アウトソースとは？外注・アウトソーシングとの違いとメリット・デメリットを解説

労働力不足が深刻化する現代ビジネスにおいて、アウトソースの活用は重要です。しかし、

「どんな業務をアウトソースできるの？」

「アウトソースのメリットやデメリットを知りたい」

このようにお考えではありませんか。アウトソースを有効活用できれば現在のリソースで、売上を伸ばすことも可能です。

そこで本記事では、下記についてまとめました。

リソース不足で従業員の負担が増大している場合は、ぜひ最後までお読みください。

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アウトソースとは？

アウトソースとは、他社に業務を委託することです。基本的に、アウトソース先はその業務のエキスパートなので、ただ「業務を委託するだけ」以上の意味を持ちます。

たとえば、通常10時間かかる業務を外部の業者に委託した場合、従業員の時間を10時間確保できます。しかし、そのような単純計算ではなく、アウトソースでは例えばその業務を8時間で終わらせ、そのうえ品質向上も可能です。

単純に「業務を代わってもらう」のではない点が、アウトソースの本質であり魅力といえます。

アウトソース・外注・アウトソーシングの違い

一見似ている「アウトソース」「外注」「アウトソーシング」の3つの言葉ですが、それぞれ微妙な違いがあります。なお、「アウトソース」と「アウトソーシング」は、同義語として扱われることが一般的です。

しかし厳密には、「アウトソース」は行動そのもの、「アウトソーシング」はその戦略や考え方を指すことが多いです。一方、アウトソースと外注は、目的や戦略性において違いが見られます。

違い	目的の違い	戦略性
アウトソース	外部組織が有する専門性の高い知識・スキルで、成果を出すこと	業務の設計や運営も対応する
外注	コストカット	与えられた業務をマニュアルに従って対応する

このように、アウトソースは依頼先企業の裁量で決められる部分が多く、高い専門性やコンサルティング力が求められます。

アウトソースできる5つの業務

アウトソースできるおもな業務は、下記のとおりです。

基本的に、バックオフィス業務のほとんどはアウトソースできます。さらに、ヘルプデスクのように顧客と直接やり取りする業務をアウトソースできる場合もあります。参考記事もあわせて紹介するので、ぜひご覧ください。ひとつずつ見ていきましょう。

【業務1】総務

企業において総務部門は中心的な役割を果たしていますが、業務によってはアウトソースが可能です。たとえば、メールの一次対応や事務業務全般などがアウトソース対象になり得ます。

ただし、総務は企業によって担当している業務が異なる場合も多く、総務部門すべてに対応できるわけではありません。総務のなかでも何に課題を抱えているのかを明確化し、アウトソースできる業務を洗い出しましょう。

なお、下記の記事でそれぞれのアウトソースについて、特徴や業務内容を紹介しています。総務の効率化をお考えの方は、ぜひご覧ください。

総務アウトソーシング(総務代行)とは？料金相場やおすすめ業者を徹底比較

メール代行サービスとは？メリットとおすすめ7社を比較して紹介

庶務とは？事務・総務との違いと業務内容について解説

【業務2】経理

経理業務は一定の専門性が必要なうえ定型化された業務が多いため、特に中小企業ではアウトソースを行うケースがよく見られます。総務と異なり、経理は企業間で業務内容がほぼ変わらないため、基本的にどの業務もアウトソース可能です。

アウトソースしている企業のなかには、一部の業務ではなくまるごと依頼している場合もあります。具体的な業務内容は、下記のとおりです。

正確さとスピードが求められる経理業務をアウトソースすることで、企業の経営判断を迅速化できます。

なお、経理業務に関するアウトソースについては、下記の記事をご覧ください。

経理アウトソーシングとは？メリット・デメリットとおすすめ会社を紹介

請求書作成代行サービスおすすめ10社を徹底比較！料金・業務内容を解説

記帳代行とは？料金相場・仕事内容とメリット・デメリット

【業務3】人事

採用活動や研修、評価システムの構築など人事業務は多岐にわたります。このため、企業全体の戦略に沿った人事マネジメントを行うためには高度なスキルが求められます。

これらの業務に集中するためには定常業務をアウトソースし、担当者のリソースを確保しなければなりません。たとえば、採用業務や給与計算、勤怠管理などがアウトソースに向いています。

なお、人事業務に関するアウトソースについては、下記の記事をご覧ください。

人事アウトソーシングとは？メリット・デメリットとおすすめ5社を比較

給与計算代行・アウトソーシングの料金相場とメリット・デメリット

【業務4】IT

IT関連の技術は日々発達しているため、従業員だけで対応すると時間や人材が不足します。特に専門性が高い分野は、従業員を教育するよりも専門家に依頼したほうが効率的なので、ITといえばアウトソースというイメージを持つ人もいます。

例を挙げると、下記のとおりです。

このような高度な専門知識を必要とする業務をアウトソースすることで、安全性と効率性を確保できます。

なお、IT業務に関するアウトソースについては、下記の記事をご確認ください。

ITアウトソーシングとは？メリット・デメリットとおすすめ企業を紹介

【業務5】ヘルプデスク

ヘルプデスクは、顧客や従業員からの問い合わせ対応を行う業務です。日々の膨大な問い合わせに対して、自社の従業員が対応すると大きな負担を強いてしまいます。

そのため、ヘルプデスク業務をアウトソースすることで、質の高いサービスを相手に提供可能です。また、顧客対応に関するフィードバックも業者から得られるため、サービス改善に役立てられます。

なお、ヘルプデスクに関するアウトソースについては、下記の記事をご一読ください。

ヘルプデスクをアウトソーシングするメリット・デメリットと費用相場を解説

カスタマーサポート代行サービス5社を比較！導入のメリット・料金など徹底解説

アウトソースのメリット4つ

アウトソースのメリットは、下記のとおりです。

アウトソース先としっかりと連携をとることで、自社にはないノウハウを得られます。順番に見ていきましょう。

【メリット1】コア業務に専念でき生産性向上を図れる

ノンコア業務をアウトソースすることで、自社はコア業務に専念できます。特に、多くのノンコア業務を自社で対応している場合は、劇的な効果を得られる可能性もあります。

たとえば、請求書作成や記帳などの経理業務は毎日こなさなくてはならず、担当者の負担は増大しがちです。担当者1人が付きっきりで対応している場合、アウトソースすることで1人分のリソースを確保できます。

これにより、企業全体の生産性向上を見込めます。

【メリット2】業務品質の向上を期待できる

業務をアウトソースすることで、業務の品質向上を期待できます。アウトソース先の企業は、その業務のエキスパートです。請求書作成なら請求書作成代行、メール対応ならメール返信代行など、その業務に特化しています。

たとえば、最新の技術を把握しているIT系のアウトソース先にシステム開発を任せると、最先端のシステムを導入可能です。

業務品質が上がれば、修正の手間がなくなったりそもそもの業務効率化につながったりして企業全体の業務をスピードアップできます。目まぐるしく変化する現代社会において、スピードアップは大きな利点といえます。

【メリット3】外部のノウハウを吸収できる

アウトソース先としっかり連携をとれば、専門的な知識や経験、技術を自社のノウハウとして得られます。定期的に打ち合わせを実施することで、業務プロセスや使用しているツールなどについてアドバイスしてもらえる可能性もあります。

いずれ自社に業務を戻す場合は、このときに培ったノウハウが大きく役立つでしょう。これまで自社で取り扱っていなかった領域のノウハウも、委託先から学べます。

【メリット4】コスト削減による利益向上を期待できる

自社で行うと人件費や設備投資にかかるコストが発生しますが、アウトソースするとこれらのコストを削減できます。従業員の負担を軽減する場合、アウトソース以外の選択肢としては大きく2つ考えられます。

ほかの従業員に業務を分配した場合、もともとの担当者は負担軽減できますが、ほかの従業員の負担が増大するため企業全体として大きな変化はありません。残業や休日出勤で対応していた場合も、時間外労働の時間が分配されるだけです。

また、新しく人材を雇う場合は採用費や教育費、毎月の給与がコストとしてかかります。一方で、アウトソースは月額の利用料金だけなので、コストは大きく削減可能です。コストを削減できるうえに業務効率化ができるため、利益向上につながります。

アウトソースのデメリット2つ

アウトソースのデメリットは、下記のとおりです。

連携をしっかりとらなければ、アウトソース先の業務を把握できません。ひとつずつ紹介します。

【デメリット1】アウトソースした業務の進捗がわからない

アウトソースした業務は、進捗の把握が難しいというデメリットがあります。アウトソース先は別企業なので、直接の管理下にはありません。

また、外注と異なり、アウトソースでは業務の運用方法も任せるため、自社の想定とは違う方法で行っている場合もあります。そのため、具体的な進捗状況が把握しづらい場合もあります。

定期的に打ち合わせを実施することで、アウトソース先の業務プロセスを把握しましょう。

【デメリット2】情報漏えいのリスクがある

情報漏えいのリスクが増大することも、デメリットのひとつです。業務に必要な企業の重要情報がアウトソース先に渡ることで、情報管理が徹底していない場合には情報漏えいが発生しかねません。

情報を渡すという業務の性質上、完全にリスクをなくすことはできませんが、

• プライバシーマークの取得
• セキュリティ対策ソフトの導入状況
• セキュリティ教育の実施状況

などを確認することで、リスクを低減できます。

アウトソースする際に意識すべきポイント

アウトソースを成功させるためには、アウトソースすべき業務をしっかりと洗い出すことを意識しましょう。すべての業務をアウトソースすることは現実的ではありませんし、吟味しないままアウトソースすると思ったより効果がないといった事態にもなりかねません。

そのため、まずは課題を感じている業務を洗い出し、アウトソースすることでどの程度の効果が見込めるか確認しましょう。業務の現状把握を行うことが、業務効率化の第一歩です。

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i-STAFFの特徴は、下記のとおりです。

複数の業務を一気にアウトソースする際、それぞれのアウトソース先に依頼すると管理が煩雑化します。i-STAFFは幅広い業務に対応しているため、アウトソース先の一本化が可能です。

そのため、将来的に複数業務のアウトソースを考えている場合は、i-STAFFがおすすめです。

なお、下記の記事でi-STAFFの評判や口コミをまとめました。導入を検討している場合は、あわせてご覧ください。

i-STAFF(アイスタッフ)導入企業の評判・口コミは？料金・導入事例を紹介

業務をアウトソースして生産性向上を目指そう

アウトソースは、自社の業務を専門家に任せることを指します。企業が成長し、業務が複雑化してくると、アウトソースのメリットを感じやすいです。専門性を要する業務をエキスパートに任せることでノンコア業務から解放され、本来専念すべきコア業務に注力できます。

また、コストの削減や業務品質の向上にもつながり、外部の専門知識を活用することで新たな視点やアイデアを獲得可能です。自社の業務プロセスを見直し、アウトソースによる生産性向上を検討してみましょう。