経費精算をアウトソーシングするメリット・費用相場・おすすめ代行業者を紹介

経費精算は、利益や従業員の給与に直接影響する重要な業務で、件数が多くなるほど煩雑さが増します。そこで、経費精算をアウトソーシングするのがおすすめです。しかし、

「経費精算をアウトソーシングする際のメリットやデメリットは？」

「経費精算のアウトソーシングに費用はいくらかかる？」

このようにお考えではありませんか。ただし、自社にあったアウトソーシング業者を選ばなければ、思ったような効果が出ない恐れもあります。

そこで本記事では、下記をまとめました。

経費精算が従業員のリソースを圧迫して困っている方は、ぜひ最後までお読みください。

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経費精算のアウトソーシングに依頼できる業務

経費精算のアウトソーシングでは、おもに下記の業務を依頼できます。

経費申請の確認と承認では、提出された経費申請書類のチェックを行います。領収書・請求書との突き合わせ、社内規定に基づいた承認作業などがおもな業務内容です。

また、承認済み経費データを会計システムに入力します。支払処理では、承認済み経費の支払い手続き、振込データの作成、支払い状況の管理などを担当します。

代行業者によっては関連性の高い業務も代行できるため、あらかじめ確認しておくことが重要です。

経費精算をアウトソーシングする5つのメリット

経費精算をアウトソーシングすることで、得られるおもなメリットは下記のとおりです。

最新の法令や規制に精通した専門家が対応するため、法改正への迅速な対応が可能です。ひとつずつ見ていきましょう。

【メリット1】プロの仕事による業務品質の向上を見込める

経費精算をアウトソーシングすると、プロによる品質の向上が見込めます。専門知識を持つスタッフが担当するため、正確性の向上が期待できます。たとえば、単純な入力ミスの防止や不適切な経費の検出などが実現可能です。

代行業者は複数の企業で経費精算を行っているため豊富なノウハウを持ち、常に最新の状態にアップデートしています。そのため、自社の経費精算プロセスの改善点を発見し、より効率的な運用方法を提案してもらえる可能性があります。

定期的なレポートや分析結果を共有してもらえることも多く、経費の傾向把握が可能です。たとえば、部門ごとの経費使用状況や、特定の経費項目の増減傾向などを可視化できます。

このように、プロの視点を取り入れることで、経費精算業務全体の品質向上が実現できます。

【メリット2】従業員の負担軽減を図れる

経費精算は煩雑な業務が多いため、アウトソーシングで従業員の負担軽減を図れます。経費精算業務では、下記のような作業が必要です。

アウトソーシングを活用することで、従業員は本来の業務に集中できる時間が増え、経費精算に関するストレスが軽減されます。また、月末や期末の締め切りに追われる心理的プレッシャーも減少します。

特に中小企業など、経理部門の人員が限られている企業にとっては、経費精算業務の負担軽減は重要です。煩雑な事務作業から解放され、分析や経営サポートなど、より戦略的な業務に注力できます。

【メリット3】属人化を防ぎ、不正防止につながる

経費精算をアウトソーシングすると、特定の社員に業務が集中する属人化を防げます。属人化を防止することで、下記の効果が期待できます。

専門の外部業者が一貫して経費精算を行うと、社内での属人化リスクを軽減可能です。第三者の視点で経費精算するため、社内の人間関係に左右されない公平な処理ができ、不正請求や水増し請求などの不正行為を未然に防げます。

専門業者の持つ高度なノウハウや最新のシステムを活用することで、より厳密な経費管理が実現可能です。結果として、会社全体のコンプライアンス意識向上にもつながります。

【メリット4】コスト削減による利益向上を期待できる

経費精算業務をアウトソーシングすると、コスト削減効果が期待できます。具体的には、下記の要素が重要です。

代行業者に任せるため、経費精算にかかっていた人件費を削減できます。特に、残業や休日出勤で対応していた場合は、大きな効果を得られる可能性が高いです。

さらに、新しく人材を採用するケースを考えると、求人広告費や雇用後の導入教育に関するコストがかかりません。さらに、それらに関連する担当者の人件費も削減できます。

このように、適切にアウトソーシングを活用することでコストを削減できるため、利益向上につながります。

【メリット5】法改正の対応に手間取らない

経理業務は法律が深く関係する重要な業務で、不定期で発生する法改正への対応に手間がかかります。しかし、経費精算をアウトソーシングすることで、法改正の対応に手間取りません。

代行業者は、法改正の動向を常に把握し、迅速かつ適切な対応を行います。たとえば、システムの更新や書類フォーマットの変更、新制度への対応などです。

自社は法改正への対応を気にすることなく、常に最新の法令に準拠した経費精算業務を行えます。法改正に関する専門知識を持つ人材を育成する必要もなく、突発的な法改正にも柔軟な対応が可能です。

経費精算をアウトソーシングする際の注意点3つ

経費精算をアウトソーシングする際は、下記のポイントに注意しましょう。

アウトソーシングを始める際には、業務フローの見直しや社内規定の整備などの準備が必要です。一定の時間とコストがかかるため、初期段階では想定以上のリソースが必要になる可能性があります。

【注意点1】社内にノウハウが蓄積されない

経費精算をアウトソーシングすると、社内にノウハウが蓄積されづらくなります。自社の担当者が経費精算処理に関わる機会が少なくなるからです。そのため、下記のような事態に直面する場合があります。

経費申請から承認、支払いまでの業務プロセスを把握できず、トラブル発生時に適切に対応できなくなる恐れがあります。

また、システム操作のような実務的なスキルが低下し、内部での経費管理が困難になるかもしれません。経費精算のノウハウがなくなれば、業務を自社に戻す場合に業務を進められなくなる恐れがあります。

このような問題を回避するためには、代行業者との密な連携が必要です。また、内製化を考えている場合は、定期的な社内研修の実施も視野に入れておきましょう。

【注意点2】従業員の人材育成ができない

自社で経費精算業務を行わなくなれば、従業員の人材育成の機会が失われる可能性もあります。結果として、経理スキル向上の機会喪失や問題解決能力の低下を引き起こしかねません。

経費精算業務をアウトソーシングしつつ人材育成を強化するためには、自社の担当者を代行業者とのチームに加え、常に最新の状況を把握しておくのがおすすめです。また、一部の業務だけを社内で行う運用もひとつの方法です。

従業員の成長機会を確保しつつ、業務効率化のバランスをとりましょう。

【注意点3】体制づくりにリソースが必要

経費精算をアウトソーシングする際には、体制づくりが欠かせません。たとえば、下記の内容が重要です。

経費申請の基準を明確化し、承認フローを設計します。例外的な処理についても取り決めるのがおすすめです。そのうえで、従業員へ運用ルールを周知・徹底しなければなりません。

これらの体制づくりには、時間とコストがかかります。特に初期段階では、社内の関係部署との調整や代行業者との打ち合わせに多くの時間が必要です。

しかし、長期的には業務効率化やコスト削減につながるため、初期投資と考えましょう。体制づくりに十分なリソースを割くことで、スムーズな移行と安定した運用が可能になります。

経費精算をアウトソーシングする際の費用相場

経費精算のアウトソーシング費用は月額制が一般的ですが、初期費用が必要な場合もあります。しかし、業務内容によって費用が異なるため、多くの業者はWebサイトで費用を公開していません。下記に費用相場をまとめましたが、具体的な費用は代行業者に直接確認するのがおすすめです。

業務量	月額費用
少ない	5万円程度
通常	10万円前後
多い	20万円以上

代行業者に費用を確認する際は、依頼したい業務を明確化しましょう。曖昧なままでは正確な見積もり金額にならず、契約後に差異が発生する可能性もあります。また、複数の代行業者に見積もりを依頼し、比較検討するのがおすすめです。

経費精算のアウトソーシング業者の選び方

経費精算のアウトソーシング業者を選ぶ際は、下記のポイントを確認しましょう。

経費精算のシステムがない場合やリニューアルしたい場合は、その導入をサポートするアウトソーシング業者を選びましょう。クラウドツールの導入サポートはもちろん、自社のシステムと連携してくれるかも重要です。

アウトソーシング業者は、大きく常駐型とオンライン型にわけられます。常駐型は業者のスタッフが自社に常駐して業務を行う形態で、オンライン型は遠隔で業務を行う形態です。業務の性質や自社の体制にあった形態の業者を選びましょう。

経費精算をアウトソーシングできるおすすめ代行業者5選

おすすめのアウトソーシング業者は、下記のとおりです。

それぞれの概要と特徴を見ていきましょう。

1.i-STAFF

i-STAFFは、経費精算を始めとする経理業務を任せられるオンライン秘書・オンラインアシスタントサービスです。経理に関する豊富な知識とスキルを持つスタッフが対応します。

i-STAFFの特徴は、下記のとおりです。

経費精算のほかにも記帳代行や請求書作成業務、クラウドツールの導入サポートなどに対応します。経理部門以外にも対応できる業務が多いため、企業全体の困りごとを解決したい場合におすすめです。

　

下記の記事でi-STAFFの評判や口コミを紹介しているので、あわせてご確認ください。

＞＞i-STAFF(アイスタッフ)導入企業の評判・口コミは？料金・導入事例を紹介

2.オンワードアカウンティング

＜出典：オンワードアカウンティング＞

オンワードアカウンティングは、経費精算に特化した代行業者です。負担になりやすい経費精算業務を迅速、かつ正確に行います。

オンワードアカウンティングの特徴は、下記のとおりです。

中国や韓国、英語の証憑をチェックできるため、海外へ出張したり拠点を持ったりする場合におすすめです。

3.FOC経理アウトソーシング

＜出典：FOC経理アウトソーシング＞

FOC経理アウトソーシングは、30年の実績を持つ経費精算の代行業者です。経理代行によって、業務効率化やコスト削減をサポートします。

FOC経理アウトソーシングの特徴は、下記のとおりです。

経費精算業務の代行だけではなく、システムの導入や運用も代行します。システムまわりに不安が残る場合におすすめです。

4.IT World

＜出典：IT World＞

IT Worldは、経費精算システムの設定や運用を依頼できる代行業者です。煩雑なシステムの設定を任せてコストと工数を削減できます。

IT Worldの特徴は、下記のとおりです。

経費精算システムの設定や運用では、従業員や管理者のマスター関連業務やワークフローの整備など、思ったよりも設定に時間がかかります。既存のシステムを刷新したい場合や初めてシステムを設定する場合におすすめです。

5.パーソル ワークスデザイン

＜出典：パーソル ワークスデザイン＞

パーソル ワークスデザインは、経費精算だけではなく幅広いBPOサービスを提供する代行業者です。BPO専業50年のノウハウを活かし、顧客ごとにカスタマイズしたサービスを提供します。

パーソル ワークスデザインの特徴は、下記のとおりです。

手作業で行っている業務を、システム開発やAI-OCRを活用することで効率化します。顧客のニーズにあわせたカスタマイズも可能なため、悩みごとを明確化してから相談するのがおすすめです。

経費精算業務を代行して生産性向上を図ろう

経費精算のアウトソーシングは、経理業務のなかでも煩雑になりがちな経費精算業務を代行する業者を指します。業務品質の向上や従業員の負担軽減、法改正への迅速な対応などのメリットがあります。経費精算が多い企業は、アウトソーシングを検討すべき業務のひとつです。

ただし、費用は業務内容によって大きく異なるため、依頼したい業務を明確化しなければ正確な見積もり金額を得られません。業務を明確化したのち、セキュリティ体制や業務形態（常駐型やオンライン型）を考慮し、自社に適したアウトソーシング業者を選びましょう。そのうえで、効率的な経費精算業務を実現し、生産性向上を図りましょう。