業務改善アイデア10選｜事例をもとに成功のポイントを解説

事業を成長させるためには、業務をよりよく改善していくことが重要です。

しかし、

「業務改善の効率的な進め方がわからない」

「具体的な方法を知りたい」

このようにお考えではありませんか。

業務改善を繰り返すことで生産性が高くなり、企業の成長に結びつきます。そこで本記事では、以下を紹介します。

業務改善がうまくいかずお困りの方は、ぜひ最後までお読みください。

なお、業務改善アイデアのひとつに、外部へのアウトソーシングがあります。オンライン秘書・オンラインアシスタントサービス『i-STAFF』は、幅広い業務の依頼が可能です。

リソース不足にお悩みの場合は、以下からi-STAFFの資料をダウンロードのうえご確認ください。

 

業務を改善するメリット3つ

業務を改善するメリットは、以下の3つです。

特に、従業員のモチベーション向上が実現すれば業務品質も上がり、顧客満足度の向上にもつながります。ひとつずつみていきましょう。

【メリット1】業務効率化による生産性向上が期待できる

業務を改善すれば効率化につながり、生産性の向上が期待できます。どのような業務でも、昔からのやり方を続けていれば無駄な作業が発生している恐れがあります。

技術は常に進歩しており、当時は最適なやり方だったとしても、現在は古くなっている場合があるからです。

たとえば、過剰なチェック作業が挙げられます。品質を担保するためにチェック作業は重要ですが、過剰なチェックは工数ばかりかかってしまいます。

しかし、現在はツールやシステムを活用して、チェックが不要な業務フローの構築が可能です。チェックがなくなれば工数もかからなくなるため、生産性向上につながります。

【メリット2】コストを削減でき利益向上につながる

業務改善が進めば、コストを削減でき、利益向上につながります。業務改善をすることで、今まで必要だった経費が不要になる場合も少なくありません。

デジタル技術が発達する以前は、ほとんどの業務は紙ベースで進められていました。しかし、PCやインターネットが普及してからは紙の使用は激減しているうえ、現在はペーパーレス化が推奨されています。

紙の使用がさらに減れば、

• コピー用紙代
• インク代
• 郵送代

などのコストを削減できます。もちろん、印刷にかかっていた時間や担当者の人件費の削減も可能です。

業務品質はそのままでコストを削減できるため、利益向上につながります。

【メリット3】労働環境が改善され従業員のモチベーション向上を見込める

業務が改善されると、労働環境の改善につながります。従業員に負担が大きくのしかかる業務は、身体的・心理的ストレスとなってしまいます。

劣悪な環境下での業務やスケジュールに無理のある業務は、従業員の「がんばり」によって対応しているケースが多いです。しかし、業務改善の観点では、従業員に負担を強いずとも解決できる場合があります。

たとえば、仕事をしているとスケジュールに余裕がなくても、次々と業務が舞い込んでくるケースがあります。残業や休日出勤で対応せずとも、単純作業を自動化してくれるシステムやツールを活用したり外注したりすれば、無理なくタスクの消化が可能です。

労働環境が改善されれば、従業員のモチベーションが向上し、より高いパフォーマンスと生産性を期待できます。

業務改善の進め方

業務改善を進めるためには、以下のステップで進められます。

順番にみてみましょう。

【ステップ1】業務の現状把握を実施する

まずは、業務の現状把握が必要です。どのような業務がどのように行われているのか、実態を確認しなければ課題も浮き彫りになりません。

業務フローを確認するだけではなく、実際の現場で実態を確認しましょう。現場を確認する際は、

• 担当者
• 作業にかかる工数
• 作業フローや業務マニュアルとの相違点

などのポイントが重要です。また、作業者にヒアリングすると、作業風景からは見えない悩みも発見できる可能性があります。

【ステップ2】課題点を洗い出す

業務内容の実態を確認できたら、課題や問題点を洗い出します。現場確認やヒアリングで見えてきたポイントを整理して、重要なものからリストアップしましょう。

たとえば、以下の課題がよくみられます。

課題が見えてきたら、何が原因なのか分析しましょう。業務内容をビデオ撮影しておくと、詳細な分析ができるのでおすすめです。

【ステップ3】業務改善のアイデアを出し、スケジュールを決定する

業務内容を分析し、問題に対する原因が判明すれば、業務改善のアイデアを出して対策します。業務改善のアイデアを出す際は、費用や規模を考えずに思いついたものを次々と挙げていきましょう。

半分以上は非現実的なアイデアかもしれませんが、まずアイデアをたくさん出すことが重要です。改善のアイデアが決まれば、実現するためにスケジュールを決定します。

特に、他社製品の購入を検討しているなら、打ち合わせや見積などが必要です。早め早めに行動することで、無理なく業務改善を進められます。

【ステップ4】改善策を実行する

準備ができれば、改善策を実行します。広く展開したい場合でも、まずは小さな範囲から適用するのがおすすめです。

改善策が失敗に終わることも十分に考えられ、最初から広く展開していると修正に手間がかかります。まずは、小さな範囲で最適化してから横展開しましょう。

【ステップ5】改善策の効果を検証する

改善策を実行したあとは、必ず効果の検証をしましょう。やりっぱなしでは改善策がうまくいったのか、失敗したのか判断できないからです。

改善策が成功しても失敗しても、それで終わりではありません。たとえば、以下のような行動がおすすめです。

いわゆるPDCAサイクルを回し続けることが、業務改善の基本です。

業務改善アイデア10選

業務改善のアイデアは豊富にありますが、たとえば以下を参考にしてみてください。

順番に紹介します。

【アイデア1】アウトソーシングする

業務においてリソースが足りない場合は、無理に自社で完結させる必要はありません。ノンコア業務は、専門業者にアウトソーシングしましょう。

専門業者は高いスキルやノウハウを持っているため、自社で行うよりも高品質な業務を提供できる場合があります。リソースを節約できるうえ品質が上がるため、人手不足の現代では効果の高い業務改善アイデアです。

なお、アウトソーシングならオンライン秘書・オンラインアシスタントサービス『i-STAFF』をおすすめします。

特定のジャンルに限らず、秘書業務・経理・人事といった幅広い業務に対応できます。i-STAFFについては、以下からお気軽にお問い合わせください。

　

【アイデア2】ツールを導入する

技術の進歩がめざましい現代では、ツールやシステムに頼ることもおすすめです。人の業務には限界があり、正確でスピーディな業務は機械のほうが適しています。

たとえば、人は24時間働き続けることができません。しかし、ツールやシステムは、プログラムされた動作を半永久的に続けられます。

また、正確さも人に勝るため、業務効率化だけではなく品質面でも改善が可能です。

【アイデア3】業務を自動化する

業務のなかで条件に従って反復する業務があれば、自動化を検討しましょう。反復作業は、高度な技術や判断業務を必要としないため、システムによる自動化が効果的です。

自動化するためには、以下のような方法があります。

運用には専門的な知識やスキルが必要ですが、長期的な活躍が見込めるのでおすすめです。

【アイデア4】業務フローを見直す

業務フローの抜本的な見直しも、業務改善に有効です。そもそも多くの業務は、時代に合わせてブラッシュアップすることで、無駄のない洗練されたフローになります。

昔ながらのやり方を守ることも重要ですが、無駄な作業はどんどんそぎ落としましょう。たとえば、申請書に上長の承認が必要な場合は、最低限の役職に絞るのがおすすめです。

必要な承認が増えれば増えるほど、申請のスピードは遅くなります。定期的に見直して、不要なプロセスは改善、廃止を検討しましょう。

【アイデア5】業務の優先順位を決める

業務の優先順位を決め、優先順位の高い業務から行うようにしましょう。優先順位の高い業務は重要度が高く、事業の運営でも必要になるケースが多いです。

一方で、優先順位の低い業務は、重要度も低い傾向にあります。そのような業務は最低限の品質を担保したうえで、簡素化してもいいかもしれません。

また、優先順位は低くても必要な業務は、アウトソーシングするのもおすすめです。

【アイデア6】適正な人員配置を行う

業務に工数がかかりすぎている場合は、担当者の向き不向きが影響しているケースもあります。担当者のスキルやモチベーションは関係なく、そもそも向いていない場合はどうしても工数がかかってしまいがちです。

たとえば、以下のケースがみられます。

従業員個人の適性を見極めて、最大限のパフォーマンスを発揮できる業務を任せましょう。

【アイデア7】テンプレートを作成する

おもにPC業務に限定されるアイデアですが、効率化のためにテンプレートの作成がおすすめです。資料作成の際に、その都度ゼロから作成していると時間がかかりすぎてしまいます。

特に、営業資料を作成する場合に便利です。基本的に、営業資料は取引相手に見せるものなので、統一感が重視されます。

あらかじめ作成されてあるテンプレートを活用すれば、あらためて統一感を考える必要がありません。効率的に資料を作成する際は必須ともいえるので、ぜひ活用しましょう。

【アイデア8】業務をなくす

そもそも不要な業務は、なくしてしまうのもひとつの方法です。業務改善の視点で現状把握をしていると、不要と思える業務を発見する可能性があります。

たとえば、重要度の低い資料作成は、リソースの無駄遣いになるかもしれません。本来やるべき業務に集中するためにも、不要な業務はできる限りなくしてしまいましょう。

【アイデア9】データベースを活用する

データベースとは、企業に蓄積された各種データの倉庫といえます。企業には顧客データや在庫データなど、多くのデータが蓄積されています。

データベースに蓄積されているデータは過去のものですが、将来の指針を決めるために有効です。たとえば、顧客データを分析すると、以下がわかります。

データベースをしっかり活用できていなかった場合は、しっかりと分析することで売上を大きく伸ばせる可能性もあります。

【アイデア10】業務を組み合わせる

複数の業務を組み合わせることでも、業務改善が進みます。ひとつのフローで業務が進むようになれば、工数の削減が可能です。

たとえば、チェック作業が複数回に分けて行われている場合は、最終的な1回にまとめられます。業務フローの改善にもつながるため、見直しの際は組み合わせられないか意識してみることがおすすめです。

実際に業務改善に成功した事例

出典：ordercompany co.ltd

アウトソーシングで業務改善に成功した事例を紹介します。オンラインのオーダースーツを販売しているordercompany co.ltdは、Web運用について改善に成功しています。

もともとWeb運用はアウトソーシングしており、クラウドソーシングで業務を委託していました。しかし、以下の問題がありました。

そこで、オンライン秘書・オンラインアシスタントサービス『i-STAFF』に、Web運用を依頼しました。マーケティングの一環としてA/Bテストを繰り返したり、画像の編集を依頼したりと一貫して依頼したことで、手間やクオリティは解決しました。

また、素早く丁寧な対応も好評をいただいているポイントです。

i-STAFFのサービスについては、以下からご確認ください。

 

業務改善のポイント

業務改善を成功させるには、以下のポイントが重要です。

業務改善を最も身近に感じるのは、実際に業務を行っている従業員です。「上司に言われたから」ではなく、常に改善する意識を持つと、改善すべき業務が見えやすいです。

また、業務改善を行う際はいきなり大きな改善をするのではなく、小さく始めて完成度を高めましょう。修正する手間が最小化されるので、少ない労力で最大限の効果を得られます。

ヒューマンエラーが発生したときは、業務改善における最大のヒントです。そのポイントこそが業務改善によって、修正されるべきポイントです。貴重なフィードバックとして考え、次に活かしましょう。

業務改善を行う際の注意点

業務改善を行う際は、関係各位が一丸となって取り組めるような体制づくりが重要です。実際に作業していない管理者が、あれこれと口を出しても現場従業員には刺さりません。

意見交換をしっかりと行い、お互いが納得したうえで業務改善を進めましょう。

また、短期的な結果を求めないことも重要です。仮に業務フローを変更した場合、それまでのフローに慣れている従業員にとっては、一時的に負担が大きくなります。

まずは、ヒアリングをし、十分にデータが集まってからの分析がおすすめです。

生産性向上のため業務改善が重要

業務改善は、今までの枠組みを変更するため、大きな労力が必要です。しかし、生産性向上やコスト削減など高い効果が期待できるため、多くの企業で業務改善が進められています。

業務改善は企業ごとに適したアイデア・方法があるため、企業ごとに模索しなければなりません。PDCAサイクルを回すことで業務を改善し、最適化が図れるため、試行錯誤を繰り返すことが重要です。