日程調整サービス・ツールおすすめ10選｜選び方とスケジュール管理のポイント

複数人の日程を調整するのは大変なため、日程調整サービス・ツールを活用する企業が増えています。そこで、

「日程調整サービス・ツールの具体的なメリットは？」

「おすすめの日程調整サービス・ツールや選び方が知りたい」

このようにお考えではありませんか。メールや電話など従来通りの方法で複数人の日程調整をする場合、少人数であれば問題ありませんが、大人数になると思った以上に時間がかかります。

そこで本記事では、日程調整サービス・ツールについてまとめました。

日程調整サービス・ツールを活用して時間短縮を図りたい方は、ぜひ最後までお読みください。

なお、オンライン秘書・オンラインアシスタントサービス『i-STAFF』は、スケジュール調整を代行できます。ほかの幅広い依頼とあわせて代行できるため、決済をまとめたい場合におすすめです。

i-STAFFの詳細は、下記よりご確認ください。

 

日程調整サービス・ツールとは？

日程調整サービス・ツールとは、打ち合わせやレクリエーションなどのイベントを開催する際に、参加者との日程調整を簡単にしてくれるサービス・ツールです。

従来の日程調整は、対象者にメールや電話で通知して、それぞれの予定をすり合わせる必要があります。1対1ならまだしも、人数が多くなればなるほど、かかる手間も大きくなります。

日程調整のようなノンコア業務に手間をかけると、生産性に悪影響を及ぼしかねないため、日程調整サービス・ツールを活用することがおすすめです。

日程調整サービス・ツールのメリット3つ

日程調整サービス・ツールのメリットは、下記のとおりです。

日程調整サービス・ツールによっては、PCやスマホ、タブレットなどの使用環境を気にせず利用できます。ひとつずつ紹介します。

【メリット1】詳細を連絡する手間が省けるため、やりとりを簡略化できる

日程調整サービス・ツールを利用することで、イベントの詳細を対象者それぞれに連絡する手間が省けます。ほとんどの日程調整サービス・ツールには、候補日を設定してイベントを作成する機能が搭載されているからです。

作成されたイベントには詳細を記載でき、対象者にはアクセスできるURLが送付されます。PCやスマホなど、Webから簡単にアクセスできるため、対象者も迅速な確認が可能です。

イベントを作成するだけで済むので、コミュニケーションコストを最小限にできます。

【メリット2】複数人の日程調整ができるため、工数削減につながる

日程調整サービス・ツールでイベントを作成すると、複数人の対象者にURLが送付されます。そのため、人数の多い少ないに関わらず、簡単に日程の調整が可能です。

対象者は提示された候補日や時間帯に対して、可不可を選択するだけで済みます。たとえば、忘年会のように大勢が参加するイベントの場合、対象者それぞれに日程を確認すると手間がかかります。

日程調整サービス・ツールを活用することで、イベント担当者や参加者も日程調整に時間がかかりません。

【メリット3】環境に合わせた利用方法があり、多くの人が使用できる

日程調整サービス・ツールは、PCやスマホなどの使用環境で利用できるため、多くの人が活用できます。もしも「PCからのみアクセスできる」や「ガラケーからはアクセスできない」となれば、せっかく便利な日程調整サービス・ツールが全員で使用できません。

もちろん、日程調整サービス・ツールによっては使用環境がある程度限定されている場合もあるため、実際に利用する場合は確認が必須です。基本的にPCとAndroid、iOSに対応しているため、ほとんどの人は問題なく使用できます。

日程調整サービス・ツールの選び方5つ

日程調整サービス・ツールの選び方は、下記のとおりです。

日程を調整する機能は共通して実装されていますが、日程調整サービス・ツールによって機能が異なるため、必要とするものを選びましょう。順番に紹介します。

【選び方1】利用用途・目的に合っているか

日程調整サービス・ツールを選ぶ際は、利用用途や目的が合っているか確認しましょう。ビジネスに特化していたりプライベートで利用しやすかったり、日程調整サービス・ツールにはそれぞれの特徴があります。

また、日程調整サービス・ツールには大きく2タイプに分けられ、用途・目的に応じて使いやすさが異なります。

簡単に説明すると、予約受付型はカレンダーから選ぶタイプで、候補日提案型は担当者から提案されたいくつかの候補日から選ぶタイプです。社内のみで使用する、取引先と共有するなど、シーンに応じて必要な日程調整サービス・ツールを選びましょう。

【選び方2】必要な機能が実装されているか

日程調整サービス・ツールを利用する目的を達成するために、必要な機能が実装されているかが重要です。日程を調整する機能は共通していますが、付加価値となる機能を確認することで、より便利に活用できます。

機能の例を挙げると、下記のとおりです。

どのような機能が必要かを洗い出して、理想通りに使用できる日程調整サービス・ツールを選びましょう。

【選び方3】使用頻度に合っているか

日程調整サービス・ツールを選ぶ際は、どれくらいの頻度で使用するのか見積もってから適切なプランを選ぶことがおすすめです。特に、有料プランはビジネスに特化した便利な機能があるものの、使用頻度が少なければ宝の持ち腐れになりかねません。

たとえば、使用頻度が少ない場合は、無料プランやカレンダーアプリの共有で事足りる可能性もあります。1ヵ月でどれくらい使用するのか洗い出してから、日程調整サービス・ツール選びを進めましょう。

【選び方4】適正な料金か

日程調整サービス・ツールは高額なサービス・ツールではありませんが、活用する場合は適正価格で利用したいものです。「大は小を兼ねる」の観点で機能が豊富、かつ費用が割高な日程調整サービス・ツールを選んでも、使用しなければ意味がありません。

使用頻度とも関連しますが、あくまでも用途や目的に最適な日程調整サービス・ツールを選ぶことが重要です。

一方で、最低限の機能のみが実装されている安価な日程調整サービス・ツールを選んで、後から機能不足に悩まされるケースもあります。単純な利用料金に惑わされず、最も必要な日程調整サービス・ツールを見極めるように心がけましょう。

【選び方5】操作は簡単か

日程調整サービス・ツールを選ぶ際は、操作方法も確認しておきましょう。便利な機能が多く搭載されていても、操作方法が難解ではストレスになり、やがて使用しなくなる恐れがあります。

特に、取引先と共有して使用する場合は要注意です。取引先に操作方法で悩ませてしまっては、相手の時間を浪費させることにつながります。

導入する前に無料トライアルがあったり、具体的な操作画面を確認できたりするため、しっかりと確認しましょう。使用するにあたって、疑問点を残さないように注意が必要です。

日程調整サービス・ツールおすすめ10選

おすすめの日程調整サービス・ツールは、下記のとおりです。

それぞれの特徴を順番に紹介します。

【おすすめ1】i-STAFF

i-STAFFは、日程調整の代行が可能なオンライン秘書・オンラインアシスタントサービスです。日程調整以外にも、経理業務やWebサイトの運用業務など幅広い業務を依頼できます。

i-STAFFの特徴は、下記のとおりです。

通常の日程調整サービス・ツールと大きく異なる点は、幅広い業務をまとめて依頼できるところです。外注先がひとつに絞れるため、大規模な業務効率化を検討している場合におすすめです。

i-STAFFの詳細は、下記よりご確認ください。

 

【おすすめ2】伝助

＜出典：伝助＞

伝助は、ブラウザ上で動作する日程調整サービス・ツールです。特別なアプリをインストールする必要がないため、手軽に使用できます。

伝助の特徴は、下記のとおりです。

完全無料で利用できるため、使用頻度が少ない場合や費用を使いたくないフリーランスにおすすめの日程調整サービス・ツールです。ガラケーにも対応しているので、ビジネスでも気軽に活用できます。

【おすすめ3】eeasy

＜出典：eeasy＞

eeasyは、日程調整を自動化し、手間を大幅に削減できる日程調整サービス・ツールです。上場企業や有名ベンチャーなど、3万社以上の導入実績があります。

eeasyの特徴は、下記のとおりです。

日程調整におけるコア技術において特許を取得しているため、ほかの日程調整サービス・ツールでは実現できないほどの機能があります。高い機能性を求めている場合におすすめです。

【おすすめ4】調整さん

＜出典：調整さん＞

調整さんは、URLを送信するだけで、出欠確認や日程調整ができる日程調整サービス・ツールです。公式サイトからすぐに作成できるため、気軽に出欠確認ができます。

調整さんの特徴は、下記のとおりです。

手軽に使用できるため、ビジネスユースよりも気軽なイベント作成に向いています。そのため、複数人のチームでレクリエーションや飲み会を開催する場合におすすめです。

【おすすめ5】スケコン

＜出典：スケコン＞

スケコンは、日程調整とオンライン名刺交換が自動でできる日程調整サービス・ツールです。GoogleやOutlookカレンダーと連携でき、便利に使用できます。

スケコンの特徴は、下記のとおりです。

通信の暗号化や脆弱性の検査など、セキュリティ対策が十分にされています。ビジネスシーンでも安心して利用できるため、情報漏えいが心配な場合におすすめです。

【おすすめ6】Jicoo

＜出典：Jicoo＞

Jicooは、GoogleカレンダーやZoomと連携して日程調整を自動化する日程調整サービス・ツールです。アカウント認証を行えば、すぐに連携を開始できます。

Jicooの特徴は、下記のとおりです。

1対1のイベントはもちろん、グループ間の調整も参加者や移動時間などを一度設定すれば、Jicooが自動化します。そのため、使用頻度が高い場合におすすめです。

【おすすめ7】TimeRex

＜出典：TimeRex＞

TimeRexは、ビジネスの日程調整を自動化できる日程調整サービス・ツールです。候補日のリストアップや予定登録、Web会議のURL発行まであらゆるタスクを自動化します。

TimeRexの特徴は、下記のとおりです。

日程調整が完了すると予定がカレンダーに自動登録されるため、手作業による登録ミスや予定の重複が発生しません。数多くの予定が入り、手作業の管理が煩雑な場合におすすめです。

【おすすめ8】調整アポ

＜出典：調整アポ＞

調整アポは、日程調整と当日までのフォローアップを自動化する法人向けの日程調整サービス・ツールです。わずか10秒程度で完了するため、大幅な工数削減が期待できます。

調整アポの特徴は、下記のとおりです。

Web会議ツールと連携し、URLの自動発行・自動通知が可能です。さらに、リマインドメールの自動送信ができます。送信する時間も指定できるので、忘れずにリマインドしたい場合におすすめです。

【おすすめ9】アイポ

＜出典：アイポ＞

アイポは、チームのスケジュール共有を素早く簡単にできる日程調整サービス・ツールです。1,800社、30,000人以上の導入実績があります。

アイポの特徴は、下記のとおりです。

チームの規模が大きくなったり仕事が増えたりすると、状況に合わせて機能を追加できます。チームが成長しても乗り換える必要がないため、長く使い続けたい場合におすすめです。

【おすすめ10】waaqlink

＜出典：waaqlink＞

waaqlinkは、ビジネス向けの日程調整サービス・ツールです。中小企業や大企業、ベンチャー企業まで活用できます。

waaqlinkの特徴は、下記のとおりです。

waaqlinkは、3つの日程調整方法を選べます。

状況に応じて使い分けたい場合におすすめです。

日程調整サービス・ツールにかかる費用

日程調整サービス・ツールにかかる費用の相場は、1人あたり月額0〜1,500円ほどです。プランによっては調整回数に制限がかかる場合も多く、よく利用する人は上位のプランにしなければなりません。

一方で、無料で始められるプランもあるため、使用頻度によっては費用がかからない場合も考えられます。

特に、フリーランスや個人事業主は無料プランで十分なケースも多いです。企業として活用する場合は、使用人数や頻度を確認し、必要に応じて有料の日程調整サービス・ツールを利用しましょう。

日程調整サービス・ツールを利用する際の注意点

日程調整サービス・ツールを利用する際の注意点は、下記のとおりです。

特に、予約受付型の日程調整サービス・ツールを利用する場合、自分のスケジュールが取引先に知られてしまいます。多めにスケジュールを押さえられてしまうと、ほかの予定を入れられなくなりかねません。

予約受付型を活用しつつも、相手にスケジュールを見られることを避けたい場合は、オンライン秘書・オンラインアシスタントサービスの利用がおすすめです。

日程・スケジュール調整ならオンライン秘書もおすすめ

オンライン秘書・オンラインアシスタントサービスであれば、日程調整サービス・ツールを活用しなくても参加者や取引先との日程・スケジュールを取りまとめてくれます。

たとえば、i-STAFFなら日程調整のほかにも下記の業務をサポート可能です。

日程を調整しつつ取引先とメールや電話を代行してもらい、会食の手配までまるごと任せられます。このように日程調整以外の業務も依頼できるため、大幅な工数削減が可能です。

i-STAFFの詳細は、下記から資料をダウンロードのうえご確認ください。

 

日程調整サービス・ツールを活用して業務効率化を図ろう

日程調整サービス・ツールは、打ち合わせや歓送迎会など、複数人が参加するイベントの日程調整を簡単にしてくれるサービス・ツールです。いちいち複数人に予定を確認する手間が省けるため、工数が削減できます。

また、日程調整サービス・ツールには無料・有料のプランがあるため、機能や使用頻度などの状況に応じて適切なサービス・ツールを選びましょう。

取引先に自分のスケジュールが筒抜けになる場合もあるため、不安な場合はオンライン秘書・オンラインアシスタントサービスへの依頼もひとつの方法です。効率的に日程調整を行って、業務効率化を図りましょう。