事務のプロへの委託で月50時間のコア業務時間を創出｜訪問介護みちびき様のi-STAFF活用事例

インタビュー：訪問介護みちびき　副管理者 岡田様

24時間体制で地域に暮らす方々の生活を支えている訪問介護みちびき様。時間を問わず、利用者様一人ひとりに寄り添った手厚いサービスを提供されています。

多くの利用者様をサポートするなかで、専門職のヘルパーの皆様が事務作業に追われ、本来の業務に集中できないのが課題だったそうです。

今回は、オンライン事務サービス『i-STAFF』を導入し、バックオフィス業務の効率化と、コア業務に集中できる環境づくりに成功した経緯を副管理者の岡田様に伺いました。

【ご依頼内容】
▼毎日 ・インターネットFAXの確認、転送及び内容の転記 ・前日の実績確認、未記録文の記録の依頼、連絡事項の転載 ・入電一次対応
▼毎月 ・給与計算サポート（出勤簿の照らし合わせ、入力） ・利用者様の請求金額の入力 ・負担金リストの入力 ・訪問看護の報告書や実績の入力 ・送金リストのチェック ・実績に応じた専用ツールへのフラグ立て
▼適宜・ご依頼発生時 ・音声の書き起こし ・料金表の作成

24時間対応の訪問介護サービス

　まず、貴社の事業内容を詳しくお聞かせいただけますか？

弊社では主に2つの訪問介護サービスを軸に事業を展開しております。

1つは「定期巡回・随時対応型訪問介護看護」です。こちらは日中・夜間を問わず24時間体制で、定期的な訪問介護と訪問看護を提供しています。

それに加えて、利用者様からのご連絡に随時対応し、必要に応じて訪問もおこなうサービスです。

もう1つが「夜間対応型訪問介護」で、夜間帯（18:00～翌8:00）に特化し、利用者様からの通報に対応する形で訪問介護をおこないます。

弊社の大きな特徴は、介護保険サービスだけでなく、障がい福祉サービスにも対応している点と、その両方で24時間訪問できる体制を整えている点です。

この特徴が他社との大きな違いで、私たちの強みだと考えています。

事務業務を中心に月約100時間i-STAFFを利用

　24時間体制で手厚いサポートをされているのですね。i-STAFFには、現在どのような業務をご依頼いただいているのでしょうか？

i-STAFFさんには、多岐にわたる業務をお願いしています。

毎日の業務としては、インターネットFAXの確認と内容の転記、前日の実績確認、未記録文の記録の依頼、電話の一次対応など、日々の重要な業務を依頼しています。

　毎日の業務だけでも多岐にわたりますね。

そうなんです。それに加えて、毎月の業務もかなり多くて……。

給与計算サポート（出勤簿の照らし合わせと入力）、利用者様の請求金額の入力、事業ごとの負担金リスト入力（総合、県指定、定期、夜間、障がい）、訪問看護の報告書や実績の入力、送金リストのチェック、実績に応じた専用ツールへのフラグ立てなど、経理に関わる専門的な作業をお願いしています。

月末月初の業務が集中する時期は、i-STAFFさんなしでは回りません。

突発的な依頼としては、会議の音声データの文字起こしや料金表の作成もお願いしています。

最初は少ない時間からスタートしましたが、優秀なスタッフさんが対応してくれるので、今では月に100時間ほどお願いしています。

弊社にとって、i-STAFFさんのサポートはなくてはならない存在ですね。

ヘルパーが事務を兼任していたものの、忙しくて回らない……

　そもそも、i-STAFFのような外部サービスを利用しようと思われた背景には、どのような課題があったのでしょうか？

弊社の課題は、事務作業に専念できる人員がいなかったことです。

弊社のスタッフは基本的にヘルパーとして日中は外に出ており、手の空いている社員が交代で事務所に戻って事務作業をこなすのが日常でした。

ですが、利用者様が200名規模になると、事務作業の量が膨大で、とても片手間でこなせるものではなくなってしまって……。

　現場の業務と事務の両立は、本当に大変だったでしょうね。

はい。ご存知のとおり、介護職は専門職ですので、正直なところパソコン操作や細かい事務作業が苦手なスタッフも多いんです。

事務員を雇用したこともありましたが、介護業界特有の複雑な請求業務などもあり、スキル面でのミスマッチがありました。その結果、思うように業務を任せられなくて……。

特に月末月初は、現場の繁忙期と事務の繁忙期が重なるため、スタッフの負担がピークに達していました。

そこで、中途半端な事務体制ではなく、専門的なスキルを持った事務のプロに業務を委託したいと考えるようになりました。

細部までこだわった正確なサポートに感動

　実際にi-STAFFを利用されてみて、特にご満足いただけている点があれば教えてください。

何よりも、作業の正確性に驚いています。本当にミスがなく、まるでAIなのでは？と思うほどです（笑）。

特に感動したエピソードがありまして。

以前、料金表の作成をお願いした際に、納品されたデータにこちらで少しだけ追記・修正をしたことがあったんです。その次の依頼の際には、前回こちらで修正した点を何も言わずとも完璧に反映した新しい料金表が納品されてきました。

「ああ、細かい部分までしっかり見て、次に活かしてくれているんだな」と。先回りして対応してくださる姿勢から、本当にプロフェッショナルだと感じました。

作業も常に前倒しで進めてくださるので、精神的な安心感がまったく違います。

空いた時間でより付加価値の高い業務に専念できるように

　i-STAFFを導入して得られた効果や、社内での変化をあらためてお聞かせください。

私の時間を作れたことが大きな変化です。以前は膨大な事務作業の多くを、副管理者の私が巻き取らざるを得ない状況でした。

i-STAFFさんにお願いするようになってからはその業務から解放され、月に40〜50時間ほどの時間を捻出できるようになったんです。

その時間を、本来やるべき管理者としてのマネジメント業務、スタッフの教育とケア、サービスの質向上など、より付加価値の高い仕事に使えるようになりました。

専門的な事務作業をプロにお任せして、私たち専門職は安心して本来の介護業務に集中できる。この環境が作れたことが、何よりうれしい変化です。

ミスをなくすための体制を徹底

　（i-STAFF担当者へ）訪問介護みちびき様の支援にあたって、業務の過程で特に意識されているポイントはありますか？

はい。訪問介護みちびき様からご依頼いただく業務は、ヘルパー様の給与計算や利用者様への請求関連など、お金に直結する重要な作業がほとんどです。

そのため、ヒューマンエラーを限りなくゼロに近づけるよう、ダブルチェック体制を徹底するなど、常に慎重な作業を心がけております。

また、訪問介護みちびき様は基本的に年中無休で稼働されていますが、弊社は土日祝日がお休みです。

月末の請求業務など期日の決まっている業務が弊社の休日に重なる場合は、事前にご相談し、前倒しで対応させていただくなど、スケジュールの認識合わせを密におこなっています。

介護の現場では、予定通りに訪問できないなど、イレギュラーな対応も珍しくありません。

実績の入力業務では、これまでの入力内容や個別の状況を踏まえ、マニュアル通りではないケースが起きても柔軟な対応を常に心がけております。

まとめ

今回は、「訪問介護みちびき」副管理者の岡田様にお話を伺いました。

専門職のスタッフがコア業務に集中できないという課題を抱えていた同社。i-STAFFに月100時間ものバックオフィス業務を委託し、副管理者の岡田様は月に40〜50時間もの時間創出に成功しました。

訪問介護みちびき様のように、

「スタッフが専門外の業務に時間を取られている」

「ノンコア業務を効率化し、本来の事業に集中したい」

「信頼できるプロに、安心してバックオフィスを任せたい」

などの課題をお持ちではありませんか？

i-STAFFでは、厳しい採用基準をクリアした優秀なアシスタントが、貴社のビジネスをサポートします。

i-STAFFのオンライン事務サービスにご興味をお持ちの方は、ぜひ下記よりお気軽にお問合せください。