GoogleドキュメントとWordの違いは？賢い選び方と互換性

ビジネス文書を作成する際、 GoogleドキュメントとWordのどちらを使うべきか悩む人がいます。それぞれの違いや正しい使い分け方を知ることで、適切なビジネス文書が作成可能です。

しかし、自分に適したツールを選ばなければかえって手間が増え、業務効率が下がる恐れもあります。

そこで本記事では、下記をまとめました。

それぞれの特徴を正しく理解し、文書作成業務をスムーズに進めたい方は、ぜひ最後までお読みください。

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GoogleドキュメントとWordの違い5つ

GoogleドキュメントとWordは、どちらも文書作成ツールとして広く利用されていますが、機能や仕組みに違いがあります。

特に、Googleドキュメントは、Googleアカウントがあれば基本的に無料で使用できます。順番に見ていきましょう。

クラウド型とインストール型

システム的な違いとして、ツールの形態が挙げられます。

Googleドキュメントはクラウド型のツールです。PCにソフトをインストールする必要がなく、Google ChromeやMicrosoft EdgeなどのWebブラウザさえあれば、すぐに使用できます。インターネットを利用できる環境であれば、PCやスマートフォンなど、どのデバイスからでも同じファイルにアクセス可能です。

一方、Wordは基本的にインストール型のデスクトップツールです。PC本体にソフトをインストールして使用するため、インターネットに接続されていないオフライン環境でも安定して動作します。ただし、近年はクラウド版も提供されており、こちらが主流になりつつあります。

データの保存場所

作成したデータをどこに、どのように保存するかも大きな違いのひとつです。

Googleドキュメントに入力したデータは、クラウド上のGoogleドライブに自動保存されます。そのため、PCの電源が急に落ちたり、ブラウザを誤って閉じたりしてもデータが消える心配はほぼありません。

対してインストール型のWordは、基本的にPC内のストレージにファイルを保存します。そのため、こまめに上書き保存をしなければなりません。保存する前にツールが終了すると、作業内容が失われるリスクもあります。

データの安全性を確保するためには、Googleドキュメントならインターネット接続、Wordならこまめな保存操作が必要であることを把握しておきましょう。

利用料金

Googleドキュメントは、個人的な利用であれば完全に無料です。Googleアカウントを作成するだけで、文書作成だけではなく、表計算やスライド作成などの機能もすべて無料で使えます。

企業向けには「Google Workspace」という有料プランがあり、ほぼすべてのツールにおいて機能が拡張され、セキュリティ性も高いサブスクリプションサービスです。

一方、Wordを利用する際は「買い切り型」の購入費用かサブスクリプション費用がかかるため、無料では利用できません。

機能性

文書の見た目やレイアウトを作り込む機能においては、Wordが優位と言えます。

Wordは、印刷物の作成も想定されたツールです。そのため、レイアウトに関する機能が充実しています。また、PCにインストールされている多彩なフォントを利用できる点も優れています。

Googleドキュメントも基本的な文書作成機能は十分です。ただし、Wordに比べて使用できるフォントも少なく、印刷するには物足りなさを感じる可能性もあります。

共同編集

複数人でひとつの文書を編集する際は、Googleドキュメントが優れています。

Googleドキュメントは、複数人での同時編集を前提に設計されています。URLを共有するだけで、複数のメンバーが同時にひとつのファイルにアクセスし、編集作業を行えます。誰がどこを編集しているかがリアルタイムで表示されるため、意見を出し合いながら文書作成が可能です。

Wordにも共同編集機能はありますが、利用条件が限られます。そもそもローカルでのみ動作するWordでは、メールやチャットツールでひとつのファイルをやりとりしなくてはならず、利便性に欠きます。

GoogleドキュメントとWordの違いに基づく使い分けと選び方

GoogleドキュメントとWordの使い分け方・選び方を紹介します。

順番に見ていきましょう。

Googleドキュメントが向いている人・利用シーン

Googleドキュメント最大の特徴は、同時編集や自動保存などのリアルタイム性です。スピード感や共有のしやすさが求められる場面で特に役立ちます。

たとえば、チームでのブレインストーミングや議事録作成に使用できます。会議中に全員で同じドキュメントを開き、同時に書き込んでいけば、会議終了と同時に議事録が完成します。

さらに、移動が多い営業担当者や隙間時間を活用したい人にもおすすめです。スマートフォンやタブレットからいつでもアクセスできるため、場所を選ばずに下書きやメモを作成できます。

とにかく手軽に始めたい、チームで協力して作りたい、という場合はGoogleドキュメントを選びましょう。

Wordが向いている人・利用シーン

Wordは、高度なレイアウトが必要な場面に向いています。

たとえば、デザイン要素を含む社内報や案内状、チラシの作成に向いています。画像や図形を思い通りに配置し、美しいレイアウトに仕上げられます。

形式を重視する文書や、印刷して利用する資料を作成する場合は、Wordを選ぶのがおすすめです。

ビジネスや提出書類ではどちらを選ぶべきか？違いで判断する基準

ビジネスシーンでは、企業や取引先のスタイルに合わせるのがおすすめです。具体例として、作成プロセスと最終成果物でツールを使い分ける方法があります。

たとえば、文書を作成する過程では、Googleドキュメントを活用します。チームメンバーとリアルタイムで共同編集し、コメント機能でフィードバックをもらいながら内容を固められるからです。ファイルのやり取りが発生しないため、どれが最新版かわからなくなるトラブルも防げます。ただし、1人で作成する場合は、Googleドキュメントにとらわれる必要はありません。

一方、最終成果物として提出する場合は、Word形式にします。特に、相手の閲覧環境が不明な場合や正式なビジネス文書として送付する場合は、汎用性の高いファイル形式で送るのが良いでしょう。

GoogleドキュメントとWordの互換性は？形式の違いと変換方法

GoogleドキュメントとWordは異なるツールですが、互換性があります。それぞれに変換する方法を解説します。

これらの手順を知っておけば、どちらのツールを使っていてもスムーズに業務を進められます。

WordファイルをGoogleドキュメントで編集する手順

WordファイルをGoogleドキュメントで編集したい場合は、ファイルをアップロードすることで編集できます。

もし、Googleドキュメントに変換したい場合は、メニューの「ファイル」から「Googleドキュメントとして保存」を選択しましょう。Wordファイルとは別に、Googleドキュメント形式の新しいファイルが作成されます。

GoogleドキュメントをWord形式（.docx）で保存する手順

GoogleドキュメントをWord形式で保存するのは簡単です。

Googleドキュメントのメニューバーにある「ファイル」をクリックし、「ダウンロード」から「Microsoft Word (.docx)」を選択するだけです。PCのローカルフォルダにWordファイルとして保存されます。

補足として、編集する必要がなくレイアウトを完全に固定したい場合は「PDFドキュメント (.pdf)」を選択してダウンロードするのがおすすめです。PDFであれば、相手の環境に左右されず、意図した見た目で資料を共有できます。

変換してレイアウトが崩れた場合の対策

フォーマットを変換する際、どうしてもレイアウト崩れや文字化けが発生してしまいます。特に、余白のズレやフォントの置き換わりがおもな原因です。

余白がずれてページ送りが変わってしまう場合は、Googleドキュメントの「ページ設定」を確認しましょう。Wordの標準的な余白設定に合わせてダウンロードすることで、ズレを最小限に抑えられます。

また、フォントが異なると文字化けの原因となります。使用していたフォントに互換性がない場合、うまく表示されません。これを防ぐためには、両方の環境で共通して使用できる標準的なフォントを使用しましょう。

Wordとの違いで際立つGoogleドキュメントのメリット

Googleドキュメントを使用するメリットは、下記のとおりです。

それぞれの機能がどのように業務効率化に貢献するのか、具体的に見ていきましょう。

共同編集しやすく作業スピードが向上する

共同編集のしやすさは、Googleドキュメントならではのメリットです。

リアルタイムで同時編集できる手軽さも魅力ですが、コメント機能を使ったコミュニケーションのしやすさも便利です。文書内の特定の箇所に対してコメントを入れる際、「@」に続けて担当者を指定すると、そのコメントを確実に届けられます。相手の設定によっては通知が届くようになるため、見落としも発生しづらいです。

メールやチャットツールで文書作成のやりとりをする必要がなくなり、ドキュメント内で完結させられます。誰が何を確認すべきかが明確になるため、チーム作業のスピードが上がります。

変更履歴が自動記録され過去バージョンの復元ができる

「間違えて消してしまった」「数日前の状態に戻したい」というトラブルも、Googleドキュメントなら簡単に対応できます。

Googleドキュメントは、編集の履歴を自動的に保存しています。「ファイル」メニューから「変更履歴」を表示させれば、誰がいつ、どの部分を修正したかがタイムラインで確認可能です。任意の時点をクリックすれば、文書全体をその時の状態に戻せます。

また、重要なタイミングの履歴には名前を付けられます。たとえば「初稿」「修正案A」のように名前を付けておけば、必要なバージョンをすぐに見つけ出せます。さらに、過去のバージョンからコピーを作成して別ファイルとして保存できるため、安心して修正可能です。

音声入力や翻訳機能で効率化を図れる

Googleが持つ音声入力や翻訳機能を活用すると、気軽に文書の作成・翻訳が可能です。特に、音声入力の精度は高くなっており、キーボード入力が苦手な人でもスピーディに文章を作成できます。マイクに向かって話すだけでテキスト化されるため、インタビューの文字起こしやアイデア出しのメモ作成に最適です。

また、翻訳機能も便利です。メニューにある「ツール」の「ドキュメントの翻訳機能」をクリックするだけで、ドキュメント全体を指定した言語に翻訳し、新しいファイルとして保存してくれます。海外の資料をざっと理解したいときや、多言語対応の資料を作成する際の下書きとして活用すれば、作業時間の短縮につながります。

アドオンを追加して機能を拡張できる

Googleドキュメントは、アドオンを使って機能を拡張できます。たとえば、電子署名を追加できるアドオンや図やフローチャート作成できるアドオンなどを追加することで、業務効率化が可能です。

自分の使いやすいようにカスタマイズできる点が、単なる文書作成ツール以上の価値をもたらしてくれます。

GoogleドキュメントとWordの違いを理解して使い分けよう

GoogleドキュメントとWordはそれぞれに特徴があるため、必要に応じて使い分けたり、そもそも使用するツールを統一したりするのがおすすめです。

Googleドキュメントは共有とスピードに優れる反面、Wordは機能性やデザイン性に優れています。最終的な成果物をどう扱うのかによって、適切なツールを選びましょう。

もし、ツールの使い分けや文書作成業務そのものに負担を感じている場合は、アウトソーシングを検討するのもひとつの手です。オンライン秘書・オンラインアシスタントサービス『i-STAFF』なら、文書作成のエキスパートが業務をサポートします。リソース不足の解消や業務効率化をお考えの方は、ぜひお気軽にご相談ください。

 

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