営業アシスタントとは？仕事内容と優秀なサポートを受けるためのポイント

営業スタッフは多くの契約を取ることがおもな活動ですが、資料作成といった業務で時間を取られがちです。そこで、営業アシスタントをおすすめします。

しかし、

「営業アシスタントは何をしてくれるの？」

「営業アシスタントを活用するメリットは？」

このようにお考えではありませんか。

本記事は、下記についてまとめました。

顧客との接点をもっと有意義にしたいと考えている人は、ぜひ最後までお読みください。

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営業アシスタントとは？

営業アシスタントとは、営業スタッフの時間を確保するために、付随作業や雑務をサポートするスタッフです。営業スタッフが営業活動に専念できるように、幅広い業務をこなします。

営業スタッフの時間を確保するために、下記のような業務をこなします。

営業スタッフが営業活動のみに専念できるよう、そのほかの業務をすべて巻き取ることが理想です。

また、顧客からの電話やメールといった、一次対応をすることもあります。基本的にはマニュアルに沿った内容ですが、クレーム対応のような判断業務をこなす場合もあります。

さらに、必要に応じて、関連部署の窓口になる場合もあります。営業スタッフが契約を取れれば、売上や仕入れが発生するため、書類を作成して経理部署に申告しなければなりません。

ほかにもさまざまな書類や申請が必要になる場合が多く、対応した関連部署との折衝が必要です。書類作成も営業アシスタントの重要な役割なので、幅広く柔軟に対応可能です。

営業アシスタントの5つの仕事内容

営業アシスタントの仕事は、おもに下記の5つがあります。

順番に見ていきましょう。

仕事1．書類作成

営業アシスタントの代表的な仕事は、各種書類作成です。

営業活動をするうえで、顧客と下記のような書類のやりとりが必要です。

これらの書類は、売上や利益につながる重要な書類なので、正確に作成しなければなりません。忙しい営業スタッフが対応するより、営業アシスタントに任せたほうがミスの発生を抑えられます。

また、書類作成は、企業によって表計算ソフトで作成したり独自システムで作成したりとさまざまです。したがって、PC作業が苦ではない人が望ましいといえます。

仕事2．資料作成

営業スタッフが必要とする資料には、下記のような種類があります。

顧客に提案するときの資料は、契約に結びつく重要な要素です。どのような資料が顧客にとってわかりやすいか、突き詰めなければなりません。

また、社内の会議に必要な資料をつくる場合もあります。報告書や企画書は、いわば「上司を説得するための提案資料」です。数字が間違っていたり誤字脱字をしたりすると、いい印象は持たれづらくなります。

なお、このような資料で重要なのは内容ですが、アニメーションや見え方といったデザイン部分も軽視できません。文字の羅列ばかりだと見づらく、頭にも入りづらいものです。そのため、図表を使って表現したり、見やすい配色をしたりします。

しかし、デザインは一朝一夕で身につくものではなく、時間がかかりがちです。そのため、営業スタッフがイチからデザインを考えるより、営業アシスタントに任せたほうが効率的です。

仕事3．顧客対応

営業スタッフと顧客のやりとりは新規契約や契約の継続において重要ですが、下記のような業務は営業アシスタントが対応する場合も多いです。

基本的には、簡単な一次対応を実施します。

しかし、急を要する案件で営業スタッフが取り込み中のときは、直接回答しなければならない場合もあるかもしれません。そのため、商品やサービスについて、理解しておく必要があります。

どうしても営業アシスタントで回答できない場合は取り次ぎますが、回答できる範囲が広ければ営業スタッフの負担が小さくなります。トラブルの未然防止にもつながるので、初期の手間を惜しまずにさまざまな対応ができるように連携しておきましょう。

仕事4．受発注業務

受発注業務は、取り扱っている製品を顧客に届けるための重要な業務です。基本的に判断する必要があまりないため、営業アシスタントが対応する場合もあります。

受発注業務の大まかな流れは、下記の通りです。

顧客からの注文を受注し、在庫を確認したあとに納品、あるいは発注します。また、欠品や生産終了品であれば顧客に連絡し、最短納期や代替品の案内も可能です。

正確な業務が求められるので、営業スタッフや関連部署と連携して顧客のニーズを満たすように行動します。

仕事5．スケジュール管理

営業スタッフは顧客と直接会う機会も多いため、さまざまな場所に足を運びます。

忙しい営業スタッフのスケジュール管理や付随業務も、営業アシスタントが対応します。

いずれの業務もミスをすれば、顧客に迷惑をかけてしまい、営業スタッフの業務に支障をきたすため、重要な仕事になります。

営業アシスタントの3つのメリット

営業アシスタントを活用すると、下記のようなメリットがあります。

それぞれ簡単に紹介します。

メリット1．営業スタッフがコア業務に集中できるため、生産性向上につながる

営業アシスタントがノンコア業務を代行すれば、営業スタッフはコア業務に集中できます。コア業務は直接売上につながる業務で、企業の成長につながるほど重要な要素です。

「働き方改革」が推し進められる現代では、より密度の高い業務が求められます。そのため、営業アシスタントの活用が有効です。

営業スタッフのコア業務は、

• 新規顧客の獲得
• 顧客の育成

がメインなので、上記以外の活動を営業アシスタントに任せるのがおすすめです。営業アシスタントを活用して生産性を向上させ、売上アップにつなげましょう。

メリット2．業務の品質が高いため、顧客満足度向上につながる

営業アシスタントはサポート業務に集中するため、業務の品質は非常に高いです。はじめは時間がかかっても、少しずつスキルアップしていくと考えられます。

例えば、資料作成は内容が大事ですが、顧客にわかりやすく伝えるためにはデザインもこだわらなくてはなりません。しかし、営業スタッフ本人が行うとデザインにこだわる時間が取りづらく、結局「そこそこ」のデザインになりがちです。

一方で、経験を積んだ営業アシスタントは過去の経験やノウハウから、適切なデザインをすぐに使えます。業務の質が高まれば契約につながりやすいだけではなく、資料を見た顧客から「わかりやすい」と喜んでもらえ、顧客満足度の向上につながります。

メリット3．営業スタッフの負担が軽減されるため、従業員満足度向上につながる

営業アシスタントを活用すると、それまでサポート業務の対応をしていたスタッフの負担が軽減されます。営業アシスタントがいない企業では、営業スタッフ自身が資料を作成したり事務職がサポートを代行したりしているケースがあります。

自身が持つ本来の仕事を終わらせたあとに、営業サポート業務をこなすのは大変です。繁忙期には、残業して対応しなければならないかもしれません。そういった状況を打破するために、営業アシスタントが有効です。

残業がなくなればそれまで兼務していたスタッフの負担が軽減され、リフレッシュした状態で本来の業務をこなせます。高いパフォーマンスを維持できるので、より高い成果につなげることも可能です。

営業アシスタントの2つのデメリット

営業アシスタントは、営業スタッフの時間を確保してくれますが、2つのデメリットがあります。

営業アシスタントを活用する場合は、どうしても上記のリスクが発生します。

うまく対応するためにも、しっかりと把握しておきましょう。

デメリット1．自社スタッフを新規採用すると初期費用がかかる

営業アシスタントを新しく採用すると、下記のような初期費用がかかります。

単純な費用だけではなく、教育する工数や新しいスタッフのデスクといったさまざまなことを考えなくてはなりません。

しかし、長期的な視点で考えると、兼務しているスタッフの残業がなくなったり負担が軽減されたりします。初期費用をかけた以上の効果が得られるため、営業アシスタントを採用するのがおすすめです。

デメリット2．営業スタッフとの連携がうまくいかないと業務が滞る

せっかく営業アシスタントを採用しても、営業スタッフとの連携がうまくいかなければ、スムーズに業務を遂行できません。下記のように連絡ミスや勘違いが起きてしまっては、確認作業に時間が取られてしまいます。

また、最悪の場合は、顧客に迷惑をかけてしまう恐れがあります。そのため、営業スタッフと営業アシスタントの連携をしっかりとれるように、対策が必要です。

おすすめの方法は、使うツールを少なくし、口頭のみでの連絡をなくすことです。そうすることで、複数のツールを行ったり来たりする必要がなくなり、文章として連絡事項が残るので曖昧な記憶に頼る必要がなくなります。

優秀な営業サポートなら代行業者がおすすめ

優秀な営業のサポートが必要なら、営業アシスタント代行業者がおすすめです。

営業アシスタント代行業者には、下記の特徴があります。

自社スタッフを採用すると、採用コストや教育コストといったさまざまな費用がかかります。しかし、営業アシスタント代行業者ならすでにノウハウを持っているため、マニュアルを共有するだけで十分な場合が多いです。

そのうえ、閑散期はプラン変更などでランニングコストを下げられるので、必要に応じた費用の使い方ができます。したがって、必ずしも自社スタッフでなければいけない理由がないのであれば、営業アシスタント代行業者を活用しましょう。

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営業アシスタントを活用してより多くの顧客獲得につなげよう

営業スタッフのよくある大きな目標は、「新規顧客の獲得」と「既存顧客の育成」です。高い成果を出すためには、資料や書類作成に時間をかけすぎてはいけません。

そこで、営業アシスタントを活用しましょう。営業アシスタントなら、忙しい営業スタッフのノンコア業務を代行してくれます。

しかも、営業サポートのエキスパートなので、成果物は高品質です。営業スタッフはコア業務に集中できるうえ、質の高い対応を任せられるので、高い生産性が期待できます。

積極的に営業アシスタントを活用して、質の高い営業活動をしたうえで多くの顧客獲得につなげましょう。