リモートワークに必須の便利ツールおすすめ10選！選び方・導入のポイントを解説

リモートワークを効率的に進めるためには、適切なツール選びが重要です。しかし、

「リモートワーク導入にあたって、どんなツールを導入すればいい？」

「リモートワークツールの選び方や具体例を知りたい」

このようにお考えではありませんか。リモートワークを進めるうえでツールの導入は必須ですが、むやみやたらに導入すると業務が煩雑になりかねません。

そこで本記事では、下記について紹介します。

リモートワークツールを導入して業務効率化を図りたい方は、ぜひ最後までお読みください。

なお、業務効率化を図る場合は、業務そのものを委託するアウトソーシングもおすすめです。業務を自社から切り離してしまえば、リモートワークの導入ハードルも下がります。

オンライン秘書・オンラインアシスタントサービス『i-STAFF』は、幅広い業務に対応するほか、クラウドツールの導入サポートも行っています。詳しくは下記のリンクより、資料をダウンロードのうえお問い合わせください。

リモートワークにツールが必要な理由

自宅から業務を行うリモートワークは、オフィスに出社して業務を行う従来の働き方と求められるものが大きく異なります。最もわかりやすい例は、周囲に同僚や先輩、上司がいない点です。

従来の働き方ではちょっとした不明点をその場で確認できましたが、リモートワークではそう簡単にいきません。出社する手間が省ける代わりに、従来の働き方では当たり前だったこともリモートワークではできなくなりました。

リモートワークを導入して不便になる業務について従来どおり、または従来以上の効率を得るためにリモートワークツールが必要とされているのです。

リモートワークに必須の便利ツール10選

リモートワークに使用すべきおすすめのツールは、下記のとおりです。

それぞれの概要と特徴を紹介します。

【ツール1】Zoom

＜出典：Zoom＞

Zoomは、インターネットを介して複数の人とミーティングができるWeb会議ツールです。一同に集まるミーティングや個人間の簡単な打ち合わせなど、多くのケースで利用されています。

Zoomの特徴は、下記のとおりです。

パソコンのほかにも、スマートフォンやタブレットからでも参加できるため、自宅や外出先でも気軽に利用できます。また、操作性がシンプルで、導入のハードルが低い点も特徴です。

【ツール2】Slack

＜出典：Slack＞

Slackは、チームで利用する場合に向いているチャットツールです。社内のやり取りが簡単になり、社内メールを用いる必要はありません。

Slackの特徴は、下記のとおりです。

Slackはチャンネルを自由に作成できるため、別の話題が入り交じることはありません。視認性や検索性が高まるため、業務をスムーズに遂行できます。

【ツール3】Chatwork

＜出典：Chatwork＞

Chatworkは、シンプルで使いやすいデザインが特徴のチャットツールです。個人間の利用はもちろん、グループ登録を行うことで複数人とチャットできます。

Chatworkの特徴は、下記のとおりです。

社内のメンバーはもちろん、アカウントを持っている社外のメンバーとも簡単にチャットできます。社外メンバーが関わる仕事でも、スムーズな情報共有が可能です。

【ツール4】ジョブカン勤怠管理

＜出典：ジョブカン勤怠管理＞

ジョブカン勤怠管理は、クラウド型の勤怠管理システムです。出勤管理のほかにもシフトの管理もできるので、業種・勤務形態を問わず利用できます。

ジョブカン勤怠管理の特徴は、下記のとおりです。

モバイルGPSやLINE、Slackなどから打刻できるため、リモートワークでも簡単です。また、管理や確認もリアルタイムでできるので、勤怠管理が滞ることはありません。

【ツール5】KING OF TIME

＜出典：KING OF TIME＞

KING OF TIMEは、リモートワークでも利用できるクラウド型の勤怠管理システムです。打刻の種類が豊富なので、環境にあわせて最適な方法を選べます。

KING OF TIMEの特徴は、下記のとおりです。

機能が充実しているため、就業規則に沿った勤怠管理が可能です。休暇管理や申請承認、給与連携もできるので、多くの要望に応えられるツールとなっています。

【ツール6】OneDrive for Business

＜出典：OneDrive for Business＞

OneDrive for Businessは、Microsoft社が提供するクラウドストレージです。ファイルへのアクセスや共有、共同作業がどこにいてもできるようになります。

OneDrive for Businessの特徴は、下記のとおりです。

多くのユーザーが利用した場合、誤って削除したり編集したりするといった事態が起こりやすくなります。しかし、ファイルの回復が簡単にできるため、安心して利用可能です。

【ツール7】Confluence

＜出典：Confluence＞

Confluenceは、共同作業するためのリモートワークスペースです。ファイルの作成や作業の構築などを1ヵ所で行えます。

Confluenceの特徴は、下記のとおりです。

プロジェクトや企業ポリシーなど企業に蓄積された情報を、1つのスペースで管理できます。テンプレートも用意されているので、ゼロから構築するのが手間な場合でも安心です。

【ツール8】サイボウズOffice

＜出典：サイボウズOffice＞

サイボウズOfficeは、円滑に情報を共有できるグループウェアです。ビジネスにおいて使い勝手の良い機能が多く搭載されています。

サイボウズOfficeの特徴は、下記のとおりです。

1ユーザー月額500円で、最低5ユーザーから利用できます。さらに、1ヵ月単位で解約やユーザー数の変更ができるので、ユーザー数が流動的な場合にもおすすめです。

【ツール9】Remotty

＜出典：Remotty＞

Remottyは、オフィスで働いているときと同様のコミュニケーションを実現するバーチャルオフィスツールです。ほかの人や他部署の動きも見えるため、リモートワークでも高い生産性を期待できます。

Remottyの特徴は、下記のとおりです。

何かトラブルが発生したりちょっとしたことを聞きたかったりする場合に、ワンクリックでテレビ会議機能を使用できます。ルーム内で誰と誰が話しているかもわかるため、オフィスと同じような感覚で業務を進められます。

【ツール10】Sococo

＜出典：Sococo＞

Sococoは、気軽に連絡や相談ができるバーチャルオフィスツールです。同じ部屋にいれば仲間同士の相談や会話が自然と聞こえてきて、声が届く範囲でしっかりと情報共有できます。

Sococoの特徴は、下記のとおりです。

Sococoでは休憩エリアや会議エリアなど、バーチャルオフィス内に複数のエリアが設置されています。ほかのユーザーがどの部屋にいるのか確認するだけで、相手の状況がわかるためTPOにあわせて声をかけられます。

リモートワークツールの選び方3つ

リモートワークツールの選び方は、下記のとおりです。

リモートワークは基本的に1人で業務を進めるため、トラブルを解決するのは時間がかかります。そのため、簡単に操作できるツールが重要です。順番に見ていきましょう。

【選び方1】モバイル端末に対応しているか

リモートワークツールが、モバイル端末に対応しているか確認しましょう。多くの場合、実際の作業はパソコンから行ったほうが効率的です。しかし、スマートフォンやタブレットからアクセスし、確認できればちょっとしたスキマ時間にも対応できます。

特に、下記のツールは、モバイル端末に対応していると便利です。

チャットツールはテキストベースで返信ができるため、スマートフォンでも問題ありません。外出先から一次返信するだけでも相手に喜ばれます。多くのリモートワークツールはモバイル端末に対応していますが、念のため確認しておくのがおすすめです。

【選び方2】セキュリティ対策は十分か

リモートワークツールは、社外からアクセスするシステムのため、クラウド型のサービスであることが多いです。つまり、リモートワークツールを利用するためには、ベンダー企業のサーバーにアクセスしなければなりません。

ベンダー企業のセキュリティ対策が十分でない場合は、サーバーに保管してある機密情報が流出する恐れもあります。普段のセキュリティ体制やサイバー攻撃を受けた場合の対応など、セキュリティに関する対策を確認しておきましょう。

【選び方3】操作性は簡単か

リモートワークツールの操作性が簡単か確認しておきましょう。従業員によってはオンラインツールの操作に慣れていない場合もあり、操作が難しければ使用を断念する人が出てくるかもしれません。

そうなるとせっかくリモートワークツールを導入しても社内に浸透せず、リモートワークの課題を抱えたままになってしまいます。

多くのリモートワークツールはトライアル期間やフリープランなどがあるので、正式導入する前に使用感を確認しておくのがおすすめです。

リモートワークツールの導入を成功させるためのポイント

リモートワークツールの導入を成功させるためには、下記のポイントを押さえましょう。

リモートワークツールには多くの種類がありますが、あれもこれもと導入しても大きな効果は得られません。まずは、自社がリモートワークをするにあたってどのような課題があるのか洗い出しましょう。

課題が明確になれば、解決するために必要なリモートワークツールを選びます。たとえば、オフィスに出社して働く場合と同じ雰囲気を再現したいならバーチャルオフィスツールがおすすめです。

しかし、打ち合わせ時に顔を合わせたいだけの場合は、Web会議ツールで問題ありません。このように、一見同じに見えても深掘りしていくと原因が異なる場合もあるため、しっかりと分析してからリモートワークツールを導入しましょう。

リモートワークツールの導入ならi-STAFFにお任せください

i-STAFFは、秘書業務や経理業務など幅広い業務をサポートしているオンライン秘書・オンラインアシスタントサービスです。リモートワークツールの導入サポートも実施しています。

i-STAFFの特徴は、下記のとおりです。

リモートワークツールの導入に時間をかけたくない場合に依頼するのがおすすめですが、ほかの業務も依頼することで、リソースの確保につながります。

結果としてコア業務に専念できるため、生産性向上による売上アップが期待できます。そのため、リモートワークツールの導入はもちろん、複数の業務を依頼するのがおすすめです。

なお、下記の記事でi-STAFFの評判・口コミを紹介しています。導入を検討している場合は、ぜひご一読ください。

i-STAFF(アイスタッフ)導入企業の評判・口コミは？料金・導入事例を紹介

リモートワークツールを導入して業務の課題を解決しよう

リモートワークは新しい働き方として浸透していますが、コミュニケーションをはじめとする今までにはない課題を抱えています。課題解決のためには、リモートワークツールの導入がおすすめです。

しかし、企業が抱える課題は同じとは限りません。そのため、自社で抱える課題を洗い出し、適切なツール選びが重要です。また、失敗を避けるために、リモートワークツールを導入する際はできる限り試してから全社展開しましょう。