介護事務代行サービスおすすめ5選！メリット・選び方を解説

介護施設の運営において事務作業は欠かせませんが、正確性と効率性を求められるため従業員の負担となります。そこで、

「介護事務代行サービスを利用したいが、どんな業務を依頼できるの？」

「自社に合った介護事務代行サービスの選び方を知りたい」

このようにお考えではありませんか。従業員の負担が増大し続けると請求ミスや加算漏れが発生し、かえって経営を圧迫する恐れがあります。

そこで本記事では、下記をまとめました。

従業員の負担を軽減し、質の高い介護サービスを提供したい方は、ぜひ最後までお読みください。

なお、介護事務の代行ならオンライン秘書・オンラインアシスタントサービス『i-STAFF』がおすすめです。i-STAFFは、介護事務を含む事務業務のプロフェッショナルです。

i-STAFFの詳細は、下記よりご確認ください。

 

介護事務代行サービスとは？

介護事務代行サービスとは、介護施設における事務作業を代行するサービスです。

介護事務代行サービスは業務そのものを委託するため、従業員の作業量を削減できます。深刻な人材不足に直面している施設にとっては、より即効性の高い解決策となり得るのです。

介護事務代行サービスの需要が拡大している背景には、介護業界が抱える構造的な問題があります。

このような課題は、リソースの限られた施設が単独で対応し続けることは困難です。そこで、介護事務を任せられる介護事務代行サービスの需要が高まっているのです。

介護事務代行サービスに依頼できる業務

介護事務代行サービスに委託できる業務は、大きく「専門事務」と「一般事務」の2つです。施設が抱える課題に応じて、これらのサービスを柔軟に組み合わせて利用できます。それぞれの例は、下記のとおりです。

専門事務	一般事務
介護報酬請求（レセプト）業務 返戻・月遅れ請求への対応 各種書類作成・管理 加算取得・コンプライアンス関連	総務・人事関連 経理関連

専門事務では、基本的かつ重要なレセプト作成はもちろん、差し戻し（返戻）や請求が遅れた「月遅れ請求」への対応も任せられます。施設のキャッシュフローに直接影響する、手間のかかる重要な作業です。

また、利用者との契約書作成や介護記録の整理など、施設の収益とコンプライアンスを支える業務も依頼できます。

一方で、経理や人事などの一般事務も依頼可能です。データ入力や文書管理、スタッフの勤怠管理やシフト表の作成、事務用品の管理・発注まで幅広く対応します。特に、汎用性の高いオンライン秘書サービスでは、Web業務や営業サポートなど事務業務以外の依頼も可能です。

介護事務代行に依頼する5つのメリット

介護事務代行サービスを依頼するメリットは、下記のとおりです。

介護事務代行サービスは専門的な知識とスキルを持った、経験豊富なスタッフが在籍しています。そのため、品質の高い業務が期待できます。ひとつずつ見ていきましょう。

従業員の負担を軽減できる

介護事務代行サービスに依頼すると、従業員の業務負担を軽減できます。

多くの施設では介護スタッフが、本来のケア業務に加えて事務作業を兼務しています。そのため、長時間労働や心身を疲弊させてしまうのです。

特に、介護報酬請求期間は業務が集中し、残業が常態化しがちです。この期間の業務を丸ごと介護事務代行サービスに依頼することで従業員は負担から解放され、ケア業務に対するパフォーマンス改善につながります。

コスト削減による利益向上を見込める

正社員を一人雇用する場合、下記のようなコストが発生します。

しかし、介護事務代行サービスを利用すれば、これらの固定費は必要ありません。利用料金はかかりますが、業務量に応じて変動させられる変動費として処理できます。必要な業務だけを委託するため、繁忙期のみ依頼することでトータルコストを抑えられる可能性が高いです。

コア業務に集中し生産性を高められる

事務作業の負担が軽減されたスタッフは、そのリソースを本来の業務である利用者へのケアに集中できます。

利用者一人ひとりと向き合う時間が増え、より丁寧で質の高いコミュニケーションやケアプランの実践が可能です。介護サービスの質向上が可能となり、利用者やその家族からの満足度と信頼を高めます。結果として、施設全体の品質強化につながります。

BCP対策につながる

「令和３年度介護報酬改定における改定事項について」によると、2024年からすべての介護サービス事業者に対して、事業継続計画（BCP）の策定が完全に義務化されました。

介護事務代行サービスは、BCP対策として有効です。自然災害や感染症によって施設に影響が出た場合でも、代行によって事業を継続できます。このようにリスクを分散することが事業継続において重要です。

プロが対応するため品質向上が期待できる

介護事務代行サービスは、介護事務のプロフェッショナルです。専門知識と経験により、複雑な算定ルールの誤解による請求ミスや本来算定できるはずの加算を見逃す「加算漏れ」のリスクが低減します。結果として、施設の収入は安定し、適切な収益を確保可能です。

また、介護事務代行サービスは最新の法改正の情報を収集しているため、施設は自力で情報を追いかける負担なく、常に最新のルールに準拠した適切な請求を維持できます。

介護事務代行サービスの費用相場

介護事務代行サービスの費用は、施設の規模や依頼する業務の範囲によって変動するため、基本的には見積もりを依頼します。しかし、一般的には、3万円～20万円程度が相場とされています。

料金体系は、おもに下記のモデルに大別されます。

固定報酬型は、毎月決まった額を支払う料金体系です。月々のコストが確定しているため、予算管理がしやすいというメリットがあります。

従量課金型は、処理した件数や業務時間に応じて料金が変動するモデルです。「レセプト1件あたり〇〇円」のように計算され、業務量に応じた無駄のない支払いが可能ですが、月によって費用が変動するため予算が立てにくい側面もあります。

また、カスタマイズプランとして、その顧客に最適化されたプランを作成する介護事務代行サービスも多いです。どのようなプランが最適か判断してくれるうえ、相談・見積もりは無料のケースも多いため、まずは問い合わせてみると良いでしょう。

介護事務代行サービスの選び方

介護事務代行サービスを選ぶ際は、下記のポイントを確認しましょう。

介護事務は専門性が高く、継続的な業務であるため、長期的なパートナーシップを築かなくてはなりません。そのためには、実績を確認するのがおすすめです。

Webサイトで実績を公開しているケースが多いため、導入事例や顧客からの評価などを確認しましょう。特に、自社のサービス種別や現在使用している介護ソフトへの対応実績があるかどうかは重要です。

業界経験が長かったり複数の企業から依頼されたりしている介護事務代行サービスは、制度変更や予期せぬトラブルへの対応力も高いと期待できます。

介護事務代行サービスおすすめ5選

おすすめの介護事務代行サービスを5つ紹介します。

それぞれの概要と特徴を見ていきましょう。

i-STAFF

i-STAFFは、幅広い業界の事務業務に対応するオンライン秘書・オンラインアシスタントサービスです。介護事務はもちろん、一般事務においても豊富な実績があります。

i-STAFFの特徴は、下記のとおりです。

i-STAFFは業界・業種に精通したスタッフが担当するため、介護事務のスキルを持ったスタッフに任せられます。返金保証があり、安心して依頼できるため、初めての場合におすすめです。

 

実際にi-STAFFにご依頼いただいた訪問介護事業者さまのインタビュー記事もありますので、具体的にどのような支援が可能か参考にしていただけると幸いです。

事務のプロへの委託で月50時間のコア業務時間を創出｜訪問介護みちびき様のi-STAFF活用事例

らくらく介護事務代行

＜出典：らくらく介護事務代行＞

らくらく介護事務代行は、わずらわしい請求業務をすべて任せられる介護事務代行サービスです。煩雑な請求業務を丸ごと依頼することで、本来の介護サービスに専念できる環境を提供します。

らくらく介護事務代行の特徴は、下記のとおりです。

介護請求ソフトや国保連伝送ソフトがなくても対応できます。もちろん、使用している介護ソフトをそのまま利用できるので、柔軟な対応を求めている場合におすすめです。

介護事務まるっと代行サポート

＜出典：介護事務まるっと代行サポート＞

介護事務まるっと代行サポートは、事務作業をトータルサポートする介護事務代行サービスです。総務の業務代行にも対応しています。

介護事務まるっと代行サポートの特徴は、下記のとおりです。

書類作成では、実地指導をクリアできるレベルまでサポートします。社会保険労務士・行政書士が対応するため、法改正にも適切な対応が可能です。

介護プロナビ

＜出典：介護プロナビ＞

介護プロナビは、介護にまつわる幅広い業務をサポートしている介護事務代行サービスです。ケアマネ育成や介護コンサルタントなども提供しています。

介護プロナビの特徴は、下記のとおりです。

居宅支援サービスや訪問系サービスなど、さまざまな施設に対応しています。該当する施設の場合は、まず問い合わせてみるのがおすすめです。

ハイタッチ

＜出典：ハイタッチ＞

ハイタッチは、介護施設の運営指導・監査対応に特化した介護事務代行サービスです。年間100件以上の運営指導に対応した実績があります。

ハイタッチの特徴は、下記のとおりです。

基本的に6ヶ月の契約期間を設け、この期間で施設が自立運営できる体制を整えます。延長も可能なので、内製化を視野にいれたサポートを受けたい場合におすすめです。

介護事務代行サービスに依頼する際の注意点

介護事務代行サービスに依頼する際は、下記のポイントに注意しましょう。

介護事務代行サービスを利用する際は、利用者の個人情報を提供する必要があります。個人情報が流出すると大きな信用問題に発展しかねません。順番に見ていきましょう。

自社にノウハウが蓄積されない

業務を外部に依頼すると、自社にノウハウが蓄積されづらくなります。介護事務に関する知識やスキルが蓄積されなくなると、介護事務代行サービスとの契約が終了した場合、自社で請求業務を実施できる人材がいないという事態に陥りかねません。

このような状況を回避するためには、業務を丸投げするのではなく、自社の従業員を業務に参画させましょう。たとえば、自社の担当者と介護事務代行サービスが定期的に打ち合わせを実施することで、ノウハウの共有を図れます。

情報漏えいのリスクがある

介護事務代行サービスを利用する際は、利用者の個人情報を受け渡す必要があります。受け渡した情報は自社で管理できなくなるため、常に情報漏えいのリスクを伴います。一度セキュリティ事故が発生すれば、法的な賠償責任だけでなく、利用者や地域社会からの信頼を失いかねません。

情報漏えいが発生しないためのセキュリティ体制は、介護事務代行サービスを選ぶ際に確認する必要があります。たとえば、プライバシーマークやISO27001といった第三者認証の有無を確認しましょう。

ほかにも打ち合わせ時に、具体的にどのような対策をとっているのか確認するのもおすすめです。

業務のコントロールが難しい

介護事務代行サービスを利用することで介護事務の負担は軽減されますが、業務の進捗管理が難しくなります。基本的には、介護事務代行サービスに進行を任せることになるため、リアルタイムに進捗の把握ができません。

業務管理をできるだけ正確にするためには、密な連携を取る必要があり、そのためのリソースが必要です。「思っていたより進捗が悪い」と直前に焦らないためにも、しっかりと情報を共有しましょう。

介護事務を代行して従業員の負担を軽減しよう

介護事務代行サービスは、煩雑な介護事務を依頼できるサービスです。業務効率化はもちろん、従業員の負担軽減につながるため、組織全体のパフォーマンス向上を見込めます。

特に、介護・福祉業界はほかの業界と比べても、人材が不足していると言われています。新規採用も重要ですが、介護事務代行サービスも活用しながらリソースの最適化を図りましょう。なかには内製化を支援する介護事務代行サービスもあるため、上手に活用するのが事業成長のポイントです。