ルーティン業務の外注でコア業務に集中できる環境を構築｜GVA TECH株式会社様のi-STAFF活用事例

インタビュー：GVA TECH株式会社　若林様

法務部門の業務効率化を支援するサービスを展開するGVA TECH株式会社様。専門家よりも安価に登記簿変更の申請書類を作成できるなど、テクノロジーで法務の課題を解決しています。

少数精鋭で主要サービスを運営するなかで、マーケティング施策に関するリソース不足が課題でした。

今回は、オンライン事務サービス『i-STAFF』を導入し、コア業務に集中できる環境づくりに成功した経緯を担当の若林様に伺いました。

【ご依頼内容】
▼毎日（ほぼ毎日も含む） ・アライアンス日程調整 ・外注フォーム分を含めメールチェック、Gmail返信対応など  ・配配メールのリスト更新 ・PR TIMESリストの更新とフォーム営業 ・STARTUP DBのリスト更新とフォーム営業
▼月1回 ・役員変更訴求ハガキのリスト作成 ・GVA 登記簿取得ユーザー宛ハガキのリスト作成 ・formrunのダウンロードリスト作成
▼月数回 ・通常記事の作成 ・事例記事の作成
▼ 毎月20日〜2件獲得まで ・事例インタビューのメール送信および日程調整
▼ 適宜・ご依頼発生時 ・その他リスト作成（国税庁データからなど） ・ポスターやハガキのデザインやデータの修正 ・スライド作成

テクノロジーで法務の課題を解決し、企業の挑戦を支援

　まず、貴社の事業内容を詳しくお聞かせいただけますか？

弊社では、法務部向けのプロダクト開発を主軸に、企業の法務部門や、税理士・行政書士など専門家の事務所でご活用いただける業務効率化ツールを提供しています。

代表的なサービスとして、会社の変更登記に必要な申請書類を簡単に作成できるオンライン支援サービス『GVA法人登記』を展開しており、法務局へ行かずに申請を可能にしました。

株式会社から一般社団法人まで、さまざまな法人の本店移転や役員変更などの手続きに対応しており、専門家へ依頼するよりも安価に利用できる点が強みです。

社内リソースの逼迫が課題……マーケティング施策をより効率的に進めたかった

　i-STAFFのような外部サービスを利用しようと思われた背景には、どのような課題があったのでしょうか？

GVA法人登記のマーケティング施策は取締役を含めて3名体制で業務をおこなっているため、常に社内のリソースが逼迫している状態でした。

日々のリスト作成やメール対応などの業務に時間を取られ、本来注力すべきマーケティングの戦略立案や、より創造性が求められる業務に集中しきれないのがジレンマで……。

特に、継続的に発生する記事のアップやフォーム営業は、事業成長に欠かせないものの、多くの工数がかかります。

定型業務を効率化し、チーム全体でコア業務へ注力できる体制を整えたいと考えたのが、外部サービスの利用を検討し始めたきっかけです。

きっかけはWeb検索、リスティング広告でi-STAFFを発見

　i-STAFFをお知りになったきっかけを教えてください。

かなり長くお付き合いさせていただいているので記憶が少し曖昧ですが、リスティング広告でi-STAFFさんを見つけたのがきっかけだったと思います。

当時はとにかく人手が足りず、日々の業務に追われていました。

そこで、外部に委託できる業務はないかと情報収集していたところ、i-STAFFさんの広告が目に留まったと記憶しています。

i-STAFFさんのWebサイトの情報をもとに稟議を通して、サービス導入にいたりました。

レスポンスの速さと安定した品質が魅力！今では欠かせないパートナーに

　実際にi-STAFFを利用されてみて、特にご満足いただけている点があれば教えてください。

とにかくレスポンスが速く、それでいて業務の品質が安定している点に満足しています。

現在はマーケティング施策のサポートを中心にお願いしていて、気軽に業務内容を相談できるのが本当にありがたいですね。

メールの配信停止作業やフォーム営業なども、一度指示すればあとは滞りなく進めていただけますし、タスクの分担もスムーズです。

以前は、記事のリライトも200記事ほどお願いしたこともありました。

どのような業務でもレスポンスが速いので、時間を有効活用できています。

毎日2〜3時間分の作業を創出！圧倒的なリソース増を実感

　i-STAFFを導入して得られた効果や、社内での変化をあらためてお聞かせください。

一番の変化は、圧倒的にリソースが増えたことです。i-STAFFさんにお願いしていなかったら、夜中まで仕事をしなければ終わらないような状況でした。

毎日2〜3時間分に相当するルーティンワークをお願いできるようになったので、私たちは本来やるべきコア業務に集中できています。

この環境が手に入ったことが、何よりの効果だと実感しています。

お客様の一員だと考え、積極的な業務遂行を

　（i-STAFF担当者へ）GVA TECH株式会社様の支援にあたって、業務の過程で特に意識しているポイントはありますか？

GVA TECH株式会社様に気持ちよくサービスをご利用いただき、かつご満足いただくことを常に意識しております。

そのために必要なのは、スピードと丁寧さを両立するだけでなく、言葉には直接出てこないご希望まで汲み取ることです。

GVA TECH株式会社様の一員として当事者意識を持ち、受け身にならず、ときにはこちらから提案していく積極性を忘れずに、日々の業務に真摯に取り組んでいます。

まとめ

今回は、「GVA TECH株式会社」の若林様にお話を伺いました。

3名体制で主力サービスの『GVA法人登記』を展開されているGVA TECH株式会社様。i-STAFFに日々のルーティンワークを委託し、毎日2〜3時間分のリソース創出に成功しています。

GVA TECH株式会社様のように、

「日々のルーティンワークに追われてコア業務が滞っている」

「レスポンスの速いオンライン事務サービスが必要になった」

「信頼できるプロに、安心してバックオフィスを任せたい」

などの課題をお持ちではありませんか？

i-STAFFでは、厳しい採用基準をクリアした優秀なアシスタントが、貴社のビジネスを強力にサポートします。

i-STAFFのオンライン事務サービスにご興味をお持ちの方は、ぜひ下記よりお気軽にお問合せください。