Google ToDo リストの使い方を画像付きで解説！カレンダーとの連携やタスク管理方法を紹介

日々の業務ではやるべきことが次々と発生し、しっかりと管理する必要があります。そこでおすすめなのが、Google ToDo リストです。

Google ToDo リストはシンプルな操作性でありながら、GmailやGoogleカレンダーと連携できるため高い拡張性を持つタスク管理ツールです。

本記事では、下記をまとめました。

GmailやGoogleカレンダーを活用していて、効率的なタスク管理を進めたいとお考えの方は、ぜひ最後までお読みください。

ただし、複数のプロジェクトに参加していてタスクの数が膨大な場合は、そもそもツールでは管理しきれない可能性があります。その場合は、オンライン秘書の活用がおすすめです。

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Google ToDo リストとは？

Google ToDo リスト（Google Tasks）は、Googleが提供するタスク管理ツールです。Googleアカウントさえ持っていれば、誰でも無料で利用を開始できます。

最大の特徴は、GmailやGoogleカレンダーなどのサービスに標準機能として組み込まれている点です。

そのため、「メールを読みながらタスクとして登録する」「カレンダーでスケジュールを確認しながらタスクを割り当てる」など、シームレスにタスクを管理できます。

まずは、基本的な機能として下記を紹介します。

特に、スマホ版ではできることに若干の制限があるため、しっかりと把握してGoogle ToDo リストを使いこなしましょう。

Google ToDo リストでできること

Google ToDo リストは、タスク管理に必要な機能がシンプルにまとめられています。おもな機能は以下のとおりです。

タスクにはタイトルだけでなく、詳細な説明も追加できます。また、日時を設定すれば、指定した時刻に通知（リマインダー）を受け取ることが可能です。

一つのタスクをより小さなステップに分解できるサブタスク機能やルーティンタスクを登録する繰り返し設定もあります。リスト機能を使えば、タスクをプロジェクトごとやカテゴリごとに分類できて便利です。

Google ToDo リストのパソコン版とスマホ版の違い

Google ToDo リストは、パソコン版とスマホ版で提供されています。同じGoogleアカウントでログインしていれば、タスクは自動的に同期されます。

パソコン版は単体でのサービス利用も可能ですが、GmailやGoogleカレンダーのサイドパネルからもアクセスできます。

スマホ版は、「Google ToDo リスト」アプリのインストールが必要です。外出先でも利用でき、即座にタスクの確認や登録ができます。スマホのホーム画面にタスクを表示できるウィジェット機能は、アプリ版の便利な機能です。

どちらにもメリット・デメリットがあるため、

という使い分けが効率的です。

Google ToDo リストの基本的な使い方

基本的な使い方であるタスクの「追加・編集・削除」について、方法を紹介します。パソコン版・スマホ版による操作方法の違いは、ほとんどありません。

▼タスクの追加

1. 「＋」ボタンをクリックし、タスクのタイトルを入力する
2. 日時・時刻を設定する
3. ルーチンとして登録する場合は、繰り返し設定を入力する
4. 詳細が必要な場合は、説明欄に入力する
5. タスクを登録するリストを選択する

▼タスクの編集

1. タスクをクリックし、詳細を開く
2. 日時や説明欄などを編集する

なお、スマホ版は、編集画面からサブタスクの追加が可能です。パソコン版は、タスク右上にある縦三点リーダをクリックすることで追加できます。

▼タスクの削除

1. タスクの右にある縦三点リーダ（スマホ版はタスク編集画面の右上にある三点リーダ）を押す
2. 「削除」を選ぶ

タスクを完了する際は、タスクの左にある「◯」をクリックするだけで完了できます。

Google ToDo リストをGoogle カレンダーと連携する方法

Google ToDo リストは、Googleカレンダーとシームレスに連携できます。同じGoogleアカウントを使うだけで連携されるため、複雑な設定は必要ありません。

1. Googleカレンダーを開く
2. 画面左側の「マイカレンダー」セクションにある「ToDo リスト」をクリック

これだけで、日時が設定されたすべてのタスクが、Googleカレンダーに表示されます。なお、スマホ版でも基本操作は同じです。

また、カレンダーから直接タスク管理が可能です。

1. Googleカレンダーの「＋」をクリックし、「タスク」を選択する
   
2. タイトルや日時などを設定し、「保存」を選択する
   

カレンダーに表示されたタスクをクリックすると詳細が確認でき、編集や削除が可能です。また、そのまま「◯」ボタンを押すことで、カレンダーの画面を離れずにタスクを完了させられます。

予定とタスクを同時に管理できるため、Googleカレンダーをメインとして活用している場合におすすめの方法です。

Google ToDo リストの通知・リマインダー設定方法

Google ToDo リストの通知・リマインダー機能は、独立した設定項目として存在するわけではありません。タスクに日時を設定することで有効になります。

1. タスクの編集画面で「日時」をクリック
2. 日付と時刻を設定する

設定した時刻に、リマインダーが通知されます。設定した時刻になると、PCやスマホにタスクの通知が届きます。

ただし、パソコンやスマホなどのデバイスで通知を許可していなければ、時刻を設定しても通知されないので注意しましょう。

Google ToDo リストをGmailと連携する方法

Gmailを使用している場合は、メールそのものをタスクとしてGoogle ToDo リストに登録できます。登録方法は2つあります。

▼メールを開いてメニューから登録する方法（パソコン版・スマホ版）

1. 該当のメールを開く
2. 縦三点リーダ（スマホ版は横三点リーダ）をクリックし、「ToDoリストに追加」を選ぶ

▼メールをドラッグ＆ドロップする方法（パソコン版のみ）

1. 右のサイドメニューから「ToDoリスト」を開く
   
2. タスク登録したいメールを「ToDoリスト」にドラッグ＆ドロップする

   

操作に慣れるとドラッグ＆ドロップのほうが素早くできるため、パソコンでメール確認をしている場合はこちらがおすすめです。

タスクタイトルはメールのタイトルがそのまま記載されますが、編集も可能なのでわかりやすいタイトルに変えるのも良いでしょう。

また、Gmailからタスク登録することで、メール本文へのリンクが自動的に挿入されます。リンクをクリックするだけで、関連するメール本文にアクセスできます。

そのため、「あのメール、どこだっけ？どんな内容だっけ？」と受信トレイを探し直す必要がなく、業務効率化につながります。

Google ToDo リストを使って効率よくタスク管理するポイント

Google ToDo リストを使って効率よくタスク管理をするためには、下記のポイントが重要です。

タスクリストを複数作成することで、タスクの分類分けが可能です。しっかり分類分けすることで膨大なタスクも処理しやすくなるため、適宜タスクリストを作成しましょう。順番に紹介します。

リストをカテゴリごとに分けると見やすくなる

タスク管理を始めると、すぐにデフォルトのリストがタスクで溢れかえり、何から手をつければよいか分からなくなります。これを防ぐのがリスト機能によるタスクの分類です。

リストの作成方法は下記のとおりです。

1. メニューの「新しいリストを作成」をクリック（スマホ版は左下の三本線マークをタップするとメニューが表示されます）
2. タスクリストの名前を入力し「完了」をクリック

タスクリストはプロジェクトで分類するのが一般的ですが、状況別にリストを作成するのもおすすめです。

たとえば、「PC業務」「スマホで処理できる業務」などです。このように分類しておくと「PCの前にいるから、PC業務リストのタスクを集中的に処理しよう」というように、今自分が置かれている状況で実行可能なタスクだけを効率よく選べます。

優先度でタスクを並べると順番に処理しやすい

実際にタスクを処理していく段階では「どの順番で処理するか」という優先順位付けが重要です。Google ToDo リストは、下記の方法でタスクを並べ替えられるので、適宜切り替えて優先度を整理しましょう。

並べ替えの方法は下記のとおりです。

1. タスク右上の縦三点リーダ（スマホ版は、右下の横三点リーダ）をクリック
2. 並べ替えルールを選択

タスクに優先度をつける具体的な方法の例を紹介します。

まずは日付順に並べ替えて、「今日どうしても終わらせたいタスク」にスターを付けます。次に「指定した順序」に並べ替え、スター付きタスクを一番上にしたうえで、さらに実行しやすい順番に並べ替えましょう。

こうすることで、その日完了させたいタスクで特に重要なものから着手でき、効率的に業務を進められます。

毎日の習慣タスクも登録してルーティン化できる

毎日、毎週など定期的に実施するタスクは、繰り返し設定がおすすめです。繰り返しのタスクを毎回手動で登録していては手間ですし、忘れる原因にもなります。Google ToDo リストの繰り返し機能を使えば、ルーティンタスクの作成を自動化できます。

設定方法は、タスク作成時に日時設定から繰り返しをONにするだけです。すでに登録してあるタスクは、編集画面から同様に設定できます。

ただし、サブタスクを持つタスクは、繰り返し設定ができません。たとえば、「週報作成」という親タスクに「データ集計」「資料作成」というサブタスクを追加した場合、親タスク「週報作成」に繰り返し設定は適用できないのです。

もし、どうしてもサブタスク持ちのタスクを繰り返し設定したい場合は、親タスクをリスト化するのがおすすめです。つまり、「週報作成」というタイトルのタスクリストを別途作成し、そのリストの中に「データ集計」「資料作成」という独立したタスクを登録します。

独立したタスクそれぞれに繰り返し設定を適用することで、目指す運用方法を実現できます。ただし、タスクリストを増やしすぎると管理が大変になるので、注意しましょう。

Google ToDo リストの使い方に関するよくある質問

Google ToDo リストを使い始めるにあたって、よくある質問をまとめました。

それぞれ順番に紹介します。

Google ToDo リストは無料で利用できる？

Google ToDo リストはすべての機能が無料で利用できます。追加料金もありません。Googleアカウントを持っていれば使用できるため、GoogleカレンダーやGoogleドキュメントなどGoogleのツールをメインで使用している場合は、特におすすめです。

Google ToDo リストとGoogle Keepの違いは？

Googleのツールには「Google Keep」というメモ管理アプリがあり、タスク管理としても使用できます。それぞれの違いについて見てみましょう。

Google Keepは、メモや画像、Webサイトなど幅広いアイテムを保存できます。そのため、使い方はタスク管理にとどまりません。ただし、何でも保管できる性質上、メモの数が膨大になると管理が難しくなります。

したがって、期限のあるタスクはGoogle ToDo リスト、それ以外のアイデアやメモはGoogle Keepなど、使い分けがおすすめです。

タスクの共有機能はある？

Google ToDo リストには、タスクをほかのユーザーと共有する機能はありません。そのため、チームでタスクを共有したい場合はほかの手法を取る必要があります。

共有機能を持つタスク管理ツールも多いので、そちらを利用するのも1つの方法ですし、Google Keepを活用するのも良いでしょう。

Google ToDo リストでタスク管理が難しい場合はオンライン秘書がおすすめ

Google ToDo リストは、個人利用においてシンプルで使いやすい便利なタスク管理ツールです。機能が限定的なので、誰にでも使える手軽さが魅力です。

しかし、タスクの数が膨大な場合やチームでタスクを共有したい場合では、Google ToDo リストでは満足できない可能性があります。

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また、下記の記事でタスク管理のコツややり方について解説しています。タスク管理について知識を深めたい方は、あわせてご覧ください。

タスク管理のコツ・やり方とは？仕事の効率化が上手い人がやっている方法を紹介