業務改善アイデア・具体例10選！成功のポイント・注意点を解説

ビジネスにおいて業務改善は重要ですが、ゼロベースで考えるとうまくいかないこともあります。そこで、

「業務改善について考えたいけど、アイデアが思い浮かばない」

「どのような考え方で取り組めば改善に成功できる？」

このようにお考えではありませんか。業務改善のアイデアは自分で作り上げることも重要ですが、アイデアの引き出しがなければ無為に時間ばかり過ぎてしまいます。

そこで本記事では、下記をまとめました。

業務改善を成功させて効率化を進めたい場合は、ぜひ最後までお読みください。

なお、業務改善を実現する手段のひとつに、オンライン秘書の活用があります。オンライン秘書・オンラインアシスタントサービス『i-STAFF』は、幅広い業務に対応しているため、課題を感じている業務を依頼するだけで効率化が可能です。

i-STAFFの詳細は、下記をご確認ください。

業務改善とは？

業務改善とは、業務プロセスを見直し、効率化や高品質化を図る活動です。無駄な業務を削減したり新しいシステムやツールを導入したりすることで実現できます。業務改善の目的は、

• コスト削減
• 生産性向上
• 品質の向上

などがあり、上手に改善活動を進めることで、組織全体のパフォーマンス向上につながります。

業務改善を行う3つのメリット

業務改善を行うメリットは、下記のとおりです。

業務改善を実現すると従業員の負担軽減につながるため、働きやすい職場環境を構築できます。順番に見ていきましょう。

【メリット1】業務効率化によって生産性向上を見込める

業務改善に成功すると効率化につながり、結果的に生産性の向上を見込めます。業務改善によって不要な業務を削減したり業務の流れをスムーズにしたりすることで、同じ時間でより多くの業務を進行可能です。

たとえば、業務フローを見直すことで、それまで複数のステップを必要とした業務が単純化して時間短縮できる場合があります。このように、業務改善による効率化は同じ労力でより多くの成果を生み出し、組織全体の生産性の向上につながります。

【メリット2】コスト削減による利益向上を期待できる

業務改善を進めることで、コスト削減が可能です。不要な業務や無駄なプロセスを削減することで、必要な工数が少なくなり人件費を節約できます。たとえば、打ち合わせの時間を見直せば、その分の人件費削減が可能です。

コスト削減が実現できれば、利益向上につながります。売上を最大化しつつ、コスト削減を図ることで企業全体の経営状態も良好になります。

【メリット3】働きやすい環境を実現できる

業務改善のメリットに、従業員にとって働きやすい職場環境の構築が挙げられます。業務効率化が実現できれば業務にかかる時間が短縮され、残業時間の削減が可能です。

残業時間が削減できれば従業員の労働時間を最適化でき、プライベートな時間を重視してもらえます。このようなワークライフバランスの向上は、従業員のモチベーションアップにより、従業員満足度向上につながります。

したがって、組織全体の生産性やパフォーマンス向上のため、働きやすい環境づくりが重要です。

業務改善アイデア・具体例10選

業務改善のアイデア・具体例は、下記のとおりです。

効果の高いものは導入ハードルが高い場合もあるため、最初は取り組みやすいものから着手するのがおすすめです。順番に見ていきましょう。

【アイデア1】優先すべき業務を明確化する

業務改善に取り組むうえで、まずは優先すべき業務を明確化しましょう。企業には多くの業務が存在しますが、すべてを一度に改善するのは効率が悪いです。そのため、重要性や緊急性に基づいて優先度を設定しなければなりません。

あくまでも一例ですが「新製品の特性調査」や「市場調査」など、結果が直接製品開発に影響を与えるような業務に高い優先度をつけ、その業務から改善を進めていくと効率的です。

【アイデア2】業務マニュアルを整備する

業務マニュアルを整備することで、業務の標準化と効率化につながります。業務マニュアルは、業務をどのように進めるか、詳細に記載した文書です。業務マニュアルがあれば、誰が業務を担当しても一定の品質と効率を担保できます。

また、業務マニュアルは作成だけで終わらず、定期的な見直しが重要です。最新の業務内容を反映し、業務効率の継続的な向上を図りましょう。

【アイデア3】業務フローを作成する

業務改善の一環として重要なのが、業務フローの作成です。業務フローとは業務の進行過程を表した図で、業務の全体像を把握するための重要なツールです。

業務フローを作成することで、どの作業がどのような順序で行われるべきか、また誰が担当するのかが一目でわかります。業務フローがあれば業務の流れが明確になり、スムーズに業務を進められます。

【アイデア4】担当者の配置を変更する

担当者の業務適性を考慮し、必要に応じて担当者の配置を変更することも、業務改善につながります。たとえば、営業成績の振るわない担当者がいた場合、本人にヒアリングして本当にやりたいことを確認するのもひとつの方法です。

営業以外の業務に適性がある場合、得意分野の業務を担当してもらうことで業務効率が向上します。ただし、無計画な変更は混乱をまねく恐れがあるため、関係者にしっかりと説明してから実施しましょう。

【アイデア5】ムダな業務を洗い出す

業務改善のアイデアに、ムダな業務の洗い出しが挙げられます。長く続いている業務であるほど、ムダが見えづらくなっているため、客観的な視点で確認することが重要です。

具体的には、各業務を詳細にリストアップし、手順や必要な時間を明確にします。さらに、本当に必要なものとそうでないものを分け、ムダな業務を特定します。このようにムダな業務を洗い出し、廃止したりほかの業務と統合したりなどを検討するのがおすすめです。

【アイデア6】不要な業務を廃止する

ムダな業務が不要となれば、廃止を検討しましょう。不要な業務とは、組織の目標達成につながらなかったりほかの業務と重複していたりする業務です。

また、廃止するほかにも統合や再構築、簡素化などの方法も検討しましょう。廃止が最も効果的ですが、ほかの業務に影響を与える場合もあるため慎重に行うことが重要です。このように不要な業務を洗い出し、廃止することで、業務の効率化を進めましょう。

【アイデア7】データベースを構築する

業務改善には、情報の整理・一元化が重要です。必要なタイミングで必要な情報が得られなければ、検索するのに時間がかかってしまいます。情報の整理・一元化の手段に、「データベースの構築」が挙げられます。データベースとは、情報を効率よく管理・検索できるように整理したものです。

業務における情報をデータベースに集約することで、情報の見落としや二重作業を防ぎ、業務効率の向上が可能です。ただし、データベースの構築・運用には専門的な知識が求められるため、IT担当者と協力しながら進めましょう。

【アイデア8】ITツールを導入する

ITツールを導入することで、業務改善を進められます。ITツールは人の作業をツールが代替、または効率化してくれます。代表的なITツールは、下記のとおりです。

スケジュール管理ツールを導入すると、チームメンバー全員のスケジュールを管理できます。打ち合わせの調整が簡単になり、チーム全体の効率化につながります。このように、自社の業務内容や課題に最適なITツールを選ぶことで、業務の効率化や生産性向上の実現が可能です。

【アイデア9】RPAを導入する

業務改善の手法に、RPA（Robotic Process Automation）の導入が挙げられます。RPAは、定型的な業務をロボットが自動的に処理するツールで、人間が行う煩雑な入力作業やデータ管理などの自動化が可能です。

RPAの導入で時間のかかる単純作業から解放され、より価値の高いコア業務にリソースを集中できます。たとえば、1日数時間かかっていたデータ集計作業が数十分に短縮されるケースもあります。RPAを導入する効果は高いため、しっかりと計画を立てて進めるのがおすすめです。

【アイデア10】アウトソーシングを活用する

アウトソーシングとは、自社内で行う業務の一部を外部の専門企業に委託することです。アウトソーシングを活用することで、社内のリソースを重要な業務に集中させられます。

たとえば、特別なスキルを必要としない時間のかかる業務を外部に委託することで、リソースを節約できます。また、専門的な知識が必要な業務でも、専門家に委託することでより質の高い業務遂行が可能です。

＞＞アウトソーシングとは？メリット・デメリットや人材派遣との違いを簡単に解説

業務改善の進め方5ステップ

業務改善の進め方を5つのステップで紹介します。

業務改善を進める際はスケジュールを作成しなければなりませんが、進行状況に応じて随時修正することが重要です。ひとつずつ紹介します。

【ステップ1】現状を把握する

業務改善を行うための最初のステップは、現状を把握することです。業務フローや、それに関連するデータを調査・収集しましょう。また、データだけではなく、実際に作業する担当者の意見をヒアリングすることも重要です。生の声を取り入れることで、従業員の負担軽減につながります。

このように現状を正確に把握することで、問題点や改善点が明確になり、それを基に具体的な改善策を考えられます。

【ステップ2】課題・問題点を洗い出す

業務改善のためには、現状の課題や問題点を明確にしなければなりません。現状をしっかりと把握できれば、そのなかに潜む問題点が浮き彫りになります。

まずは、下記の視点で業務を考えてみましょう。

たとえば、現状把握を進めたところ、特定の従業員の残業時間が多いことがわかったとします。その場合は、業務量の多さが原因の可能性があります。このように現状把握から、しっかりと課題・問題点を洗い出すことが重要です。

【ステップ3】業務改善のスケジュールを作成する

課題と問題点が明らかになれば、施策と改善スケジュールを作成します。目標を達成するためにしっかりと計画しましょう。

まずは、洗い出した課題ごとに取り組む改善策を決定し、それぞれの目標達成期限を設定します。その際、スケジュールは現実的で達成可能なものであることが重要です。

スケジュールが完成したら、関係者全員で共有しましょう。メンバー全員が同じ目標に向かって業務改善に取り組むことが重要です。

【ステップ4】スケジュールにしたがって実践する

スケジュールを作成したあとは、それにしたがって実践しましょう。重要なことは、計画どおりに進行しているか定期的に確認し、必要に応じて調整することです。

具体的な実践例としては、

• 無駄な業務を削減するために設定した期間
• 目標達成のために設けたマイルストーン
• 定期的なチェックポイント

などを設け、それぞれの達成度を確認します。

また、万が一スケジュールがズレてしまった場合は、修正プランを打ち出しましょう。原因を特定し、修正措置を講じることで、プロジェクト全体の遅れを最小限に抑えられます。

業務改善はそのときだけの活動ではなく、継続的に取り組まなくてはなりません。スケジュールにしたがいながら調整することで、効果的な業務改善を実現していきましょう。

【ステップ5】改善効果を測定する

業務改善の成果を可視化するためには、具体的な数値でその効果を測定することが大切です。改善前と改善後の業務時間や成果物の量、品質などを比較し、改善の効果を数値化します。

また、人間関係やモチベーション向上など数値化しにくい部分は、アンケートや面談などを通じて改善の程度を把握するのがおすすめです。数値で結果を示すことで、具体的な業務改善の成果が分かりやすくなります。

業務改善を成功させるためのポイント

業務改善を成功させるためのポイントは、下記のとおりです。

業務改善に取り組む際、すべてのアイデアを同時に実行するのは非効率的です。リソースの分散やアイデア間の相互影響によって、正確な効果測定が困難になる恐れがあります。

たとえば、営業部門で「研修プログラムの導入」と「CRMシステムの導入」で業務改善を進めている場合、どちらのアイデアが業績改善にどの程度貢献したのか簡単には判断できません。

また、この2つのプロジェクトが同時に進行することで、業務の混乱やスタッフの負担増大を引き起こす可能性もあります。そのため、ひとつずつアイデアを実践することで、効果的な業務改善が実現可能です。

業務改善を行う際の注意点

業務改善を行う際の重要な注意点として、「問題点を明確にする」ことが挙げられます。問題点が明確でなければ、適切な解決策を見つけ出すことは困難なうえ、ツールを導入してもその効果を最大限に発揮することは困難です。

したがって、問題点を明確にして、それを解決するための最適な手段を選択することが業務改善を成功させるための重要なポイントといえます。

業務改善にはオンライン秘書がおすすめ

業務改善を進める場合は、オンライン秘書に依頼するのもひとつの方法です。オンライン秘書は、秘書業務以外にも幅広い業務に対応していることが多く、効率化したいと考えている業務をまるごと外注できます。

たとえば、オンライン秘書・オンラインアシスタントサービス『i-STAFF』では、下記の業務に対応しています。

部門に縛られず業務を依頼できるため、高い改善効果を見込める業務を複数依頼できます。外注先を一本化することで普段の連絡も効率化できるため、外注先を増やすことで発生する手間を増大させたくない場合におすすめです。

下記の記事で、i-STAFFの評判・口コミをまとめたので、あわせてご覧ください。

i-STAFF(アイスタッフ)導入企業の評判・口コミは？料金・導入事例を紹介

業務改善を成功させて生産性向上を図ろう

業務改善は組織全体の生産性向上を目指す重要な取り組みです。現状の業務フローを把握し、改善が必要な点を明らかにしたうえで、具体的な施策を立案することが重要です。業務改善によって組織全体の生産性を向上し、利益の最大化を図りましょう。