2022年1月に電子帳簿保存法が改正！ポイントをわかりやすく解説します

2022年1月に電子帳簿保存法が改正され、電子帳簿の保存がより簡単になりました。

しかし、

「電子帳簿保存法が改正されたけど、何がどう変わったの？」

「具体的にどう対応すればいいのか知りたい」

このようにお考えではありませんか。

本記事は、下記についてまとめました。

2022年1月の改正では、電子取引の紙での保存が廃止になったため、対応しなければ知らず知らずのうちに違法となる恐れがあります。出来る限り簡単に解説していますので、法改正の具体的な対応を知りたい方は、ぜひ最後までお読みください。

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電子帳簿保存法とは？

電子帳簿保存法とは、「国税関係の帳簿の保存義務者が、（紙に代わって）電磁的記録の備え付け・保存をもって（法令の要求する）備え付け・保存義務を果たせるようにした法律」です。

言い換えると、「国税関係の書類を電子データとして保存する要件や、電子データを授受したときの保存方法について定めた法律」です。

以前はすべて紙で保存していましたが、IT技術の発達とともに電子データでも取り扱えるように1998年に施行されました。電子帳簿保存法では、保存方法を下記の3つに分けて考えています。

• 電子帳簿等保存
• スキャナ保存
• 電子取引保存

関係書類を電子データとして保存すると、ペーパーレス化による環境対策や業務効率化による工数削減を図れます。

2022年1月の改正で電子帳簿保存法は何が変わった？

2022年1月で法改正されたポイントを、関係する保存形態とともに紹介します。

No.	内容	関係する保存形態
1	事前承認制度の廃止	・電子帳簿等保存 ・スキャナ保存
2	保存要件の緩和	・電子帳簿等保存
3	過少申告加算税の軽減	・電子帳簿等保存
4	タイムスタンプ要件の緩和	・スキャナ保存 ・電子取引保存
5	検索機能要件の緩和	・スキャナ保存 ・電子取引保存
6	適正事務処理要件の廃止	・スキャナ保存
7	電子取引におけるデータ保存の義務化	・電子取引保存
8	不正に対する罰則の強化	・スキャナ保存 ・電子取引保存

ひとつずつ順番に確認していきましょう。

【変更点1】事前承認制度が廃止された

電子帳簿等保存とスキャナ保存をおこなうためには、事前に税務署への申請と承認が必要でした。しかし、改正後は事前申請が不要となり、各要件が満たされればすぐに電子データの保存が可能です。

そのため、事務処理に関わる負担が小さくなり、工数削減にもつながります。

【変更点2】電子帳簿等の保存要件が緩和された

改正前は、電子帳簿等の保存をするために、複数の要件を満たす必要がありました。しかし、改正後は満たすべき要件が緩和され、下記の3つを満たせば電子帳簿等の保存が可能です。

1. システム関係書類等（システム概要書、操作説明書等）を備え付けること
2. パソコンやディスプレイ及び操作マニアルを備え付け、すぐに表示したりプリントアウトしたりできること
3. 税務職員に求められたとき、すぐにダウンロードできること

難しい項目はないので、要件を満たしているかひとつずつ確認しましょう。

【変更点3】「優良な電子帳簿」は過少申告加算税が軽減される

画像出典：国税庁

電子帳簿等の保存に関する要件は緩和されましたが、改正前の要件を満たしていると「優良な電子帳簿」として処理できます。

• 「優良な電子帳簿」として備え付け、保存する
• 適用を受けるために税務署に届出をする
• 申告漏れについて、隠蔽・仮装がない

記録された事項に申告漏れがあった場合は、課される過少申告加算税が5%軽減されます。そのため、緩和された要件を満たすだけではなく、「優良な電子帳簿」の要件を満たすのがおすすめです。

【変更点4】タイムスタンプの要件が緩和された

タイムスタンプは、データが改ざんされていないことを証明するものです。改正前は、スキャナ保存した際に受領者が署名し、タイムスタンプを3日以内に付与する必要がありました。

しかし、改正後は、

• 期間が「最長2ヶ月と7営業日以内」に延長（スキャナ保存、電子取引保存）
• 受領者の自署が不要（スキャナ保存）
• 訂正、削除をした場合に、内容を確認できるシステムを導入している場合はタイムスタンプが不要（スキャナ保存）

となります。特に、期間が延長された効果が大きいため、作業負担は劇的に軽減されると考えられます。

【変更点5】検索機能の要件が緩和された

電子帳簿を保存するときは検索機能が必要ですが、改正後は要件が大きく緩和されました。改正前は、

• 取引年月日
• 勘定科目
• 取引金額
• 帳簿の種類に応じた主要な記録項目

上記の項目で検索できなければいけませんでした。

しかし、改正後は、

• 取引年月日
• 取引金額
• 取引先

の3項目のみです。

また、改正前は下記の機能を持たせる必要がありました。

• 日付、金額を範囲指定で検索できること
• 2つ以上の項目を組み合わせて検索できること

ただし、すぐにダウンロードできる状態なら、上記の機能は不要となりました。したがって、作業工数の大幅な軽減が期待できます。

【変更点6】スキャナ保存において適正事務処理要件が廃止された

改正前は、電子データと原本を突き合わせて、相互けん制や定期的なチェックをおこなう適正事務処理要件がありました。

しかし、適正事務処理要件が廃止されたため、スキャナ保存後のデータと原本が同等であれば廃棄が可能です。そのため、原本の管理業務や突き合わせ業務がなくなり、負担軽減につながります。

【変更点7】電子取引保存においてデータ保存が義務化された

メールやEDIシステムといった方法で取引される紙ではない書類は、電子データでの保存が義務づけられました。

この変更点は全企業が対応しなければならず、今まで紙で保存していた場合は、電子データの保存に移行する必要があります。

また、データ保存の際には、

• タイムスタンプの付与または訂正・削除の履歴確認
• 検索機能

が必要です。ただし、移行には2年間の猶予が設けられているため、すぐさま対応する必要はありません。

令和5年12月31日までにおこなう電子取引については、電子データをプリントアウトして保存し、税務署の求めに応じてすぐに提出できるようにしておきましょう。

【変更点8】不正に対する罰則が厳しくなった

各要件が緩和されたことで、今まで以上に多くの企業が電子データの保存に積極的になると考えられます。同時に、不正行為の増加も想定されます。

そのため、不正防止の対策として、重加算税が10％加重されることとなりました。重加算税とは、隠蔽や仮装があった場合に、基礎税額に上乗せされる税金です。

見えないところで不正行為が発生しないように、企業として気を付けなければなりません。

電子帳簿保存法改正で企業が対応すべき4つのポイント

電子帳簿保存法が改正されましたが、企業の対応が必要なのはおもに「電子取引保存」です。ここでは、4つのポイントを紹介します。

ただし、「承認取りやめ手続き」は、電子帳簿等保存やスキャナ保存に関わります。ひとつずつ見ていきましょう。

【ポイント1】改正後の要件を適用する場合は承認取りやめ手続きが必要

電子帳簿等保存とスキャナ保存について、法改正後は税務署への事前承認が不要になりました。しかし、事前承認が不要になるのは、改正後に企業として初めて対応する場合のみに限られます。

つまり、法改正前に税務署からの承認を得ている場合は、法改正前の要件が継続されるのです。

要件を満たしているのであれば、そのまま継続して問題ありません。ただ、もし改正後の緩和された要件を適用したい場合は、税務署に承認取りやめの手続きが必要です。

承認取りやめをせず、勝手に新しい電子帳簿保存法の要件を適用すると、違法になる恐れがあるので注意しましょう。

【ポイント2】現在のシステムが法改正に対応しているか確認する

現在システムを利用している場合は、法改正に対応しているのか、対応の予定はあるのか等を確認しましょう。対応の予定がない場合は乗り換えを検討する必要があるので、早めの確認がおすすめです。

また、新たにシステムを探す場合は、「JIIMA認証」を受けているかを参考にしましょう。

JIIMA認証を取得しているソフトウェアやサービスなら、電子帳簿保存法に詳しくなくても法令に遵守した業務が可能です。

システムを検討する際は、

• タイムスタンプの付与（もしくは修正や削除履歴が残る代替手段）に対応
• 日付、金額、取引先の3つの項目で検索可能

といった最低限の機能を確認しつつ、自社の業務と連携ができるものを選びましょう。

【ポイント3】電子取引において真実性の要件を満たす

電子取引の保存形態は、改正後に電子データのみに義務づけられます。それまで紙で保存していた企業は対応が余儀なくされ、必ず電子データ保存に移行しなければなりません。

その際に、満たすべき要件として「真実性の要件」があります。

なお、事務処理規定については国税庁にサンプルがあるため、活用するのがおすすめです。

【ポイント4】電子取引において可視性の要件を満たす

さらに、電子取引保存では、可視性の要件も満たさなければなりません。

検索機能は電子帳簿等保存の要件と同様なので、

• 取引年月日
• 取引金額
• 取引先

の記録が必要で、ダウンロードできるようにしておけば、そのほかの項目や複数検索の機能は不要です。また、小規模な事業者（基準期間の売上が1,000万円以下）でダウンロードの求めに応じられるなら、検索機能そのものが不要になります。

電子帳簿保存法改正に関する注意点3つ

電子帳簿保存法が改正され、いくつか注意すべきポイントがあります。

例として3つの注意点を紹介します。

特に、スキャナで読み取ったあと、廃棄してはいけないものもあるので注意が必要です。詳しく紹介します。

【注意点1】手書きの書類は対象外

要件を満たしていても、手書きで作成された書類は電子帳簿保存法の対象外です。必ずPCで作成していなければなりません。

また、PCで作成されていたとしても、手書きによる追記があると対象外となります。原本を廃棄する前に、必ず手書き部分がないか確認しましょう。

【注意点2】スキャナ保存だけではなく、紙での保存が必要なケースもある

スキャナ保存の要件を満たしている場合、原則として紙での保管は不要で、廃棄して構いません。しかし、例外となるケースがあるため、下記の場合は紙での保存が必要です。

• 受領から2ヶ月と7営業日までに、タイムスタンプが付与できなかった
• 受領から2ヶ月と7営業日までに、システムへの保存ができなかった
• 読み取った書類がプリンターの最大出力サイズより大きい

せっかく緩和されても、期限を過ぎてしまえば意味がありません。

また、書類とプリンターのサイズも重要です。A3サイズの書類を読み取っても、プリンターがA4までしか印刷できなければ、紙で保存しなければなりません。

廃棄してはいけない書類を廃棄しないように、明確な運用ルールを策定しましょう。

【注意点3】電子取引保存は2年以内に対応する必要がある

電子取引保存は電子データでの保存が義務づけられ、すべての企業が2年以内に対応しなければなりません。システムの導入を検討したり運用ルールを定めたりしなければならないので、できるだけ早めに対応を始めましょう。

とはいえ、2年間の猶予があるため慌ててシステムを選ぶことなく、自社にあったものを導入するのがおすすめです。

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スキャナ保存は要件が緩和され、電子データの保存が簡単になりました。法改正を機に紙から電子データ保存に移行する企業が増加すると考えられますが、電子化は想像以上に手間がかかります。

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電子帳簿保存法の改正内容を把握して業務効率化を目指そう

電子帳簿保存法は2022年1月に改正され、以前より要件が緩和されました。そのため、さまざまな企業で導入しやすくなっており、ペーパーレス化や業務効率化を図るのがおすすめです。

ただし、電子取引のみ紙の保存が廃止され、電子データでの保存が義務づけられました。今まで紙で保存していた企業は、すべて電子データで保存する必要があるので要件をしっかりと確認しておきましょう。

要件は難しくないので、法改正に対応し、業務効率化を図るのがおすすめです。そのうえで、コストと工数を削減し、利益向上を目指しましょう。