BPOとは?今さら聞けないビジネス用語を簡単にわかりやすく解説

BPOとは?今さら聞けないビジネス用語を簡単にわかりやすく解説

事業において、人事や経理といったさまざまな業務は、BPOに任せると効率的です。

「BPOって聞いたことあるけど、どういったものかよくわからない」

「BPOを活用して売り上げ向上が見込めるなら導入したい」

このようにお考えではありませんか。

そこで、BPOがどういったものか、メリットや導入する際のポイントをまとめました。本記事は、下記のことがわかります。

  • BPOとは
  • BPOを導入するメリット
  • BPOを導入する際に意識すべきポイント
  • おすすめのBPOサービス
  • BPOとアウトソーシングの違い

BPOについて把握し、うまく活用すれば、売り上げの向上につながります。業務効率化による生産性向上を図るのであれば、ぜひ最後までお読みください。

BPOとは?

BPOとは、BusinessProcessOutsourcingの略で、自社の業務をまるごと外部委託する手法です。

BPOには、下記のような3つの特徴があります。

  1. 企画・設計や、業務改善まで依頼する
  2. 企業によって、経理や人事のようにさまざまな業務を依頼できる
  3. BPO業者は高い専門性を持っている

業務の一部を依頼する場合と異なり、BPOは業務にかかわるすべてのプロセスを依頼します。したがって、外部委託先での自由度が高く、専門性も高いため、より効率的かつスムーズな業務が可能です。

そのため、自社で効率が芳しくないうえに委託できる業務があれば、BPO業者への依頼をおすすめします。

BPOを導入する3つのメリット

現代社会は人手不足なので、苦手な業務もすべてこなすのは効率的ではありません。苦手な業務はどうしても非効率になってしまうので、得意な人(業者)に依頼するのが得策です。

具体的にBPOに依頼するメリットは、下記の3つです。

  1. コア業務に集中できるため、生産性が上がる
  2. コストが削減できるため、利益向上につながる
  3. 業務が効率的に進むため、顧客満足度の向上につながる

順番に紹介します。

1.コア業務に集中できるため、生産性が上がる

BPOを導入すると、「コア業務に集中できる」という大きなメリットを得られます。

自社にとってネックになっている業務や売上に直接つながらないノンコア業務は、人手不足の現代において生産性の向上を妨げがちです。上記のような業務をこなしている間は、人的リソースをうまく活用できていません。

たとえば、ノンコア業務には、下記のような例が挙げられます。

  • 経理業務
  • 事務業務

ノンコア業務とは、おもに顧客対応や高度な判断が不要な業務です。BPOを導入すると、ノンコア業務にかかっていた人的リソースを開放できます。コア業務に集中して、生産性向上に役立てましょう。

2.コストが削減できるため、利益向上につながる

「コスト削減」は、BPOによる大きなメリットです。

非効率的な業務やノンコア業務に時間をかければ、その分コストは上がり続けます。費用対効果が小さい業務に、時間をかけるのはおすすめできません。

BPOに依頼すればコストの上昇が抑えられるばかりではなく、依頼した業務にまつわるトラブルの解決も任せられます。したがって、時間をかけずにすむため、結果的にコスト削減につながります。

3.業務が効率的に進むため、顧客満足度の向上につながる

自社で業務をこなすよりも、BPOに依頼したほうが効率的にこなせる場合があります。

BPOは、各部門に精通したプロ集団です。豊富なノウハウを蓄積しているところも多く、トラブル発生時もスムーズに対処してくれます。

たとえば、IT関連部門をBPOに依頼したとします。システムやサーバーの構築といった業務では、継続的なアップデートやメンテナンスが必要です。ノウハウが少なければトラブルが発生したときの対処に手間取りますが、優秀なエンジニアがそろうBPOなら迅速に解決してくれます。

結果的に業務がスムーズに完了すれば、顧客満足度の向上につながります。

BPOを導入する際に意識すべき4つのポイント

BPOを導入するのであれば、下記の4つを押さえておきましょう。

  1. 依頼したい業務を明確にする
  2. 依頼したい業務に対応しているか確認する
  3. 情報漏えいといったセキュリティ対策が万全か確認する
  4. 価格が適正か確認する

順番に紹介します。

1.依頼したい業務を明確にする

BPOに依頼したい業務を、「本当に任せて問題ないか」という観点で明確にしなければなりません。明確にしないまま業務を依頼すると、将来的にマイナスになる事態を招く恐れがあるからです。

たとえば、BPOを導入すると、依頼した業務に関するノウハウは自社に蓄積されないため、将来自社に戻ってくるとスムーズに業務がこなせなくなるかもしれません。

したがって、業務を依頼する場合は、下記のようなポイントを確認しておきましょう。

  • 現状、任せてもいい業務か
  • 将来、コア業務になる可能性はないか

上記を明確にしておけば、BPOの導入に失敗する恐れはグッと低くなります。

2.依頼したい業務に対応しているか確認する

依頼したい業務と業者がマッチしているか確認しましょう。

BPOは、各業務に関する専門業者です。当然ながら業者ごとに蓄積しているノウハウが違うため、得意とする業務内容も違います。

たとえば、IT分野が苦手であれば、ITに特化したBPOであるITOに依頼するのがおすすめです。

また、簡単な電話の問い合わせが多いのであれば、電話の一次対応を得意とする業者に依頼しましょう。

このように、自社の依頼したい業務と業者が得意にしている業務がうまくマッチしているかが重要です。

3.情報漏えいといったセキュリティ対策が万全か確認する

BPOに依頼するときは、セキュリティ対策が万全か確認しなければなりません。なぜなら、依頼したい業務に関わらず、自社の社員や顧客情報を提示しなければならないからです。

BPOのセキュリティ対策が不十分だと、情報漏えいといったトラブルを引き起こし、企業としての信頼を落としかねません。セキュリティ対策が十分かどうか確認するには、下記のような項目を確認しましょう。

  • 実績の有無
  • プライバシーマークの有無
  • セキュリティに関する教育の定期的な実施

多数の実績があれば、多くの企業から信頼を勝ち得ていると判断できます。

また、プライバシーマークは情報取扱いに関する規格なので、十分な証明となります。BPO業者を選ぶときは、上記の項目を確認して情報の取り扱いができるか見極めましょう。

4.価格が適正か確認する

当然ながら、サービスの価格が適正か確認しなければなりません。同じ業務内容でも、品質や業務体制によって価格は異なります。そのため、多くの企業から見積もりをしてもらうのがおすすめです。

また、イレギュラーな事態も想定しておかなければなりません。想定していなかったトラブルが発生したとき、BPOに時間外の対応を求める可能性があります。イレギュラーが発生した場合に備えて、あらかじめ追加料金や対応範囲といった項目を確認しておきましょう。

もちろん、かかる費用と業務を依頼することで上がる売上のバランスは、しっかりと想定しておかなくてはなりません。空いたリソースが生み出す売上の算出は困難ですが、費用対効果を常に考えるのが重要です。

おすすめのBPOサービス5選

BPO業者はたくさんありますが、本記事では5社紹介します。

  1. i-STAFF
  2. 株式会社パソナ
  3. 株式会社ネオキャリア
  4. 株式会社リアルゲート
  5. 株式会社ベルシステム24

それぞれの特徴を紹介します。

1.i-STAFF

i-STAFF出典:i-STAFF

業務内容
  • メール返信代行
  • スケジュール調整
  • 記帳代行
  • 請求書作成業務
  • 入稿作業、ライティングチェック
  • SNSの運用代行
  • 勤怠管理
  • スカウト代行
  • 顧客リストの管理
  • 情報収集、資料作成
導入企業
  • 株式会社コンテンツラボ
  • 株式会社メディソリーゾ
  • ordercompany co.ltd

i-STAFFは、採用率1%の高いスキルを持つオンライン秘書・オンラインアシスタントが在籍するサービスです。

i-STAFFの特徴は、下記の3つです。

  1. 幅広い業務をスピーディーで確実に対応
  2. お試しプランなら6時間無料で、本契約は2,640円から可能
  3. 業界唯一の返金保証あり

特に、BPOに依頼するときに心配なのは、思ったような成果が上がらないことです。i-STAFFならお試しプランでクオリティを確認できるうえ、返金にも対応しています。

BPOにまるごと依頼するほどではない、ちょっとした業務をお願いしたい場合におすすめです。

2.株式会社パソナ

出典:株式会社パソナ

業務内容
  • 総務・庶務事務
  • 人事労務
  • 経理・財務
  • 営業事務・受発注
  • 営業・販売
  • カスタマーサポート
  • 調達・購買
  • 健康経営
  • 海外人事労務 など
導入企業
  • 住宅設備メーカー
  • 製造メーカー
  • 電機メーカー
  • 洋菓子メーカー など

株式会社パソナは、幅広い業務に対応しているBPO業者です。

株式会社パソナは、下記のような3つの特徴があります。

  1. 現場の見える化や業務設計から始まり、安定して運用されるまでサポートする
  2. プロジェクト設計・構築力と運用・遂行力が強み
  3. 業務設計後に部分的なトライアル運用もできる

東証一部上場企業で、取引実績も多いため安心して任せられるBPO業者です。初めてBPOに依頼するのであれば、トライアルもできる株式会社パソナがおすすめです。

3.株式会社ネオキャリア

出典:株式会社ネオキャリア

業務内容
  • データ入力
  • 購入後のサンキューコール、フォローコール
  • アポイント獲得、DM送付後フォロー
  • カスタマーサポート、問い合わせ対応
  • テクニカルサポート
  • WEB制作
導入企業
  • スポーツクラブ・フィットネス
  • 自動車メーカー
  • 住宅メーカー

株式会社ネオキャリアは、累計3,000社以上に利用されているBPO業者です。

株式会社ネオキャリアの特徴は、下記の3つです。

  1. ニーズや課題に合わせた細かい対応ができる
  2. 品質に対する取り組みやレポートを通じて業務報告と改善を行う
  3. 万全のセキュリティと個人情報保護対策を実施

専用にカスタマイズされた業務設計やチャット対応、Web会議と言ったさまざまなニーズに対応しています。3,000社を超える圧倒的な実績を持っているため、安心して任せられます。

4.株式会社リアルゲート

出典:株式会社リアルゲート

業務内容
  • 総務
  • 人事
  • 経理
  • メディア記事作成
  • データ作成
  • 勤怠管理
  • 給与計算
導入企業

株式会社リアルゲートは、企業の課題を独自のプラットフォームでさまざまな角度から解決するBPO業者です。

株式会社リアルゲートの特徴は、下記の3つです。

  1. ハイレベルのスタッフによるトータルプロデュース
  2. 幅広い業界に対応可能
  3. 緊急時でも即座に対応

リーマンショックや東日本大震災の経験を経て、株式会社リアルゲートは継続性の高い体制を構築しています。通信回線・運用環境の複数保持や、緊急時で在宅ワークへの切り替えが即座に可能です。

緊急時でも稼働しているという安心感を得たいのであれば、株式会社リアルゲートがおすすめです。

5.株式会社ベルシステム24

出典:株式会社ベルシステム24

業務内容
  • フィールド営業アウトソーシング
  • 非対面営業アウトソーシング
  • プロセスアウトソーシング
導入企業
  • 大手メディア運営会社
  • 大手空調総合メーカー

株式会社ベルシステム24は、営業アウトソーシングと営業事務作業アウトソーシングのメニューがあるBPO業者です。

株式会社ベルシステム24の特徴は、下記の3つです。

  1. コンサルティングから業務構築、運用までワンストップで対応
  2. 現場で細かな調整をして最適なモデルを確立
  3. 売上の拡大やコスト削減へ貢献

営業と事務に対応しているため、営業リソースが足りていない場合や事務作業に工数を割かれている場合におすすめです。

BPOとアウトソーシングの違い

BPOとアウトソーシングは、どちらも外部委託という業務形態は同じですが、業務の範囲に違いがあります。

  • BPO:業務を丸ごと外部に依頼する
  • アウトソーシング:業務の一部を外部に依頼する

アウトソーシングは、自社の業務を依頼しますが、トラブル対応や業務効率化といった内容は含まれていません。また、一時的に発生した業務だけを依頼する場合もあります。

一方で、BPOは、ただ業務を依頼するだけではなく、下記のような付随する業務も依頼内容に含まれます。

  • 業務設計
  • トラブル対応
  • 課題の分析
  • 改善案の決定
  • 業務の効率化

つまり、「外部に自社部門を設置する」イメージで、BPOは依頼された業務にかかわるすべてのプロセスを実施します。

自社に合ったBPO業者に依頼して、生産性向上を図ろう

BPOは、自社の業務をまるごと依頼できる業者です。BPOに業務を依頼すると、業務が効率化され、コア業務に集中できます。

そのため、苦手な業務に時間をかけすぎることもなく、コストもかかりません。業務の効率化ができれば、顧客満足度の向上も図れます。

依頼したい業務が「外部に任せてもいい業務」か吟味して、自社に合ったBPO業者に依頼しましょう。

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