オンライン秘書は個人事業主でも依頼できる？メリット・デメリットを解説

事業が軌道に乗ると本来の業務が忙しくなり、バックオフィス業務に費やす時間が足りなくなりがちです。自分1人では対応しきれなくても、人を雇うほどでもないケースもあるでしょう。

1人で事業を営む個人事業主にとって、リソース不足は常に付きまとう課題です。すべてを自分でこなそうとするとキャパシティオーバーになり、事業の成長が停滞してしまう恐れがあります。

本記事では、下記をまとめました。

雑務から解放され、コア業務に時間を割きたい個人事業主の方は、ぜひ最後までお読みください。

なお、個人事業主がオンライン秘書を利用するなら、オンライン秘書・オンラインアシスタントサービス『i-STAFF』がおすすめです。i-STAFFはバックオフィス業務全般を依頼できるうえ、個人事業主をサポートした実績も豊富にあります。

オンライン秘書について疑問をお持ちの場合は、下記よりお気軽にお問い合わせください。

オンライン秘書は個人事業主でも依頼できる？

オンライン秘書は法人が利用するイメージが強く、「自分でも利用できるのか」と考える個人事業主もいるでしょう。ここでは、依頼の可否や法人との違いについて紹介します。

個人事業主でも問題なく依頼できる

オンライン秘書は、個人事業主でも依頼できる場合があります。法人限定のサービスもあるものの、多くのオンライン秘書サービスは、法人・個人を問わず契約可能です。

従業員を雇用するほど仕事量がない場合や、繁忙期だけ手伝ってほしい場合など、個人の事情に合わせて柔軟に活用できるのが大きな魅力です。

法人との違いは契約方法や予算感

法人は部署単位やチーム単位で長期間の契約をすることが一般的ですが、個人事業主はスポット的な短期間での契約が中心です。そのため、費用も大きく異なります。

ただし、サービスによっては、稼働可能時間を余らせてしまう場合もあるため注意が必要です。個人事業主の規模に合わせた低価格なプランがあれば、コストを抑えながら利用を開始できます。

オンライン秘書を個人事業主が活用するメリット

個人事業主がオンライン秘書を活用することで、下記のメリットを得られます。

順番に見ていきましょう。

空いた時間を他の業務に使える

オンライン秘書を活用するメリットは、コア業務に集中できることです。個人事業主は、すべての業務を自分で対応する必要があります。しかし、利益を生み出さないノンコア業務に時間を取られては、事業の成長速度が鈍くなりかねません。

空いた時間を売上につながる業務に使うことで、事業の成長につながります。

プロに任せることで業務の質が上がる

オンライン秘書サービスには、経理や人事、Web制作など各分野の専門知識やスキルを持ったスタッフが在籍しています。自分にとっては苦手な業務でも、プロに任せることで高品質な成果を得られます。

たとえば、資料作成を依頼すると、見やすくわかりやすい資料の作成が可能です。品質の向上は、顧客の信頼にもつながります。

人件費のコストを抑えられる

従業員を雇用する場合に比べて、人件費を抑えられます。正社員やアルバイトを雇う場合、給与だけでなく、社会保険料や採用・教育コストなどの費用が必要です。

一方、オンライン秘書であれば、必要な業務を必要な分だけ依頼できるため、無駄なコストが発生しません。費用対効果が高く、事業の状況に合わせて柔軟にコストを調整できます。

経理やスケジュール管理が楽になる

請求書の発行や記帳などの経理業務、アポイントの調整やメール返信などの管理業務を任せられるため、業務負担の軽減が可能です。また「返信を忘れていないか」「振込期日はいつか」などの心理的なプレッシャーからも解放されます。

タスクの抜け漏れを防ぎ、常に整理された状態で業務を進められるため、仕事全体のパフォーマンスが向上します。

一人でもチームのように働ける

オンライン秘書を活用することで、擬似的なチーム体制を構築できます。サポートはもちろん、業務に関する相談も可能です。

特に、チーム制を採用している場合、窓口となる担当者のほかに複数の専門スタッフが控えています。自分が体調を崩した際や繁忙期でもチームのように稼働できるため、事業を止めることなく継続が可能です。

オンライン秘書を個人事業主が使うデメリットや注意点

個人事業主がオンライン秘書を使う場合は、下記のデメリットが考えられます。

ひとつずつ紹介します。

相性の合わない秘書に当たるリスクがある

基本的に担当となるオンライン秘書を選べません。そのため、相性が悪ければ「コミュニケーションのテンポが合わない」「指示の意図が伝わりにくい」などのストレスを感じる場合もあります。

特に、フリーランスのオンライン秘書は、人によってスキルの幅が異なるため注意が必要です。そのため、契約前にコミュニケーションの姿勢を確認するのがおすすめです。

依頼内容を明確に伝えないとミスにつながる

オンラインでのやり取りが中心となるため、指示内容が曖昧だとミスにつながりやすくなります。そのため、「Webサイトを作ってほしい」ではなく「5ページのコーポレートサイトを、3か月以内に完成させてほしい」のように具体的に伝えます。

期待した成果を得るためにも、依頼者側から丁寧なコミュニケーションを心がけましょう。

セキュリティ面の不安がある

業務上、顧客情報や機密データを外部のスタッフに共有するケースがあります。セキュリティ対策が不十分なオンライン秘書を選ぶと、情報漏洩のリスクが高まります。

特にフリーランスに依頼する場合、セキュリティ環境は本人任せになりがちです。一方で、法人は、組織的なセキュリティ体制が整っている場合が多いのでおすすめです。

継続的に依頼する場合は費用がかさむ

依頼する業務量が増えればコストも増加します。費用対効果を判断する際は、自分で対応した場合と比較してどれくらいの費用がかかるかを確認しましょう。

予算上限を決めたり定型業務のみを切り出したりして、コスト管理を徹底しなければなりません。

個人事業主がオンライン秘書に依頼できる主な業務内容

個人事業主がオンライン秘書に依頼できるおもな業務は、下記のとおりです。

順番に見ていきましょう。

メール対応やスケジュール管理

メールや電話の代行業務は、オンライン秘書の代表的な業務です。一次対応や定型的な返信を任せるだけでコア業務に専念できるため、業務効率化が可能です。

また、アポイントの日程調整やカレンダーへの登録なども依頼できます。

請求書や経理処理のサポート

請求書発行や記帳などの経理業務も依頼可能です。定常的な業務として依頼しておけば、確定申告の時期に慌てる必要がなくなります。

ただし、税務申告は有資格者でなければ対応できないため、自分で行うか対応できるサービスを選びましょう。

SNSの運用補助や投稿作成

X（旧Twitter）やInstagramなどのSNS運用も代行可能です。定期的な投稿の作成や予約、コメントへの返信対応などに対応しています。

プロに依頼することで投稿の質が向上し、フォロワー数の増加や集客効果も期待できます。

リサーチ業務やデータ整理

競合他社の調査や商品開発に必要な情報収集などのリサーチ業務も依頼できます。また、名刺や顧客情報のデータ入力など、単純とはいえ手間の掛かる作業もオンライン秘書なら素早く正確に対応してくれます。

オンライン会議の調整や議事録作成

Web会議のURL発行や参加者への案内、当日の議事録作成なども依頼可能です。会議中にメモを取ることに集中して議論に参加できないといった悩みを解消でき、決定事項やネクストアクションの管理もスムーズになります。

オンライン秘書を個人事業主が選ぶ際のポイント

個人事業主がオンライン秘書を選ぶ際は、下記のポイントに注目しましょう。

順番に紹介します。

実績やスキルをチェックする

成果物の品質を確認するために、実績やスキルを確認しましょう。過去の取引実績や口コミ、個人であればポートフォリオなどをチェックします。

実績数が多く評価の高いオンライン秘書であれば、高品質な成果を出せる可能性が高いです。

得意分野が自分の業務に合っているか確認する

オンライン秘書によって得意とする業務が異なります。自分が依頼したい業務と委託先の得意分野がマッチしているかを確認しましょう。

将来的に依頼したい業務が増える可能性がある場合は、幅広い業務に対応できるサービスを選ぶのがおすすめです。

コミュニケーションの取りやすさを重視する

スムーズに連携するために、コミュニケーション能力は重要です。初回の問い合わせや打ち合わせ時に、コミュニケーションの姿勢をチェックしましょう。

コミュニケーションコストのかからない相手であれば、ストレスなく仕事ができるでしょう。

セキュリティ対策がされているか確認する

大切な情報を預けるため、セキュリティ体制は重要です。

などを確認しましょう。不安な点が残る場合は、契約前に質問し、納得したうえで依頼するのがおすすめです。

継続利用しやすい料金体系かどうか

料金体系をしっかりと確認しておきましょう。予算内で必要な業務量をカバーできるか検討します。オプションプランや解約時の条件なども確認しておくと安心です。

また、繁忙期と閑散期で柔軟にプランを変更できるサービスもおすすめです。

オンライン秘書を個人事業主が導入するまでの流れ

実際にオンライン秘書を導入する手順を解説します。

順番に見ていきましょう。

1.必要な業務をリストアップする

まずは、現在自分が抱えている業務の中で、何を外部に任せたいのかを洗い出します。関連業務や付随業務も整理し、業務範囲を明確化しましょう。

この時点では、「依頼できるかどうか」はあまり考えず、次々とリストアップするのがおすすめです。

2.オンライン秘書サービスを比較・検討する

依頼したい業務が決まったら、対応できるオンライン秘書サービスを探します。実績や得意分野、料金プランなどを比較し、複数の候補に問い合わせましょう。

無料トライアルがある場合は積極的に利用して、使い勝手を確認するのがおすすめです。

3.契約や利用開始の手続きを行う

見積もりや条件に納得できたら、契約を結びます。契約書の内容をよく確認し、

などに問題がないかチェックしましょう。疑問や不明点をすべて解消するのがポイントです。

4.初回の打ち合わせで業務内容を共有する

契約後の初回打ち合わせでは、具体的な業務手順や使用するツール、納期の目安などをすり合わせます。

業務開始前にマニュアルを整備しておくとスムーズに引き継ぎできますが、なかにはマニュアル作成から依頼できる場合もあるため積極的に活用しましょう。

5.定期的な報告や振り返りを行う

業務開始後は、定期的に進捗報告を受けたり成果物の確認を行ったりします。あらかじめ取り決めた品質基準を満たしているかチェックし、必要に応じて修正依頼やフィードバックを行いましょう。

オンライン秘書を個人事業主が依頼する際によくある疑問

導入にあたって、よくある疑問をQ&A形式でまとめました。

それぞれ簡単に紹介します。

どのくらいの費用がかかる？

サービスや依頼内容によって異なりますが、月額数万円からスタートできるプランが多いです。1時間あたりの料金に換算すると、1,000円〜5,000円ほどが相場です。

法人と個人で大きく異なるため、自分に合ったほうを選ぶのが重要です。

1日どれくらいの作業をお願いできる？

法人の場合は、月あたりの稼働可能時間が決まっています。たとえば月20時間であれば、1営業日あたりの作業量は約1時間程度です。

一方で、個人の場合は明確に決められていない場合もあり、事前に話し合う必要があります。

どこまで業務を任せて大丈夫？

判断を伴わない定型業務や専門スキルが必要な制作業務などを任せられます。

一方で、経営判断に関わる重要な意思決定や責任の所在が重大な業務は自分で対応すべきでしょう。柔軟に対応してくれる場合もあるため、気軽に相談するのがおすすめです。

途中で秘書を変更できる？

基本的には担当者を変更できません。ただし、正当な理由がある場合は変更できる場合もあるため、相談してみましょう。一方、個人契約の場合は契約解除して別の人を探す必要があります。

トラブルがあったときの対処法は？

納品物の品質が低い、連絡が取れないなどのトラブルが発生した場合は、まず契約内容に基づいた対応を求めます。

そのためにも契約書を作成することが重要です。特に、個人との契約では曖昧になりがちなので、抜け漏れなく対応しておきましょう。

個人事業主こそオンライン秘書を活用して事業の成長につなげよう

個人事業主はすべての業務を自分で対応する必要があるため、効率的に時間を使わなくてはなりません。判断を伴わない業務や定型的な業務は、できる限り自分のリソースから切り離し、オンライン秘書を活用するのがおすすめです。

業務委託を上手に活用して経営戦略や売上を作るコア業務に集中し、事業の成長を目指しましょう。

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また、以下の記事でおすすめのオンライン秘書サービスを紹介していますので、比較検討したい方は参考にしていただけると幸いです。

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