費がかさむ恐れもあります。また、新しく人材を採用する際は、採用に関わる広告費や採用後の教育費などが必要です。さらに、従業員を雇用している限り毎月の給与や福利厚生費がかかるため、コストの増加は必然です。

一方で、領収書整理・入力代行に依頼した場合は、基本的に作業分の費用しかかかりません。仕事の繁閑で調整も可能なため、柔軟に対応できます。

したがって、領収書整理・入力代行への依頼は、コスト面でも大きなメリットがあるのです。

領収書整理・入力代行の料金相場

領収書整理・入力代行は、1件あたりの料金を設定している場合が多いです。相場としては1件あたり100〜300円ほどで、1,000〜1,500円程度の基本料金がかかる場合もあります。

また、データ・郵送など領収書を送付する形式でも料金は異なります。データ提出の場合は手軽に依頼できるメリットはありますが、自社でデータ化しなければなりません。一方、郵送の場合は書類を送付するだけで済みますが、郵送費用を負担する必要があります。

領収書整理・入力代行を選ぶ際は費用の安さばかりに注目するのではなく、コストパフォーマンスを重視するのがおすすめです。どの程度の効果が見込めるのかしっかりと検討し、自社に適切な領収書整理・入力代行を選びましょう。

おすすめの領収書整理・入力代行3選

おすすめの領収書整理・入力代行は、下記のとおりです。

それぞれの概要と特徴を紹介します。

i-STAFF

i-STAFFは、経理を始めとする幅広い業務を依頼できるオンライン秘書・オンラインアシスタントサービスです。記帳業務や請求書管理なども任せることで、経理業務全般を外注できます。

i-STAFFの特徴は、下記のとおりです。

オフライン業務に対応できるため、原本を郵送し、紙ベースの書類整理を依頼できます。本社勤務のスタッフが対応するため、セキュリティも安心です。そのため、情報漏えいのリスクに不安を感じている方におすすめです。

下記の記事でi-STAFFの評判・口コミをまとめました。料金や導入事例を知りたい方は、あわせてご覧ください。

i-STAFF(アイスタッフ)導入企業の評判・口コミは？料金・導入事例を紹介

OPEN for

＜出典：OPEN for＞

OPEN forは、豊富な業務経験を持ち、どんな業種にも対応できる領収書整理・入力代行です。専門のコンサルタントが領収書業務を代行します。

OPEN forの特徴は、下記のとおりです。

処理件数が30枚までなら、月額1,000円で依頼できます。契約の縛りがなく、解約も気軽にできるため、依頼したい処理件数が多い場合は少しずつ増やすのがおすすめです。

経理入力PRO

＜出典：経理入力PRO＞

経理入力PROは、会計ソフトにあった形でデータを仕訳する領収書整理・入力代行です。領収書の送付には、郵送とアプリの2種類があります。

経理入力PROの特徴は、下記のとおりです。

2人のオペレーターがデータを入力し、システムチェックにて不一致であれば修正担当者がデータ修正を行うベリファイ入力を採用しています。合わせて3人の作業者とシステムで仕上げるため、高精度な入力を期待できます。

領収書整理・入力代行に依頼する際の注意点2つ

領収書整理・入力代行に依頼する際は、下記のポイントに注意しましょう。

領収書整理・入力代行にデータ化を依頼する際は、一定の条件を満たしていなければ依頼できない場合があります。順番に見ていきましょう。

【注意点1】条件が悪いと依頼できないケースがある

領収書整理・入力代行に依頼する際、領収書の状態によっては対応してもらえないケースがあります。たとえば、下記のケースです。

原則として領収書には、但し書きや日付が記入されていなければなりません。そのため、領収書を発行してもらう際に、しっかりと確認しておきましょう。また、但し書きはできる限り具体的にしなければ、業務との関連性を証明できない場合があるので注意が必要です。

そもそも領収書をもらい忘れたり紛失したりした場合は、領収書整理・入力代行に依頼できない可能性が高いです。また、自販機での買いものやバス・電車などの交通費は、基本的に領収書は発行されません。業務との関連性が不明なため、経費として認められない場合があります。

ただし、領収書整理・入力代行によっては出金伝票やメモを領収書代わりとして受け付けている場合もあるため、事前に相談しましょう。

【注意点2】情報漏えいのリスクをともなう

領収書整理・入力代行に依頼する際、情報漏えいのリスクに注意が必要です。領収書には重要な個人情報や企業情報が含まれており、外部に漏れると社会的な問題に発展する恐れもあります。

したがって、領収書の整理・入力代行に依頼する際は、業者が適切な情報管理を行っているか確認しましょう。具体的には、業者がプライバシーマークを取得しているか、セキュリティ対策の方法などを確認するのがおすすめです。

情報漏えいのリスクを避けるためには、依頼する業者選びが重要です。しかし、自社従業員の対応で情報が漏れる恐れもあるため、自社のセキュリティ教育も徹底しましょう。

領収書の整理に時間がかかるなら代行がおすすめ

領収書整理・入力代行は、領収書の整理や入力、データ化など領収書に関する業務を依頼できるサービスです。

従業員のリソースを確保できるため、業務負担の軽減や生産性の向上など多くのメリットを得られます。ただし、対応業務が限られる場合もあるため、事前に確認が必要です。

領収書に関連する業務は、経営状況の把握につながるため、おろそかにできません。意思決定を迅速に行うためにも、正確で素早い業務が求められます。

領収書の整理・入力をスムーズに行いたい場合は、ぜひ代行を検討してみてください。