煩雑な事務作業から代表を解放し、質の高いサービス提供を実現｜一般社団法人LIB・看多機ほーむかろん様のi-STAFF活用事例

インタビュー：一般社団法人LIB・看多機ほーむかろん　代表 山下様

鹿児島県枕崎市に拠点を置き、先進的な「看護小規模多機能型居宅介護」を提供する一般社団法人LIB・看多機ほーむかろん様。その再現性のある独自のサービスモデルは国内のみならず、韓国の大学院からも見学者が訪れるほど注目されています。

しかし、その裏側では代表の山下様が1人で事務作業を抱え、本来注力すべき業務に時間を割けないという課題がありました。

また、地域ならではの人材採用の難しさも、事業推進の障壁となっていたそうです。

今回は、オンライン事務サービス『i-STAFF』を導入し、代表のリソースを確保と事業の円滑化に成功した経緯を代表の山下様にお伺いしました。

【ご依頼内容】
▼毎日 ・メールチェック ・申し送りの展開 ・利用者様Slackチャンネルの集約・ナーシングネットへの登録
▼毎週 ・動画や写真のアップロード
▼毎月 ・利用者一覧の出力 ・請求書関連業務（請求書作成・送付・保存） ・入金確認 ・利用者様利用登録関連（リマインド・銀行へ登録～一次承認・請求書等配布依頼） ・処遇改善加算管理表更新 ・訪問看護医療保険加入者の実績登録
▼適宜・ご依頼発生時 ・勤務表の作成 ・利用者様の実績登録 ・各種予約 ・リサーチ ・契約書作成

「再現性のある介護サービスを全国へ」枕崎市から発信する先進的な取り組み

　まず、貴社の事業内容を詳しくお聞かせいただけますか？

私たちは、枕崎市に特化して「看護小規模多機能型居宅介護（看多機）」を提供しています。

看多機は介護保険の途中で生まれた比較的新しいサービスで、日本にはまだ1,000カ所ほどしか事業所がありません。

私たちの特徴は、専門職が画一的な専門サービスを提供するだけでなく、利用者様一人ひとりの状況に合わせて、その場で必要なサービスを柔軟に提供できる点です。介護保険サービスだけでなく、障がい福祉サービス（共生型）にも対応しています。

私たちの目的は、この再現性のあるサービスモデルを確立し、全国に広げていくことです。

そのための実証実験の場として日々さまざまな取り組みをおこなっており、韓国の大学院から見学に来ていただけるようにもなりました。

代表が事務をすべて担当……やりたいことができないジレンマと採用の壁

　i-STAFFのような外部サービスを利用しようと思われた背景には、どのような課題があったのでしょうか？

理由はシンプルで、創業時から事務員がおらず、事務作業はすべて代表の私が対応していたからです。

事業が拡大するにつれて事務作業も増え、本来やりたかった、より付加価値の高い業務に時間を割けない状況が増えました。

また、枕崎市は人口が2万人を割る地域なので、私たちが求めるスキルや私の動き方に対応できる人材を見つけるのが難しいと感じていました。

このままでは事業の成長スピードが鈍化してしまう、という強い危機感がありましたね。

信頼するパートナーからの紹介が、活用の決め手に

　数あるサービスのなかから、i-STAFFをお知りになったきっかけを教えてください。

もともと別の業務を委託していた信頼しているパートナー企業がいまして、私たちが事務作業の課題を抱えていることをお話ししたところ、i-STAFFさんを紹介してくれたんです。

信頼している会社からの紹介でしたので、安心してお願いできると思いました。

業務の切り分けと「動画で丸投げ」できる手軽さが魅力

　実際にi-STAFFを利用されてみて、特にご満足いただけている点があれば教えてください。

まずi-STAFFさんに、私たちの業務内容をすべてお話しし、「これは現場のスタッフがやるべき」「これは在宅スタッフに」「これは専門スキルを持つi-STAFFさんに任せるべき」と、仕事の難易度に応じた切り分けと分担を整理してもらいました。これがとても効果的でした。

どの業務を誰に任せるのがよいのかが整理できたので、スタッフ全員のリソースを有効活用できています。

そして、私が口頭で話している動画を送るだけで、意図を汲み取って契約書の作成から管理まで完璧にこなしてくれる、この手軽さとスピード感には本当に助かっています。

今では、私だけでなく現場のスタッフも直接i-STAFFさんに業務を依頼できる体制が整っているのも嬉しい点です。

代表のリソースを創出！生まれた時間で顧客満足度も向上

　i-STAFFを導入して得られた効果や、社内での変化をあらためてお聞かせください。

一番の変化は、事業全体の流れがスムーズになったことです。

おかげさまで私は雑務や事務作業から解放され、リソースが大幅に増えました。

空いた時間を使って、これまで手が回らなかった細かい部分への対応や、今後の事業展開に向けた構想を練るなど、代表として本来やるべき業務に集中できるようになりました。

精神的に余裕が生まれたため、お客様から「対応が丁寧になった」とお褒めの言葉をいただいたのが特に印象に残っています。

「念には念を」多忙な代表に寄り添う徹底サポート

　（i-STAFF担当者へ）一般社団法人LIB様の支援にあたって、業務の過程で特に意識しているポイントはありますか？

はい。代表の山下様は、現場での業務にくわえて研修やご出張などで大変ご多忙です。そのため、ご依頼をいただいた際には、その内容からご意向を汲み取り、先回りして業務を遂行するよう心がけております。

また、重要な業務や期日が決まっているものに関しては、ご多忙ゆえに失念される可能性もゼロではないと考え、私たちが徹底してリマインドをおこなっています。

余裕を持った事前のご連絡や完了したことを確認できるまでのリマインドなど、「念には念を」の姿勢でサポートしております。

まとめ

今回は、「一般社団法人LIB・看多機ほーむかろん」代表の山下様にお話を伺いました。

事業の成長とともに代表自身がノンコア業務に追われ、事業成長の足枷になっていたのが課題だった山下様。i-STAFFにバックオフィス業務を委託して課題を解消し、事業全体の流れをスムーズに改善されました。

一般社団法人LIB様のように、

「代表や管理職が、専門外のノンコア業務に時間を取られている」

「地方のため、求めるスキルを持った人材の採用が難しい」

「ノンコア業務を効率化し、事業のコア業務に集中したい」

などの課題をお持ちではありませんか？

i-STAFFでは、厳しい採用基準をクリアした優秀なアシスタントが、貴社のビジネスを強力にサポートします。

i-STAFFのオンライン事務サービスにご興味をお持ちの方は、ぜひ下記よりお気軽にお問合せください。